單位檔案的綜合利用淺見

文/成都市新都區人民醫院 陳良瓊

一、充分收集醫院檔案資源建設

（一）醫院檔案專題編撰。通過篩選檔案內容，開發具有典型醫療案例、醫療服務價值的編撰成果。本院檔案深入臨床科室，連年編撰了《醫院組織沿革》《醫院大事記》《醫院編年史》《醫院檔案全宗卷》《案卷目錄》《分類標題索引》《全引目錄》《發文匯集》等系列醫院專題檔案。同時，與臨床、職能、行政等多個部門編寫《院志》，使醫院的檔案更具有歷史性、實用性、科學性，充分發揮了醫院檔案在工作中的作用。

（二）醫院醫學檔案專題匯編。在整理歷史資料的基礎上，按照以“醫療質量”為宗旨，按需擇取素材，開展不同時間段的專題展示和宣傳。如本院歷史人物展，本院職工風采展，本院名醫展，特別是本院通過新中國成立前、后的變遷發展史，醫學服務人民群眾和自身醫院發展成果展等，面向全社會介紹本院發展做出重要貢獻的歷史人物、優秀職工及醫學發展歷史。同時，面向區、市、縣及周邊地區醫院和他們進行廣泛宣傳、交流與合作，結合國家、衛生部的各種政策指導、醫學科學技術交流會、醫藥為民、衛生下鄉服務活動等，制作生動翔實的專題圖片或多媒體資料，向社會各部門、各行業以及市民介紹本院的醫學科研成果、醫院發展歷史及新技術、新發展、醫學的新動向，向人民群眾介紹衛生防疫知識、宣傳衛生常識，讓檔案資料演變為生動實用的活教材。

二、科學化的建設

（一）網絡工作建設。一是醫療服務信息化建設。醫院建有多個信息化平臺，情報信息、信息技術研究、華西醫院遠程醫學中心等，同時醫院根據自身醫療技術館藏文獻信息資源及借助華西醫院的雄厚實力，結合本院史料與成果，開設了“醫療服務在線服務”，并積極開展網絡服務，利用華西遠程醫學中心為病人和基層周邊醫療服務人員提供義務技術咨詢和相關幫助。

二是完善醫生充分運用計算機網絡對病人進行看病、處方；對疑難雜病進行網絡會診；藥房運用網絡進行藥價及藥品進行給人民群眾一個公開透明的就醫消費。

三是醫療檔案、醫藥目錄等查詢平臺。安裝醫療檔案電子化平臺，全院實現醫療檔案、醫藥目錄、職能科室檔案網上全文查閱。

四是網上預約掛號、預約檢驗項目等。

（二）實際工作建設。主要是醫院檔案建設。根據國家檔案規定及省、市檔案管理要求主旨，突出醫院檔案自身特色。檔案室不僅對全院醫護人員提供國內外先進的醫療技術，還對外來的人士提供查詢資料，并且還展示醫療的成果、與同為醫療行業進行交流、拓展醫療合作的平臺。我們做到以下：

一是建立各種檔案管理規章制度，如：《檔案人員崗位責任制》《立卷歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案借閱和利用制度》等十多種，從多方面保證了文件資料歸檔范圍，做到了立卷準確化、系統化。

二是重視庫房的管理，確保檔案的完整與安全，做到檔案用房布局合理，建筑面積適中、全部采用檔案專用密集柜，容納全院各類檔案等各種設備設施，完全符合現代檔案管理要求。

因此，在收藏檔案中，通過查詢，與臨床、職能科室密切聯系，深入到第一線收集資料，并按需進行選擇、整理，不漏掉一份資料，讓檔案充分體現本院的優勢與特色。此外，醫院還設立檔案借閱室，面向全院職工開放，提供義務查詢服務，進一步體現醫院檔案綜合利用功能。并充分展現我院的醫療水平建設從最初的、簡單的診所發展成為國家綜合二甲綜合醫院的進程，展示中國人素質的飛躍提升。

三、后備力量的儲備

醫院醫療檔案的綜合利用，包括年鑒、大事記等的編撰與應用，對涉入醫院這一檔案管理工作人員的要求有其特殊性、獨特性及復雜性，要讓他們既要熟知醫療行程，更要熱愛檔案事業，對醫院醫療領域具備相應的專業知識、經驗，對未來醫學的發展趨勢具有分析能力，同時應具有獨到眼光，能從廣泛零亂的資料中選中合適的部分進入檔案保存。從中儲備年青的檔案管理人員：

1.應該選用年青的工作人員，組成后備檔案管理人員，要充分認識到檔案的重要性和連續性；

2.挑選具有責任心強、工作能力強、計算機能力強的年青工作人員作為后備力量進行培訓，嚴防人員青黃不接。

我們在編撰檔案時，注意選用熟知醫學規律的工作者，工作人員應當具有檔案工作密切相關，計算能力強，知識豐富，對醫療新技術、新知識、新發展敏感性強的青年人組建成后備團隊，用科學的、嚴謹的工作態度人員組成強大的后備團隊。