加強醫院檔案規范化管理的思路建議

文/海南省海口市第三人民醫院　陳愛娟

加強醫院檔案規范化管理的思路建議

文/海南省海口市第三人民醫院陳愛娟

檔案作為醫院的重要信息資源，能夠準確、真實的反映出醫院在近年來的發展狀況，檔案管理是醫院整體管理工作中的重要環節。對醫院檔案進行規范化的管理，不僅可以有效搜集、整理和儲存相關信息資源，還可以增強醫院檔案信息的利用率。筆者在此簡要論述加強醫院檔案規范化管理的具體思路和措施。

醫院；檔案管理；規范化；思路建議

檔案管理作為醫院管理工作中的一項重要內容，其管理工作的優劣對醫院發展來說具有重要意義，能夠對醫院醫療工作及科研探究提到一定的促進作用。近年來，雖說醫院檔案的相關建設工作有一定程度是加強，但仍舊存在著一些不容忽視的問題，一是檔案管理意識薄弱，高層領導未正確認識到檔案管理的重要性與必須性；二是資金投入不足，檔案管理的基礎硬件設備建設不足；三是管理制度不完善，導致檔案管理工作混亂分散；四是人員綜合素質不高，專業水平與職業素養無法符合規范化管理的具體要求；五是檔案管理信息化程度不高，無法快速適應當前信息時代的發展。因而，如何才能有效開展規范化的檔案管理，也已經成為醫院管理工作中亟待解決的問題。

一、加強檔案管理意識

醫院高層管理者應正確認識到檔案管理工作的重要作用，加強醫院全體員工對檔案進行規范化管理的意識，并將醫院檔案管理工作與醫療業務發展放在同一戰略高度，在醫院發展和規劃的同時注重檔案管理工作的開展。一方面，是要注重醫院檔案工作的宣傳力度，正確認識檔案管理工作的重要意義，促使所有員工建立明確的檔案管理意識，為檔案管理工作規范化奠定基礎。另一方面，是要有效轉變檔案管理人員“重管輕用”的管理理念，避免無作為、混時間等消極管理思想的產生。將以往的封閉式管理模式轉變為開放式管理模式，針對主動來查閱檔案的人員應為其提供周到的服務，及時解決其在查閱過程中遇到的困難，以此來為醫學科研活動提供數據保障。

二、確保管理硬件建設

加大對醫院檔案管理工作的資金投入，確保檔案管理工作硬件設施的建設，能夠為檔案管理的規范化提供基礎保障。首先，應改善檔案的存放環境，建立專門的檔案儲存和管理庫房，加強檔案保護設施以及現代化管理技術配置。例如，建立可防潮、防蟲、防火以及防有害氣體的專門儲存檔案的庫房，配備相應數量的管理人員對其進行整理和管理；在管理設施配備上盡量將檔案存、閱、管三個辦公室分開。另外，注重對硬件設備的升級和更新，配備必需的計算機、信息網絡及管理軟件等，借助網絡管理體系實現對醫院不同部門相關檔案搜集、整理、分類以及存檔管理過程中的規范化，通過這種方式不僅可以有效提升醫院檔案的管理效率，還可以為日后的查閱和運用提供一定的便捷。

三、建立完善管理制度

要想確保醫院檔案管理工作的規范化，完善的管理制度是重要保障。醫院每個職能部門及所有科室在運營中都會產生許多文件檔案，并且這些檔案大都具有分散性的特點，不利于收集工作的開展。針對這種情況，醫院應建立一套完善的檔案管理制度。由于時代形勢的不斷發展，醫院應順應時代趨勢，同時結合醫院實際情況，不斷對自身檔案管理制度進行修改、補充、完善以及更新，使之能更好的適應醫院在新形勢下的發展。例如，醫院可根據自身實際制定《檔案歸檔管理制度》《檔案借閱制度》《檔案歸檔范圍及保管期限》等相關規章制度。除此之外，醫院還可以將檔案管理工作納入季度或年度綜合考核指標中，促使全體員工能夠自覺主動的進行規范化的檔案管理。

四、提高人員能力素質

檔案管理人員管理水平的高低對醫院檔案管理工作質量有著直接的影響，提高檔案管理人員的專業管理能力和綜合素質是優化檔案管理工作的有效渠道。因此，為了更好提升檔案管理人員的專業管理能力和綜合素質，醫院可以采取各種不同形式，定期對檔案管理人員開展專業的管理知識和技能培訓。并且，隨著當前信息化建設的深入開展，醫院的檔案管理工作也已經由傳統手工管理逐漸轉變為先進信息化管理。所以，為了更好的適應檔案管理的科技化、信息化發展，醫院還應加強對檔案管理人員相關的計算機專業培訓，并且借助省、市開展的各種學習和培訓全面提升管理人員綜合素質，以便讓其能夠滿足現代化檔案管理工作的相關技能要求。

五、建立管理網絡體系

建立高效的檔案管理網路體系是實現醫院檔案管理規范化的最佳捷徑。作為醫院管理一體化的前提，醫院相關檔案及資源信息具有舉足輕重的作用，而對這部分資源信息的管理方法直接影響著醫院檔案資源的利用效率。而通過計算機網絡體系的建立，能夠將醫院繁瑣復雜、雜亂無章的檔案資源依照業務、科研、黨政、器材、財務等不同類別進行整理和儲存，不僅具有高效、快速、便捷的優勢，在最大程度上節約人力勞動資源，實現醫院資源利用的最大化，還能夠有效提升醫院檔案管理的工作質量，使檔案信息在計算機網絡中精準、快速、便捷地再現，使檔案信息的處理和傳輸獲得前所未有的積極效果。

總而言之，規范化的醫院檔案管理是增強醫院醫療水平、提高醫療檔案利用率、推動醫院發展的重要工作內容之一。醫院應加大檔案管理人員對檔案管理工作的重視力度，充分認識檔案管理規范化的重要性，提升管理人員綜合素質，從而符合當前信息化形勢下醫院檔案管理工作的目標，確保醫院在新形勢發展道路上能夠越走越順。

［1］趙宏.醫院檔案規范化管理初探［J］.中國醫療管理科學，2015（03）：51-54.

［2］朱月恒.醫院文書檔案的規范化管理措施新論［J］.辦公室業務，2015 （07）：55-56.