檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析

文/吉林省白山市長白朝鮮族自治縣電視轉播臺　唐霞

檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析

文/吉林省白山市長白朝鮮族自治縣電視轉播臺唐霞

檔案收集整理是檔案管理過程中的重要組成部分，檔案管理的質量直接決定了檔案機構的整體服務水平。筆者通過對檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值進行分析，提出意見和建議，以期促進檔案材料的完善和檔案收集工作的順利完成。

檔案收集整理；檔案管理；前提保障

檔案是對相關單位和部門從事的一系列活動的歷史記錄，其保存形式多樣，檔案機構的日常工作過程中離不開對檔案的收集和整理。檔案管理人員要結合檔案的具體內容和形式，對檔案進行合理科學的分類和整理等，降低檔案管理過程中的難度，減輕檔案管理人員的工作壓力，從根本上推進檔案機構日常管理工作的順利進行。

一、檔案收集整理的相關概述

與其他文件形式不同，檔案收集管理工作相對比較復雜。檔案收集的目的是對各項工作進行指導，或者對歷史事件進行考察。它要求檔案管理人員在檔案的收集和整理過程中以真實的歷史材料為前提，同時也要保證材料的完整性。檔案管理人員要結合檔案的日期、形式、內容等在日常的檔案管理過程中對檔案進行收集、分類和整理，確保檔案資料在管理過程中的完善，從而以指導相關部門各項工作的順利開展。

二、檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析

（一）提高檔案意識。目前，我國很多檔案管理人員沒有樹立正確的檔案意識，造成檔案的收集過程中存在檔案遺失或者檔案不齊全等現象，導致相關部門在后期的工作過程中沒有相應的檔案依據。檔案管理過程中，管理人員普遍缺乏檔案管理意識，主要體現在以下幾方面。首先，檔案管理人員對檔案收集和整理不夠全面，造成單位領導外出參加會議的相關資料、記錄、文件及圖片等沒有及時歸檔；其次，日常工作過程中各部門之間的相關來往信件沒有及時交送檔案部門；最后，工作過程中涉及的各類資料、證件等收集的不全面，導致檔案管理過程中各種問題的出現。檔案管理人員改變傳統的檔案管理理念和管理模式，樹立正確的檔案意識，能夠保障檔案管理工作的有效進行。

（二）促進檔案管理制度的完善。檔案的收集和整理工作相對比較復雜，相關機構和部門要重視檔案的收集和管理工作，加強對檔案收集和管理工作的宣傳，從根本上提升人們的檔案管理意識，在日常工作過程中認識到將相關檔案和文件進行收集和歸檔的重要性，相關機構要結合實際發展情況，不斷完善檔案管理制度，指導檔案管理人員根據時間、內容、形式和范圍等對檔案進行歸檔。比如，檔案管理人員要將影像資料、文字資料與音頻資料區別開來，按時期和相關內容進行分門別類，從而提高檔案的管理質量和查詢效率。同時，要根據檔案管理的實際情況建立科學合理的檔案管理考核制度，在日常檔案管理過程中將責任落實到個人，以提升檔案管理質量和效率。

（三）提高檔案收集效率。檔案的收集整理工作相對比較復雜，無論是檔案的形式還是內容都比較多樣化，因此其管理難度也相對比較大。領導要對檔案收集管理工作進行重視，同時，各部門之間也要加強交流和溝通，從根本上促進檔案收集管理工作的順利進行。由于沒有統一的檔案管理標準和管理模式，導致檔案日常管理過程中的混亂。沒有科學合理的管理機制對檔案管理工作進行約束，造成檔案的整合和應用等不符合標準。檔案管理人員要認識到自己的工作內容，不斷采取多種方法，進行多途徑的檔案收集，與各部門進行溝通，讓他們及時上交檔案，對部分不積極配合的部門，要進行催交，從而保證檔案的完善，為后期各項工作的開展提供相應的參考和依據。

（四）改變傳統服務模式。目前，我國很多相關機構的檔案管理人員普遍缺乏主動服務意識，在檔案的日常收集和整理過程中過于被動。檔案管理人員要樹立正確的服務意識，加強與人民之間的溝通。將計算機和網絡技術應用于日常的檔案管理過程中，實現線上服務與線下服務相結合。檔案人員要樹立良好的服務態度，主動發揮互聯網的優勢，實現遠程服務和資源共享等。同時，要結合具體的檔案情況，對檔案進行整理和篩選等，讓人們充分認識到檔案的作用和重要價值。并依據檔案存儲情況，編印相關的檔案參考資料，為人們的日常檔案查詢提供合理的依據。只有重視檔案的收集管理工作，才能給人們提供一個良好的服務環境。

（五）提高檔案管理人員的從業水平。我國檔案管理人員的從業水平普遍偏低，導致檔案管理過程中各種問題的出現。檔案機構需要結合檔案管理過程中的具體工作情況，制定相應的規章制度，對檔案管理人員的行為進行約束，以培養檔案管理人員的專業技能和職業道德。也要對檔案管理人員進行定期或者不定期的培訓，通過開展相應的培訓活動，讓他們樹立正確的檔案管理意識，提高檔案管理水平。并結合檔案管理過程中的實際情況，建立相應的獎懲措施，對日常工作過程中表現積極的檔案管理人員予以獎勵。

三、結語

隨著社會的發展和管理理念的革新，檔案管理已經成為政府和相關部門日常工作中不可或缺的重要環節。檔案管理人員要認真做好檔案的收集和管理工作，結合檔案管理過程中的實際情況制定科學合理的檔案管理方案，確保檔案管理的科學性和合理性，提高相關機構和部門的整體檔案管理水平。

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