儀器設(shè)備檔案管理的思考

文/寧夏大學(xué)教務(wù)處 王金花

一、儀器設(shè)備檔案管理的任務(wù)

儀器設(shè)備檔案管理工作的主要任務(wù)是在儀器設(shè)備的計劃、購置、驗收、保管、使用、維護、改造直至報廢等全過程，實施有效管理，優(yōu)化配置，保障安全和完整，提高儀器設(shè)備綜合效益，保障教學(xué)。科研工作的正常進行。包括計算機主機、顯示器、音響、投影儀、幕布、多媒體柜等設(shè)備。

儀器設(shè)備檔案主要是儀器檢測和各種設(shè)備做好儀器設(shè)備檔案管理工作，促使儀器設(shè)備有效、及時、合理使用。

二、儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題

（一）儀器設(shè)備檔案管理沒有健全。在現(xiàn)行的儀器設(shè)備檔案管理制度中，雖然對儀器設(shè)備保管范圍和使用年限做了規(guī)定，但有些制度條款沒有細化，如儀器設(shè)備具體歸哪些部門管理、哪些部門出具驗收報告和報廢范圍沒有具體規(guī)定，致使儀器設(shè)備管理人員收集材料概念模糊，屬于報廢的儀器設(shè)備仍然留存；儀器設(shè)備檔案日常管理中未辦理交接登記手續(xù)，只是口頭通知，出現(xiàn)問題相互推諉，極大影響了儀器設(shè)備的使用價值和經(jīng)濟價值。

（二）儀器設(shè)備檔案使用不高。直接影響了儀器設(shè)備的管理，從而降低了設(shè)備和使用效率。由于疏于管理，有些儀器設(shè)備長年被私人拿回家，有些儀器設(shè)備發(fā)生丟失或被盜，使用單位不用驗收新進儀器設(shè)備。調(diào)撥時好很多隨機文件材料丟失，無法形成一整套的設(shè)備檔案資料，影響了這部分設(shè)備的正常使用。儀器設(shè)備在使用維修中的記錄不全，導(dǎo)致無法有效掌握儀器設(shè)備的現(xiàn)狀，從而無法合理使用。

（三）傳統(tǒng)的管理思維在儀器設(shè)備檔案管理工作中仍然起主導(dǎo)作用。儀器設(shè)備檔案材料均由儀器設(shè)備管理人員手工整理。未能建立信息化管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)信息共享。現(xiàn)有落后的管理模式無法對各種儀器設(shè)備的型號、價格、功能等信息進行及時、全面、系統(tǒng)的整理和分析，無法實現(xiàn)對儀器設(shè)備的動態(tài)管理。影響了設(shè)備的使用效率。

（四）儀器設(shè)備檔案管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)極少，業(yè)務(wù)知識相對缺乏，儀器設(shè)備檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到儀器設(shè)備的管理水平。儀器設(shè)備檔案管理人員的專業(yè)知識缺乏，現(xiàn)有的管理方式和經(jīng)驗較為落后，往往是在借鑒其他人員工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上。結(jié)合個人觀念，解決工作中出現(xiàn)的問題。儀器設(shè)備管理人員的管理經(jīng)驗與理論知識雙重匱乏，加之對儀器設(shè)備檔案管理重要性認識不夠，基本無法適應(yīng)現(xiàn)代信息化、標準化、制度化的管理要求。

三、儀器設(shè)備檔案管理問題的對策

（一）要配備政治思想好，工作負責(zé)，廉潔奉公，并具有一定業(yè)務(wù)能力人員擔(dān)任儀器設(shè)備管理工作。要充分考慮此項工作的重要性，保證管理人員相對穩(wěn)定，不要頻繁更換。要經(jīng)常對其進行職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熱愛本職工作，不斷提高管理水平，為教學(xué)、科研做好服務(wù)工作。

（二）建立健全儀器設(shè)備的各項規(guī)章制度。建立儀器設(shè)備檔案驗收記錄。如：無論使用何種經(jīng)費采購的儀器設(shè)備，到貨一個月內(nèi)，必須進行嚴格的技術(shù)驗收。在驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。精密、貴重儀器和大批量儀器設(shè)備由設(shè)備處和使用單位一同驗收。驗收要做好以下環(huán)節(jié)：嚴格按合同要求及技術(shù)文件規(guī)定，逐項檢驗測試功能，技術(shù)性能是否達標，全機運行是否正常。做出結(jié)論后，確定驗收，并填寫統(tǒng)一規(guī)格的驗收報告。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)破損、質(zhì)量不合格、技術(shù)指標不符合要求等情況，由采購單位負責(zé)和供貨商交涉處理退、換、補及賠償手續(xù)。儀器設(shè)備維修記錄，儀器設(shè)備使用記錄，要嚴格按規(guī)程進行操作，并做好運行記錄，建立檔案。儀器設(shè)備要建立完整的技術(shù)檔案。提供資料查詢工作。技術(shù)資料包括：維修使用說明書、技術(shù)、圖紙、線路圖、操作規(guī)程、安裝說明、檢修履歷單、產(chǎn)品出廠的裝箱單，技術(shù)資料、驗收單、合同復(fù)印件等。從可行性論證、購置、驗收、調(diào)試、運行使用、維修維護直到報廢整個壽命周期的記錄和原始文件資料。

總之，儀器設(shè)備檔案管理是一項非常重要的日常工作，做好檔案工作需要大家共同努力，要從根本上解決檔案管理工作中的問題，檔案管理人員要積極探索現(xiàn)代檔案管理的新模式，努力提升檔案管理手段，不斷促進檔案管理工作的發(fā)展，全面提高檔案管理水平。