如何加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理工作

文/徐州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 葛濤

黨中央和國務(wù)院高度重視檔案工作的開展，印發(fā)了相應(yīng)的規(guī)定制度予以極大支持。基本建設(shè)檔案簡稱基建檔案，是綜合檔案管理的重要組成部分，起著舉足輕重的作用。為順應(yīng)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化管理模式，各大醫(yī)院開展了大量的基建工作，因此構(gòu)建完整系統(tǒng)的醫(yī)院基建檔案非常重要，既是對過去工作的記錄與見證，又可為未來工作提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。

一、醫(yī)院基建檔案管理工作存在的主要問題

醫(yī)院基建檔案真實(shí)還原醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)從提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工到竣工使用完整過程中形成的文件、圖紙、圖標(biāo)、聲像等各種記錄，是建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收的重要內(nèi)容，具有不可或缺性，但在實(shí)際操作中存在一些問題。第一，尚未健全完整成熟的醫(yī)院基建檔案管理體系，并未全部實(shí)現(xiàn)專業(yè)專職基建檔案員的配備。第二，尚未明確細(xì)化基建檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化管理要求，導(dǎo)致歸檔的材料沒有實(shí)現(xiàn)圖書館式的檢索和查詢。第三，尚未具體規(guī)定需歸檔材料的范圍，導(dǎo)致歸檔的材料缺少或缺失，沒有實(shí)現(xiàn)歸檔資料完整化。第四，尚未實(shí)現(xiàn)基于基建工作開展進(jìn)程的檔案收集和材料歸檔的先后順序，導(dǎo)致基建檔案管理與自然規(guī)律不符。第五，尚未充分利用基建檔案實(shí)現(xiàn)還原過程和指導(dǎo)后續(xù)工作的目標(biāo)。

二、加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理的有效途徑

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院的第一手建設(shè)資料，真實(shí)記錄和完整還原基本建設(shè)項(xiàng)目的權(quán)過程，是無法再生的信息資料，不僅是醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分，維護(hù)醫(yī)院產(chǎn)權(quán)的重要憑證，也是醫(yī)院未來發(fā)展的有力依據(jù)，可以為后期建設(shè)提供指導(dǎo)，確保少走彎路。針對醫(yī)院基建檔案管理工作的不足，提出以下加強(qiáng)管理的有效途徑：

（一）構(gòu)建完善檔案管理體系。標(biāo)準(zhǔn)完善基建檔案管理制度的構(gòu)建，是加強(qiáng)管理的基本前提。國家和地方應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際情況，出臺(tái)醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)從提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工到竣工使用完整過程中對于形成的文件、圖紙、圖標(biāo)、聲像等各種基建檔案的管理要求與標(biāo)準(zhǔn)。專業(yè)專職基建檔案員的培養(yǎng)與配備，是加強(qiáng)管理的堅(jiān)實(shí)基石。醫(yī)院基本建設(shè)工作一般周期長任務(wù)重、涉及資料種類雜數(shù)量多，一般文職人員難以勝任醫(yī)院基建檔案的收集、整理和歸檔這一專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要精通專業(yè)知識(shí)、熟練過程管理、掌握歸檔標(biāo)準(zhǔn)的專職檔案管理員全程跟蹤處理。另外，還得要求專職檔案人員吃苦耐勞，愛崗敬業(yè)。提高個(gè)人業(yè)務(wù)水平和個(gè)人素質(zhì)，學(xué)習(xí)新知識(shí)、追蹤新動(dòng)態(tài)、吸取新經(jīng)驗(yàn)、開發(fā)新思路。善于利用現(xiàn)代化技術(shù)和信息工具，保證醫(yī)院基建檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)性。

（二）嚴(yán)格基建檔案歸檔要求。明確細(xì)化基建檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化管理要求，是保質(zhì)保量加強(qiáng)基建檔案管理的重要依據(jù)。基于過程性和完整性原則，歸檔的基建文件務(wù)必客觀體現(xiàn)基建項(xiàng)目全過程，特別是形成的文件、圖紙、圖標(biāo)、聲像等各種載體是歸檔重點(diǎn)，要求所有材料為原件，格式統(tǒng)一，內(nèi)容翔實(shí)，字跡清晰，簽字和印章齊全。保證各材料盡量備份，按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成歸檔入庫工作。

（三）明確基建材料歸檔范圍。具體規(guī)定需歸檔材料的范圍，防止歸檔的材料缺少或缺失，是醫(yī)院基建檔案管理工作的基本保障。針對醫(yī)院基建檔案的歸檔主要包括醫(yī)院基建項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工、驗(yàn)收后的所有建設(shè)資料，施工管理、技術(shù)、檢測、竣工、驗(yàn)收等施工資料，監(jiān)理管理、監(jiān)理質(zhì)控、監(jiān)理規(guī)劃、質(zhì)量評(píng)估、總結(jié)等監(jiān)理資料，總設(shè)計(jì)說明，建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、通風(fēng)、電氣、電梯等設(shè)備的工程竣工圖。

（四）規(guī)范基建檔案收集整理。做好基建檔案的收集和整理工作是加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理工作的核心步驟。基于建設(shè)項(xiàng)目工作開展的先后順序和文件形成的自然規(guī)律，根據(jù)類別、屬性和特征進(jìn)行收集和整理。遵遵循主要檔案在前面，附件在后面，原件在前面，復(fù)印件在前面，批復(fù)件在前面，請示件在后的原則。

（五）發(fā)揮基建檔案利用作用。醫(yī)院基建檔案的充分利用是加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理的最終目的。在以后的工作中，要充分利用基建檔案所提供的第一手資料，全心全意為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)。不過，需要注意的是，要建立健全相關(guān)檔案利用的管理制度、借閱制度和保密制度等，確保檔案利用的科學(xué)性、合理性和標(biāo)準(zhǔn)性。

三、總結(jié)

針對醫(yī)院基建檔案工作的存在問題，構(gòu)建完善檔案管理體系，嚴(yán)格基建檔案歸檔要求，明確基建材料歸檔范圍，規(guī)范基建檔案收集整理，發(fā)揮基建檔案利用作用是加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理工作的有效途徑。

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