檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用

文/上海市楊浦區中心醫院 張煜婷

檔案管理模式改革被多次提及，主要是原有管理中存在著制度、手段、內容等方面的問題，導致檔案管理不合時宜發展。醫院檔案最為重要的作用就是整理醫院各項信息，指引醫院的發展方向，但現今醫院檔案管理存在一些問題，需要對其進行改革，而加強對醫院檔案的管理并且不斷完善檔案管理模式，是促進醫院不斷發展、不斷提升公信力的有效途徑。

一、醫院檔案管理內容及意義

醫院檔案管理內容包括從醫院成立至今的發展資料、基建信息、人事信息等，是對醫院整體的信息保管平臺，對醫院管理有著重要的意義。此外，醫院檔案管理對于監控醫院發展、提升醫院工作效率等方面也起到了重要的作用，特別是通過對文書檔案的分析，可以有效調取各單位的資料信息。例如，行政管理手段、基礎設施檔案信息、黨群信息檔案等。并且醫院的文書檔案范圍廣，管理程度深，從文字影像等各方面對醫院進行管理，是醫院發展的重要資源庫。

二、醫院行政檔案管理存在的問題

（一）管理機制主次不分，檔案管理機構重疊。檔案管理形式多樣，不同行業對檔案管理有不同的管理機制。在醫院檔案管理工作中，管理機制主要以醫院文書檔案、人事檔案、病歷檔案等資料性檔案為主，但是，這些檔案在發展過程中，缺乏分清對保管內容的分類。對于醫院發展歷史、發展方向及發展前景等計劃性管理內容缺乏整理。檔案管理不僅僅是簡單的整理收集工作，其最重要的作用是對檔案內容及數據進行分析鑒定，但現今醫院檔案管理工作缺乏對檔案的實質認識，將各部分檔案分離保管，造成各科室檔案有重復保管現象，加重了檔案管理的負擔，又不能便于整理，導致檔案查找不方便。

（二）檔案專業知識匱乏，業務能力欠缺。醫院是不可缺失的服務行業，其是使人們生命得以保障的重要資源。所以，醫務人員的職責更多是如何提升專業技術、保障人們的生命安全，對于檔案信息保管方面缺乏管理意識。醫院檔案管理包括人事檔案、文書檔案、病歷檔案等多方面內容，分類管理細則多，所以，一般檔案管理人員的能力不足，無法完全區分各檔案的屬性及性質，導致檔案歸類出現邏輯混亂，造成檔案部分內容缺失或是分類錯誤，給醫院檔案資源造成系統性錯誤，重新整理更浪費時間精力。

（三）信息檔案形式不統一，檔案管理較分散。現今醫院的檔案保管形式雖然以信息檔案保管為主，但是信息技術應用的形式卻存在很大問題。其一，信息檔案整合性差。一般醫院檔案信息都是各職能科室各自管理，很少有信息共享數據的出現，但是這造成了檔案缺乏針對性管理現狀，一旦需要特殊病歷借鑒經驗，就需要翻找所有文書檔案或是病歷檔案，更不利于檔案管理。其二，信息技術應用不徹底。一般醫院檔案管理在使用過程中，只能達到收集、整理、查閱的功能，缺乏對于檔案系統的反饋分析應用，而電子信息之所以逐漸占據檔案管理的主導地位，也正是因為它便捷分析、便捷函調的特點，但醫院電子檔案缺乏專門的系統管理，比如一些病歷檔案與科研檔案分離管理，電子檔案只能搜索一方信息，對于二者相關聯的分析內容缺少，檔案管理的綜合性低。

（四）缺乏主動服務意識，檔案工作過于被動。由于醫院檔案管理未出現過大失誤，所以，醫院管理者對于醫院檔案管理的專業意識淡薄，認為醫院檔案只需要保管好各項資料、便于隨時查閱即可，沒有意識到醫院發展與檔案管理之間的必然聯系。醫院的經濟效益來源于患者的信任、醫務人員的能力及醫院公信力，這些方面在醫院歷史發展中都有相關檔案分析。但是，由于醫院缺少這種檔案管理認識，導致醫院檔案管理的歷史完整性無法保證，并且一般文書檔案保管是針對發展時期發生的事情、規章制度等方面被動的進行保管，缺乏主動可發檔案管理的意識，使很多檔案信息出現如果不進行記錄就不進行保管的問題，不利于檔案改革發展。

