現代醫院檔案管理工作的思考與對策

文/安徽省銅陵市人民醫院 何鋒

醫院檔案是醫院在基本建設、醫療業務及相關管理活動中形成的各種原始記錄，對醫院的日常管理、醫學研究、工作查考及教育宣傳培訓的重要資料。面對新的醫改政策，醫院發展面臨難得的發展機遇，檔案工作也應該與時俱進，轉變檔案管理模式，加強規范化管理，適應醫院發展的新需要。醫院檔案管理人員應充分了解醫院檔案管理存在的問題，分析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好現代醫院檔案管理工作，從而充分發揮檔案的積極作用，為醫院創造更多的物質財富和精神財富，為廣大患者的生命健康提供有效服務。

一、醫院檔案管理的現狀分析

（一）未能正確認識對檔案資源的作用。大多數醫院長期以來專注于醫療、預防和科研這方面中心工作，對檔案工作的關心程度相對單薄，檔案工作未排到醫院的日常議事日程，說起來都說很重要，但實際工作中對檔案工作的關心和支持較少，涉及人員、設施、經費等問題時，能拖則拖，能砍則砍，導致檔案工作在醫院中的地位相對低下，嚴重影響了醫院檔案的管理水平，挫傷了檔案管理人員的積極性，在談到醫院檔案時人們的印象中很容易被聯想為“陳年往事”一詞，還未引起大家的足夠重視。

（二）醫院檔案管理體系不健全。由于醫院的管理者沒有真正認識到檔案的重要性，導致雖然大部分醫院都設置了綜合檔案室，但綜合檔案室不“綜合”，很多只管理文書檔案，而醫院中醫療檔案、基建檔案、設備檔案還分歸不同部門管理，一個醫院的檔案未能實現集中統一管理，檔案的效用合力未能形成。各部門、科、室檔案員大都由兼職人員輪流坐莊，變動頻繁，檔案業務不熟，交接手續流于形式，監措施不力，檔案丟失、未及時歸檔現象時有發生。主要的原因還在于醫院檔案的管理沒有一套科學的管理體系，檔案機構不健全，責任體系不明確，考核制度不落實。雖有制度規定，也僅是一個象征，也是為了應付上級檢查和考評，真正付諸實施的是很少的一部分。隨著科學技術的進步，社會的發展，尤其是信息化深入到社會的方方面面，存在于人們生活的點點滴滴，檔案的內涵和外延都發生了深刻的變化，今天的檔案不僅包括各種重要文件、資料、圖書，而且包括各種有價值的圖片、影像、技術數字等等，醫院沒有重視此類科技的進步，沒有按規范建立檔案管理系統，檔案管理不規范，信息共享程度低，檔案的利用率也低，檔案的真正效用沒有得到發揮。

（三）檔案專業人員素質亟待提高。醫院的檔案管理崗位是年輕人不愿去，大多是醫院關系戶、臨近退休人員，有的是臨床護士和后勤人員從事檔案工作，檔案專業人才缺乏，檔案專業出身的人員更是鳳毛麟角。他們沒有專業的檔案知識，業務水平和業務能力有限，抱著混日子享受的角度從事此項工作，對傳統的手工檢索尚能運用自如，但在當今的信息潮流中，面對計算機自動檢索等現代化技術無所適從，難以適應檔案數字化、信息化服務的需要，這種狀況常常會給檔案利用者快速、準確地利用檔案帶來很多障礙，已不能適應醫院現代管理的需要。

（四）檔案管理保管環境和安全措施薄弱。醫院對規模、診療科目、設備、人員結構等核心部分，都一般都有比較詳細的規劃。雖然檔案工作的投入相對較少，但由于領導的不重視，很難于列入醫院的發展規劃，長而久之勢必造成檔案管理水平與醫院整體發展水平差距越來越大，將會對醫院的長久發展產生消極影響。這樣使有的醫院外表條件優越，但檔案庫房保管條件較差，基本的檔案保護要求不能達到，庫房破舊，設備老化，檔案“八防”要求的基本設置沒有配置。除了上述硬件不到位外，檔案安全防范措施不到位，一方面沒有專門的符合條件的檔案庫房，另一方面在信息化時代檔案人員對電子檔案知識一知半解，沒有專門的安全保管措施，未對電子檔案進行安全備份，容易造成電子檔案信息的丟失。一旦遇到像地震、泥石流等突發性事件，自然災害，或者遭遇計算機系統性損壞，將對檔案實體和電子信息造成直接的破壞和除破壞和丟失。

（五）未能處理好檔案工作保密與利用率的關系，檔案利用率低。保密是檔案工作的基本屬性，檔案部門被視為“保密重地”。但過分強調其保密性，無疑是作繭自縛，使檔案和檔案利用工作蒙上了一層面紗，給人一種神秘莫測的感覺，許多人不敢輕易地踏進檔案室的大門，檔案部門長期處于封閉半封閉的狀態之中，檔案人也被視為“裝在套子中的人”，與外界交往甚少。這種狀況嚴重脫離社會需求和醫院建設的需要，導致檔案工作地位和知名度不高，成為被人們遺忘的角落。

