淺談PDCA循環(huán)在醫(yī)院文化檔案管理中的運(yùn)用

文/十堰市太和醫(yī)院（湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬醫(yī)院）院務(wù)辦公室 王蕾 李沐子

在文化檔案管理工作中，管理人員經(jīng)過(guò)整合與積累，不斷對(duì)醫(yī)院歷史進(jìn)程、人文事跡、醫(yī)院特色相關(guān)資料進(jìn)行擴(kuò)充和整合，并通過(guò)醫(yī)院大事記、醫(yī)院年鑒、醫(yī)院院史館等形式進(jìn)行展示。文化檔案管理工作面臨時(shí)間跨度大、層面廣、資料格式多樣化等問(wèn)題，如何規(guī)范醫(yī)院文化檔案建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量是我們檔案工作者面臨的一大難題。

PDCA循環(huán)又叫質(zhì)量環(huán)，即英語(yǔ)單詞Plan(計(jì)劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Action(行動(dòng))的第一個(gè)字母。PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行質(zhì)量管理，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序。針對(duì)性的對(duì)醫(yī)院文化檔案進(jìn)行PDCA管理，是實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化的一個(gè)重要舉措。我們把文化檔案管理工作利用PDCA做循環(huán)改進(jìn)，找出問(wèn)題，提出方法，解決問(wèn)題并更好的完成工作。

一、文化類檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

（一）管理流程不完善。醫(yī)院文化檔案涉及面廣，牽涉臨床科室及行政職能各部門，專人管理職責(zé)劃分不清，造成了資料搜集難度大，保管維護(hù)不善等問(wèn)題。

（二）檔案呈交質(zhì)量低。因?yàn)槿狈Ｈ斯芾砬腋骺剖壹奥毮懿块T日常工作較為繁重，在科室資料歸檔方面缺乏專業(yè)性和自身特色。影像資料的搜集多為宣教部門負(fù)責(zé)，文字及專業(yè)類別資料由各科室提供，兩個(gè)提供主題間缺乏有效溝通，造成資料在內(nèi)容、圖片、影像、資料格式方面不匹配的情況，大大的降低了檔案的質(zhì)量。

二、醫(yī)院文化檔案與醫(yī)院文化建設(shè)的關(guān)系

文化檔案與醫(yī)院文化都是醫(yī)院管理的重要組織部分，兩者既有一定的職務(wù)范疇區(qū)別，又有相同的屬性聯(lián)系。文化檔案給醫(yī)院文化建設(shè)提供了大量的內(nèi)容儲(chǔ)備，可作為醫(yī)院文化的制定依據(jù)。另一方面醫(yī)院文化氛圍的營(yíng)造又給文化檔案開拓了更多的表現(xiàn)方式。檔案史料促進(jìn)文化建設(shè)，文化建設(shè)豐富文化檔案內(nèi)容，檔案管理又完善了醫(yī)院文化建設(shè)的具體措施，從而達(dá)到相輔相成，互相依托，互為因果，讓文化由抽象變?yōu)榭吹靡姟⒚弥馁Y源，形成良好的循環(huán)管理模式。

三、PDCA循環(huán)在醫(yī)院文化類檔案管理中的應(yīng)用

（一）P階段。通過(guò)對(duì)日常工作的分析，制定出相應(yīng)的工作計(jì)劃。我們的目標(biāo)是利用文化檔案凝練醫(yī)院精神，傳承醫(yī)院文化，幫助醫(yī)院進(jìn)行人本管理，同時(shí)促進(jìn)醫(yī)院又快又好發(fā)展。

在日常管理工作中，加強(qiáng)醫(yī)院文化宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)及員工對(duì)醫(yī)院文化及文化檔案工作的重視；建立完善的規(guī)章制度，制定較為全面的醫(yī)院歸檔制度，做到專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)，明確個(gè)人和科室在文化檔案管理中的職責(zé)；將科室文化作為醫(yī)院文化的建設(shè)主體之一，鼓勵(lì)科室建立特色專科文化，做到科室與醫(yī)院規(guī)劃同步，醫(yī)院從科室汲取養(yǎng)分，更好更全面的營(yíng)造主體文化氛圍。

