工程檔案在城市防洪排澇管理中的重要作用

文/安陽市龍安區(qū)東風(fēng)鄉(xiāng)政府　蘇文玲

工程檔案在城市防洪排澇管理中的重要作用

文/安陽市龍安區(qū)東風(fēng)鄉(xiāng)政府蘇文玲

當(dāng)前，防洪排澇河道工程檔案管理的重要性愈顯突出，本文針對河道工程檔案管理的兩個特點及常見的三類問題，以改造安陽洪河（龍安區(qū)趙張村—宗村段）為例，提出加強工程檔案管理的辦法和措施。

河道；工程；檔案；管理

隨著城市規(guī)模的不斷擴大，洪澇災(zāi)害已成為影響城市社會經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的重要因素，隨著政府對城市防洪排澇工程的重視和投入越來越多，防洪排澇河道工程管理的重要性也隨之突出。如何加強防洪排澇河道工程檔案管理是預(yù)防城市洪澇災(zāi)害管理的一項基礎(chǔ)性的重要工作。本文以改造安陽洪河（龍安區(qū)趙張村—宗村段）為例，針對河道工程檔案管理的主要特點以及常見問題提出解決的辦法和措施，以供參考。

一、工程檔案管理的特點

（一）檔案數(shù)量多，形成時間長。安陽洪河形成于20世紀(jì)三四十年代，發(fā)源于安陽西南部丘陵地區(qū)，流經(jīng)整個城區(qū)西南部，上世紀(jì)六十年代至九十年代，安陽地區(qū)的5次洪澇災(zāi)害洪河都發(fā)揮了重要作用。2001年，市政府根據(jù)西南城區(qū)建設(shè)規(guī)劃，決定對洪河趙張村—宗村段進行裁彎取直改道建設(shè)，解決該段影響西南城區(qū)建設(shè)和由于我市地勢低洼、洪水侵襲、排水不暢的狀況。該工程總長約3000米，河面寬60米，深10～15米，占地涉及6個村，其中河道橫跨一條通行中的主干道和兩條規(guī)劃中的主干道，建設(shè)投資大，項目多，需2至3年。工程檔案涉及面廣，來源廣泛，檔案收集必須是全過程參與。

（二）檔案門類多，歸檔載體多。一項工程在建設(shè)周期內(nèi)所形成的工程建設(shè)檔案數(shù)量巨大，其專業(yè)性、綜合性是其他檔案管理所不具備的。不僅涉及土建、安裝、電力等專業(yè)，而且涵蓋了建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、監(jiān)督等參建單位所產(chǎn)生的文字、圖紙、照片、證書、視頻、實物等勘測設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)、工程施工等方面的文字視聽資料?，F(xiàn)在，在區(qū)、鄉(xiāng)土地、水利部門資料室，還保存有洪河改造的一些珍貴的照片和施工圖紙，對我們了解當(dāng)時的施工環(huán)境，有著非常重要的參考價值。

二、工程建設(shè)檔案管理面臨的問題

（一）重工程建設(shè)，輕檔案管理，檔案管理意識淡薄。安陽洪河在2001年改道建設(shè)以前，關(guān)于安陽洪河的有關(guān)資料分類保管在區(qū)、鄉(xiāng)土地辦、水利辦等部門，科室工作人員對檔案管理知識了解不足，工程檔案歸檔無強制性要求，僅以與上級主管部門和業(yè)務(wù)部門來往形成的正式文件為主，忽視有關(guān)部門在工作過程中形成的非正式文件材料。其后才將原有資料收集整理轉(zhuǎn)存于各級檔案資料室。

（二）檔案歸案不及時，檔案質(zhì)量存在缺陷。安陽洪河在管理上分屬土地、水利、林業(yè)、環(huán)保等多部門管理，管理人員變動頻繁，各自在工作過程中產(chǎn)生形成的檔案資料各自保管，沒有集中分類整理歸檔存放于專業(yè)的檔案室，造成檔案不夠完整有缺失資料的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）利用檔案意識差，檔案利用率低?！稒n案法》中所說的檔案是指對國家和社會有保存價值的檔案。我覺得這句話不完整，檔案不僅僅是有保存價值，還有很強的使用價值，可以產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，或避免經(jīng)濟損失。有些檔案資料很重要，但是隨著時間增長和知情人的變動，原來的檔案沉睡于檔案柜中，沒有發(fā)揮應(yīng)有的價值。

三、工程建設(shè)檔案管理措施

（一）加強隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，提高檔案管理人員的認識，增強做好這項工作的使命感和責(zé)任感。對長時間內(nèi)固定有一定工程技術(shù)水平的專職檔案管理人員，要不斷加強包括檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識等在內(nèi)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案人員對工程檔案文件資料的形成、收集、整理、歸檔有專業(yè)的認識，懂得工程施工流程，讓檔案管理人員起到應(yīng)有的重要作用。其次，對工程技術(shù)管理人員進行檔案知識培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。最后，在工作人員變動時，嚴格辦理檔案移交手續(xù)。

（二）規(guī)范工程管理，加強檔案材料收集與整理。資料收集：一是日常收集和集中收集相結(jié)合，注重日常原始材料的積累，二是收集和鑒別相結(jié)合。分類整理：對管理類的材料，在整理時按照文書檔案的歸檔要求，進行分類。組納入文書檔案統(tǒng)一編目，著錄歸檔文件目錄，存放與文書檔案柜內(nèi)，由專人保管。對錄像、光盤及照片等材料分別按照聲像檔案和照片檔案歸檔方法和要求保管。

（三）明確工程管理檔案歸檔內(nèi)容，做好檔案標(biāo)準(zhǔn)化信息化建設(shè)。首先逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，改變存儲和利用方式。積極提供檔案利用，提高工作效率。其次要加強電子檔案的管理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，真正實現(xiàn)檔案資源共享，這對檔案的提供利用工作具有重要的意義。在收集整理紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，收集整理電子檔案，包括管理過程中形成的文件，照片，視頻資料。將原來工程檔案較為重要部分如工程文件，施工圖紙進行電子掃描或拍照保存在電腦內(nèi)。將工程檔案目錄、索引資料電子文檔及重要的掃描文件發(fā)送到相關(guān)人員電腦中保存使用，讓沉睡的檔案發(fā)揮其鮮活的生命力。