二、做好醫院檔案管理的對策

（一）強化檔案意識，明確責任，健全制度。首先，應加強對醫院檔案工作的領導，建立的醫院檔案管理的責任體系。改變過去那種說起來重要、閑起來次要、忙起來不要的傳統思維，自覺將檔案工作納入重要議事日程，納入本單位發展規劃，明確領導，加強監督，解決工作中的困難，為工作人員創造良好的發展環境和氛圍。其次，要有針對性地采取措施，充分調動檔案人員的積極性，激發檔案人員自覺學習和工作的熱情，促進檔案隊伍的素質和管理檔案的能力的提升，形成人人都來干事創業的生動局面；要用職業的光榮感激勵人心，引導檔案人員真正認識到檔案工作是一項為事業做貢獻、為時代寫歷史、為文明傳薪火的崇高事業，從事檔案工作同樣可以大有作為，從而增強責任感和使命感，更加熱愛本職工作。第三，要運用績效考核機制建立目標管理責任制，將檔案管理與經濟核算掛鉤，根據考核工作目標實現情況實施獎懲，為檔案工作的開展提供重要的紀律保證。第四，加強檔案安全體系建設方面，拓展安全監管范圍，嚴格落實安全監管制度，強化安全技術保障，確保檔案特別是重點檔案數據的絕對安全，堅決杜絕因檔案數據丟失或檔案信息泄露而使公共利益和個人利益受損現象的發生。第五，檔案工作人員要主動出擊，爭取領導的理解和支持，主動向領導請示匯報工作部署，爭取將檔案工作列入領導工作議事日程，納入醫院整體發展計劃，納入目標管理項目，建立科學的考核制度，加強投入，完善檔案管理條件，為科學管理檔案打下良好基礎。

（二）創新理念和方法、加快信息化步伐，賦予檔案以生命力。檔案富有“今后賴之以知古，后世賴之以知今”的職能，因此必須重新認識自身工作的對象，檔案工作的對象不是簡單不變的文件、數字、工具，而是檔案工作的重要流程和服務對象，文件、數字、工具只是介質，目的是提供服務，產生效益。在具體操作中，要改變傳統的按部就班的習慣，創新收集、整理和利用的方法，按照檔案的不同類型，制定相應的工作流程，取得高效的檔案管理效果。如基建項目驗收應由檔案人員對檔案進行驗收，檔案未驗收工程不得結算，工程結束的三個月內上交所有檔案，財務檔案使用后連同登記目錄要求在兩年后交檔案室，視聽檔案在活動結束時即交到檔案室。對于重大項目檔案，如科研類、基建類檔案應按照項目管理規范，在項目立項開始時，即明確項目的檔案管理負責人和檔案具體承擔人，做到檔案產生在什么地方、什么時候，就有檔案人員跟蹤的足跡。要加快創新步伐，了解有關法律，熟悉醫院各種類型檔案的產生過程，及時準確收集資料，科學管理，總結編纂，讓檔案工作落地、開花、結果，發揮出最大效率。檔案人員要緊跟時代和科技的步伐，強化學習，掌握與檔案專業相關的信息技術，利用先進的檔案管理手段提升檔案管理水平。在當前廣泛使用的H I S、L I S、P A C S的醫院數據系統的平臺上，建立電子數據中心，統一標準，把已建立醫院信息系統的單位的電子數據上傳到數據中心，并且要求建立統一的數據格式，編制統一的檔案號，從而達到方便檔案查閱，檔案統一共享的目的，設計標準化規范化的數據共享模式，使之適應醫院和社會的需要。通過檔案的服務利用來促進信息資源的開發，充分利用數據系統在檔案管理工作中的作用，完善檔案數據庫，及時更新，保證醫院檔案信息的真實和準確。

（三）加強檔案工作宣傳的力度，密切檔案與領導和臨床一線及社會的聯系。加強宣傳主要是加強檔案有用性的宣傳，讓領導和相關部門認識到檔案的作用，唯有主動宣傳自己，主動提供檔案服務，密切檔案與中心工作和重點工作的聯系，將檔案工作的觸角深入領導的日常工作，深入臨床一線，深入每個職工的心中，根植于民，才可以走出深閨，展現出自己的真實面目，發揮其應有的作用。要不斷創新宣傳方式，利用重大節日和重大活動時間，采取編研出書、舉辦陳列展覽、組織開展專題研究多種方式加以宣傳和推廣。利用醫院信息化的優勢，開通網上利用，使用檔案網站、微博、Q Q群、論壇等，真正將檔案的豐富文化價值挖掘出來，使更多人認識、了解、關心和支持檔案工作，以保證醫院檔案工作的順利開展。

[1] 丁文龍.基層檔案工作者素質提升的思考[J].中國檔案,2015(6):65-66.

[2] 劉皓.醫院檔案管理存在的問題與對策[J].中國檔案,2007(11):34.