（二）D階段。醫(yī)院文化檔案的建設(shè)管理要堅(jiān)持與醫(yī)院大方針政策同步走，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，分門別類細(xì)化設(shè)定。針對(duì)檔案工作進(jìn)行歸口管理，設(shè)定辦公室為檔案管理辦公室，下設(shè)專人進(jìn)行檔案的整理和修繕；對(duì)此類檔案做分類列表整理，并由專人每季度上交至檔案室進(jìn)行歸整，同時(shí)納入科室綜合考核項(xiàng)，提高文化檔案的管理效率；針對(duì)平時(shí)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，辦公室進(jìn)行再培訓(xùn)。搭建有效溝通平臺(tái)，做到多科室交流，創(chuàng)建自身專科特色文化的同時(shí)更好的進(jìn)行大環(huán)境多科室融合。

（三）C階段。加強(qiáng)實(shí)施過(guò)程的落實(shí)，通過(guò)宏觀控制，進(jìn)行效果查檢確認(rèn)。由辦公室成員及部門臨床、行政科室負(fù)責(zé)人建立檔案審查小組對(duì)每月文化檔案呈交質(zhì)量及科室文化建設(shè)進(jìn)行考評(píng)。辦公室成員對(duì)檔案的完整性、實(shí)效性、多元化進(jìn)行考評(píng)，各科室負(fù)責(zé)人對(duì)檔案的專科專業(yè)性進(jìn)行綜合分析，行政科室負(fù)責(zé)人對(duì)各科室專科文化建設(shè)的合理性、與醫(yī)院大方針政策和文化的同步性給予指導(dǎo)性建議，三管齊下，找出問(wèn)題，并及時(shí)解決。與此同時(shí)，醫(yī)院多開展QCC專題、科室文化建設(shè)推薦、檔案能手評(píng)比、檔案類培訓(xùn)等相關(guān)主題活動(dòng)，進(jìn)一步規(guī)范文化檔案工作，更好的促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)。

（四）D階段。針對(duì)查檢階段出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題，做出透徹的分析，在肯定前期工作成效的同時(shí)積極向領(lǐng)導(dǎo)班子反饋情況，為制定下一階段措施打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。建立更為合理的標(biāo)準(zhǔn)，形成由上到下，由表及里，由內(nèi)到外的反饋體系。

四、結(jié)語(yǔ)

將PDCA循環(huán)運(yùn)用到日常工作中來(lái)，加強(qiáng)制度化、規(guī)范化、人文化、多元化，通過(guò)對(duì)文化檔案的管理工作，讓醫(yī)院每一位員工都能參與到醫(yī)院管理中來(lái)，形成較為良好的主人翁意識(shí)。同時(shí)管理者可以通過(guò)文化檔案建設(shè)搭建與員工之間的溝通平臺(tái)，強(qiáng)化民主。醫(yī)院通過(guò)完善文化檔案，多形式的了解各科室的發(fā)展情況，為醫(yī)院文化建設(shè)提供基礎(chǔ)支持。重視文化檔案這一筆寶貴的精神財(cái)富，對(duì)提高醫(yī)院的文化建設(shè)水平，推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展有著重要作用。

[1] 黃恩梅.現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)病案,2006,7(5):41-43.

[2] 王雪偉.略論醫(yī)院檔案文化建設(shè)在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用[J].黑龍江史志,2014,22(8).

[3] 安芳芳.對(duì)醫(yī)院文化建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策的若干思考[J].改革與開放,2010(20).

[4] 梁維斌.醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的意義[J].中老年保健醫(yī)學(xué),2012,10(3).