新形勢下檔案管理工作的規范化探討

文/吉林省長白山管委會辦公室 趙志玲

檔案是記錄社會、企業、個體發展與成長歷程的重要方式，是重要的、具有極大保存價值的歷史材料，強化檔案管理，提高檔案利用率，有利于推動社會、企業、個人的全面可持續發展，故十分重要。隨著我國檔案事業的飛速發展，優化與完善檔案管理，確保新形勢下檔案管理工作的科學化、規范化、標準化和高效化顯得尤為重要。

一、強化對檔案管理的重視，提高整體認識

強化重視，提升認識是做好檔案管理工作，促進管理規范化的基礎與前提，故我國企事業單位，抑或是社會團體機構都應認識到規范化檔案管理的重要性。管理者要樹立科學全面的檔案管理觀念，消除以往“檔案管理之于企業發展無關緊要”的思想意識，明確檔案管理工作意義，積極主動地推進檔案管理規范化開展。促進檔案管理的規范化，領導者主要可做到以下兩點：一是領導要強化與檔案管理工作者的溝通。全面關注檔案工作開展情況，針對出現的問題及時采取解決措施，善于采納與吸取工作人員的建議，并積極鼓勵工作人員做好檔案管理每一環節的工作。二是加大資金投入，奠定檔案管理物質基礎。將檔案管理工作的經費開支納入企事業發展的總開支，并根據檔案管理工作需要加大經費投入，完善檔案管理部門基礎設施，提升檔案管理的科學性、規范性。

二、以“三嚴”全面促進檔案管理的規范化

作為機關企事業單位的領導者，要懂得以“三嚴”提升檔案管理的工作的規范化水平，“三嚴”即為以下三點：首先，嚴抓制度建設。制度建設是新形勢下確保檔案管理規范化的制度保障，制度本身被認為是一種標準化、科學化的規范。因此，企業領導者應基于檔案管理實況，制定出文件生成、資料搜集、整理、立卷、檢索等各個環節的規章制度，確保檔案管理有章可依、有制可循。其次，嚴格立卷歸檔程序與標準。規范化的檔案工作離不開科學的立卷歸檔程序與標準，故嚴格立卷程序與標準勢在必行。只有對已經完成的文件才能進行立卷歸檔，未完成的切不可隨意歸檔；確保立卷分工的合理性，知曉并明確檔案文件歸檔重點；把好卷宗入口關，確保文檔完整性，并做好裝訂工作。最后，嚴把公文制發。公文是檔案的前身，它是由檔案轉化來的，故要嚴把公文制發，確保公文質量，這也是促使管理規范化的有效途徑。

三、提高檔案管理人員素質，確保規范化

建立高素質檔案管理工作人員隊伍，提高管理人員素質是確保管理規范化的關鍵途徑。機關企事業單位應做到以下幾點：1.更新培訓理念，堅持“以人為本”。以往的檔案管理人員培訓中，忽視了培訓者的個人發展，缺乏有效激勵措施，培訓方式陳舊落后，培訓氛圍死氣沉沉，參訓人員的積極性低，故要采取帶薪培訓、趣味培訓等方式調動參訓者的積極性，這也是提升培訓效率的重要途徑。2.抓好培訓工作。對檔案管理人員來說，政治素質、業務素質、現代管理素質等缺一不可。即培訓內容既要包括檔案專業知識、管理技能，思想政治水平、職業素養等的培訓，也要強化多媒體技術培訓，全面提升受訓者的綜合素養，使其更高效地投身檔案管理工作，為規范化的檔案管理工做貢獻一己之力。3.有計劃地引進國內外高素質檔案管理人才，不斷充實檔案管理人才隊伍，循序漸進地提升機關企事業單位的檔案管理質量。

四、堅持與時俱進，提升管理的信息化水平

檔案管理信息化水平的高低一定程度上影響著管理的秩序性、規范性，當前一些企事業單位在規范檔案管理過程中，忽視了信息化管理的重要性，缺乏對信息化管理的重視，故信息管理手段低效，不能推動檔案管理實現規范化。因此，以信息化手段規范檔案管理工作的開展儼然成為一種趨勢。首先，以現代數字化技術和網絡技術豐富檔案管理手段，為早日實現規范化管理奠定基礎。例如可通過建立信息化檔案管理系統、對員工實施網絡信息技術培訓等途徑來實現。信息管理系統的建立可確保收集、分類、檢索、保管等各個管理環節一體化，提升管理的規范性。其次，利用現代化管理軟件實施檔案管理。管理軟件的使用提高了管理效率，還一定程度上減少了人為操作與控制的弊端，一舉兩得。

新形勢下我國檔案管理工作的開展面臨著嚴峻的壓力與挑戰，檔案管理理念與手段都應不斷與時俱進，開拓創新，迎合時代發展與社會進步，不斷完善檔案管理工作，確保規范化管理。筆者認為，管理者可通過“強化重視，提升認識”“提高檔案管理人員素質，確保規范化”“以‘三嚴’促進管理的規范化”“堅持與時俱進，提升管理的信息化水平”等途徑為規范化檔案管理掃除障礙，循序漸進提升檔案管理效率。

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