三、醫院檔案管理模式改革的途徑

（一）提升檔案管理意識，提高檔案管理效能。以上原因可以看出，現今醫院檔案管理模式存在諸多問題，需要合理有效地改善途徑，以此來促進醫院管理。意識是行動的來源，所以，促進檔案管理模式改革的首要方式就是提升檔案管理的意識。首先，提升醫院管理者的檔案管理意識，檔案管理人員應該將管理意見整理成發展計劃書向領導提出建議，通過檔案管理信息規劃醫院各科室發展，同時宣傳檔案管理的優點及有效手段，將檔案管理落到實處，以提升管理意識。其次，提升檔案管理人員的信息分類整理意識。因為檔案的分類有行政、人事、基建等各方面檔案信息，這些信息會有重復內容，檔案管理者需要將重復部分分塊處理，將類別差距大的內容分類保管，將信息重復的檔案建立合并檔案庫，便于檔案管理。各科室檔案收集的信息是醫院檔案工作內容的來源，只有基層檔案收集準確，才能完善檔案資料的管理，促進管理模式向系統化、規范化改革。

（二）完善檔案管理手段，建立綜合性檔案資源庫。檔案的收集與整理應該拓寬管理渠道，不應將檔案局限于基礎信息整理，要從醫院實際發展出發，加強各分類檔案信息的整合，建立統一檔案資源庫，將各科室檔案資料進行統一保管，并且可以配備一些資源分析軟件，在查找或檢閱信息時，可以出現對醫院發展前景、醫院發展歷史等方面的反饋信息，便于促進醫院發展工作，進而提升醫院的工作效率。其次，加強信息檔案的共享，各大醫院應該建立檔案共享平臺，對于一些檔案資源進行分享，提升醫院的管理效率。

（三）加強人才隊伍建設，提升醫院檔案管理的主動性。由于檔案管理人才的缺失，使醫院檔案管理發展停滯不前。所以，醫院在進行檔案管理改革時，應該不斷地對管理人員進行培訓。首先，定期對檔案管理人員培訓各方面檔案分類基礎知識，增加管理人員對醫院檔案信息的分類了解；其次，讓檔案管理人員對醫務人員進行檔案管理培訓，教導醫務人員如何便捷保存病人資料以及如何實現檔案保管的多元化，提升檔案管理的雙向發展，促進醫院檔案管理向專業化模式改革。

（四）完善管理機制發展，保證長效規范管理。原有醫院檔案管理對于檔案鑒定分析等內容缺乏完善機制，在檔案管理改革中應該重點關注。醫院檔案必須從制度上建立“收集-整理-鑒定-分析”的一體化模式，才能促進醫院管理形成科學化、規范化的管理機制。首先，應該對醫院檔案整體信息進行整合收集，建立完整的檔案資源；其次，統一規范管理，將不同類別、不同層次的信息分類整理，形成管理樹形圖，優化體制；再次，行政檔案人員對于各科室檔案進行鑒定評估，對于重點內容進行劃分，生成分析報告，進行科室評估；最后，對于各分類檔案進行分析，分析醫院整體發展的趨勢、受影響的因素都有哪些，從而形成醫院的整體分析，以檔案信息的歸類方法解決醫院管理中存在的問題。

四、結語

醫院檔案管理的內容多，較為雜亂，管理體系十分受約束。在檔案管理工作不斷發展的今天，醫院檔案管理改革刻不容緩，面對現今醫院檔案管理意識差、信息技術應用性低、管理機制不完善的現狀，應該從專業性、信息性、管理機制等方面進行改革，以確保醫院檔案管理模式的科學化、合理化發展，提升資源的合理分配效率。

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