淺析福利機構收養兒童檔案信息化管理

文/遼陽市福利院　徐娜

淺析福利機構收養兒童檔案信息化管理

文/遼陽市福利院徐娜

隨著社會的進步和科學技術的發展，檔案管理的方法也應隨之而變化。而將傳統檔案管理的方式與先進計算機信息技術進行有效結合，完善檔案工作的利用服務功能，實現檔案管理效益的最大化，是福利機構檔案人需要探究的重要課題。

福利院；兒童；檔案；信息化

兒童福利院作為社會福利機構的重要組成部分之一，主要承擔對于社會上無所依靠的、無家可歸兒童的撫養、康復、教育等工作。而收養兒童在福利院生活的從始至終，應形成相應的具有保存價值的文字或影像資料，即收養兒童檔案。該檔案的規范管理，將更加有利于有效開展孤殘兒童救助，并對其提供更好的生活保障和福利服務。

而隨著時代的進步，電子科技的發展，信息化的普及，檔案管理無論是在內容上還是在管理上都隨之進行著革新，從初始階段的簡單的編號、姓名、入出院時間等流水記述發展到如今增添了收養兒童撫養、治療、教育等情況并逐步實現信息化管理。

一、檔案管理信息化建設的重要性

檔案信息化體系由基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設五個方面構成，其中尤為重要的是基礎設施建設和檔案信息資源建設兩項內容。基礎設施上，充分運用計算機和網絡系統，使用綜合應用符合檔案管理標準規范的檔案管理軟件，提高檔案管理信息化、數字化、網絡化水平，能夠提供更好更便捷的服務，以高科技手段強化檔案管理和服務工作。而在資源建設方面，信息化檔案不但記載了入院兒童的生存與發展，也記錄了國家對兒童福利事業發展的歷程，隨著改革的不斷深入，信息全面而且豐富的福利院檔案在其中發揮了重要的指導和推動作用，不僅僅是簡單記錄，更為領導制定工作計劃，政策法規等方面提供重要依據。

二、收養兒童檔案信息化管理的障礙

我國社會福利事業發展較晚，對于收養兒童檔案的信息化管理仍然缺乏強大理論支持和規范性指導，我國收養兒童檔案的模式依然處于落后狀態，而檔案利用服務管理模式方面問題尤為明顯，相關信息錄入仍有以人工書寫錄入情況，檔案查詢也只能依靠翻查和人腦記憶，不但效率低下，更對檔案信息的準確性產生影響。而在信息統計方面，對于收養兒童基本情況記述不夠詳盡，如健康情況、性格特征、收養分布等數據只能粗略體現，這樣就容易造成數據前后不一致等問題。落后的管理方式和大數據量處理效率低下之間的矛盾就這樣產生，不但增大工作量，而且對工作的“質”也產生不利影響。

三、信息化時代兒童福利院檔案工作重點

（一）創新服務模式。做好檔案工作的服務一直是檔案工作人員的目標，而隨著網絡信息時代的發展，服務的模式也應該更加適應時代形勢。要解放思想，摒棄傳統老實檔案管理思路限制。同時，強化服務意識，信息技術的革新并不意味著對于人工能力的削弱，檔案管理人員作為技術的操作者對檔案館閣分布、內容要形成全面認識，熟識其整理狀態和價值，這就需要培養高素質人才，在信息時代更要求工作人員進一步提高自身素質，提升業務水平和信息現代化技能，做好服務工作。

（二）強化信息編研。檔案信息編研，是檔案工作中非常重要的一個環節，其主要作用是能夠提高檔案利用率，在當前檔案對社會需求的預測水平中得以體現，其主要對象主要是以館藏檔案為主，對歸檔內容進行研究，再次進出上對檔案進行再次加工。而為了滿足信息時代檔案工作提出的新要求，兒童福利院的檔案工作要進行相應改革，將原有傳統的對檔案資料簡單收集整理改善為對檔案資料進行深化研究及運用。這就要在編研選題上實事求是，立足于福利院的實際情況充分掌握的基礎上，確定編研主體。然后要會同其他部門通力合作，共同做好編研，和信息錄入，不能漏錄任性細節，尤其是圖像視頻資料，如接收兒童過程圖像視頻，兒童在收養家庭生活狀況圖像視頻等，都十分重要。這些對檔案內信息進行深入探索，特征等問題進行分析，研究其聯系，并對以上條件進行加工，以便于檔案的利用。

（三）強化檢索、完善服務。對于檢索系統的完善，有助于提高工作效率，強化服務功能，這其中既要求對以往的案館指南、全宗、專題等目錄進行完善和改進，更需要對其進行信息化和網絡化進行改革，如提供網絡目錄檢索和全文檢索等服務。信息化的普及能夠保證完整檔案檢索體系的成型。同時要注重與其他福利院的合作，做到檔案信息聯網查詢，開發檢索渠道，拓展檢索平臺。更有助于有意愿收養家庭尋找適合收養對象。

（四）加強信息化業務學習。對于兒童福利院檔案管理，對于檔案管理要求也應更加嚴格，應對以往采用紙質版進行電子化錄入，這就要求檔案管理工作人員進行信息化、網絡化學習，轉變傳統檔案整理手段，向多元化發展，從被動向主動轉變，使得先進的設備和技術能夠熟練被掌握，從而有效的保證檔案完整、安全有效，更加能夠提高工作效率。

總之，伴隨著科技發展，時代進步，對于兒童福利院檔案的科學有效管理，不僅僅是對檔案工作的實踐和發展，更是對兒童福利事業的貢獻。