電子文件對醫(yī)院檔案管理工作的影響探析

文/新疆克拉瑪依市中心醫(yī)院　何麗

電子文件對醫(yī)院檔案管理工作的影響探析

文/新疆克拉瑪依市中心醫(yī)院何麗

隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟水平、科技水平的不斷提高，電子檔案逐漸應(yīng)用到人們的工作之中。電子文件作為信息時代的產(chǎn)物無疑對傳統(tǒng)檔案工作造成了不小的影響。文章就電子文件在醫(yī)院檔案管理中的影響進行了比較深層的探析。

電子文件；醫(yī)院檔案管理；影響

電子文件指的就是人們利用電腦來傳輸、處理、操作數(shù)據(jù)，按照一定的格式記錄數(shù)據(jù)，最終把數(shù)據(jù)以代碼的形式進行組合，形成數(shù)字的、文本的、圖文的信息進行傳遞的方式。由于其操作具有一定的技術(shù)性，應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理中有利也有弊，醫(yī)院傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理也面臨了挑戰(zhàn)與機遇并存的境地。

一、電子文件的特點

電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比有以下幾種特點：第一，電子文件顯示的信息不夠直觀，必須要依靠現(xiàn)代化的辦公手段的輔助才能獲得信息。第二，醫(yī)院可以安裝統(tǒng)一的辦公系統(tǒng)輔助電子文件進行信息查詢，并對信息進行快速處理。第三，電子文件在信息的存儲上具有一定的優(yōu)勢，它不同于紙質(zhì)文件對環(huán)境的溫度、濕度要求很高，電子文件存儲時間長，沒有特殊的環(huán)境要求，不易損壞。

二、電子文件對醫(yī)院檔案管理工作的影響

（一）電子文件給醫(yī)院檔案管理工作帶來了機遇。電子文件的應(yīng)用，無疑在很大程度的上提高了醫(yī)院的工作效率，也加快了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，傳統(tǒng)形式的檔案管理以病例本為單位，每個病人有自己的病例記錄，內(nèi)容類型混亂，整理繁瑣，信息應(yīng)用主要依靠手工操作，速度慢，效率也低。電子文件將醫(yī)院的各類信息進行整合處理，形成一條條信息線索，在醫(yī)院實際的應(yīng)用中可以方便快捷的對信息進行檢索。對于信息的存儲，電子文件具備內(nèi)容與載體分離的性質(zhì)，文件數(shù)據(jù)以單元的形式進行分類存儲，以便于以后的信息編輯、檢索與傳遞。由于電子文件依靠的載體是計算機，所以其傳播速度也相當(dāng)快，傳播過程中也不易損壞總體來講電子文件的應(yīng)用在很大程度上提高了醫(yī)院檔案管理工作的效率，同時也促進了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

（二）降低了醫(yī)院檔案管理工作的成本。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子文件管理很大程度上降低了醫(yī)院檔案管理的支出。電子檔案主要依靠計算機進行操作，傳播，存儲的序列碼，對于信息的管理主要是依靠文檔一體化的框架，通過計算機的信息監(jiān)控系統(tǒng)對信息進行自動化的一系列處理，最終對信息進行磁帶、光盤、磁盤形式的存儲，最后進行統(tǒng)一保管，這樣的檔案管理形式不僅避免了信息的重復(fù)整理，還省去了很多人力、物力等方面的資源。

（三）提高了檔案的檢索速度，實現(xiàn)了資源共享。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的應(yīng)用，辦公的自動化進程也逐步實現(xiàn)，傳統(tǒng)醫(yī)院辦公模式中的審核、簽發(fā)等許多過程都可以通過計算機與互聯(lián)網(wǎng)進行作業(yè)，使得醫(yī)院的檔案管理工作逐步走向無紙化。整個數(shù)字化的辦公系統(tǒng)讓醫(yī)院工作者可以在任何時間任何地點以網(wǎng)絡(luò)為依靠進行工作，這不僅方便了醫(yī)院處理一些緊急情況，也使得醫(yī)院的信息資源得到共享。

三、電子文件在醫(yī)院檔案管理工作中的發(fā)展對策

（一）與時俱進，使新手段更好的融入到實踐中。電子文件作為當(dāng)今社會現(xiàn)代化發(fā)展的必然產(chǎn)物，被應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理中更是必然。在應(yīng)用傳統(tǒng)技術(shù)的同時不斷融入新技術(shù)、新手段，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，提高工作效率。

（二）謹慎工作，加強醫(yī)院檔案的安全管理。信息技術(shù)在方便大眾的同時，對信息的私密性也造成了一定的影響，程序或者系統(tǒng)的突然故障會造成嚴重的損失，因此，醫(yī)院要加強檔案管理安全憂患意識，規(guī)范管理制度，設(shè)立專人管理，形成多方位、多角度的安全保障措施；文件保存也要進行數(shù)據(jù)的加密以及備份，首先要對文件進行事先的備份處理以及鏡像處理防止文件的丟失，其次要對文件進行加密，以防止文件的篡改、非法利用或者蓄意破壞等，最后運用殺毒軟件進行定期殺毒。這些措施都可以大大提高醫(yī)院檔案管理工作的安全性。

（三）提高醫(yī)院檔案管理工作者的素質(zhì)。針對新時代信息化產(chǎn)物，必須要配備一些具有時代素質(zhì)的技術(shù)型管理人才，對于經(jīng)驗值低的年輕工作者，醫(yī)院應(yīng)進行專業(yè)培訓(xùn)，形成醫(yī)院電子檔案管理的專項人才。對于年長的檔案管理人員要充分利用業(yè)余時間進行專員專訊，工作手段更新的同時工作人員素質(zhì)也要隨之更新，這樣才能更好的實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化。

四、結(jié)論

現(xiàn)如今的社會wifi網(wǎng)絡(luò)隨處可見，工作中也離不開計算機，醫(yī)院作為國家重點單位實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化更是刻不容緩，醫(yī)院在創(chuàng)新形勢下要抓住這個機遇，形成醫(yī)院電子檔案管理的新模式，在此基礎(chǔ)上不斷發(fā)展，不斷更新，使電子檔案隨著時代的發(fā)展而進步。提高醫(yī)院工作效率，更好的服務(wù)人民。

［1］王新立.淺析醫(yī)院檔案管理電子文件的應(yīng)用［J］.中國衛(wèi)生標準管理，2014（6）.

［2］李鑫.淺談檔案管理中電子文件的應(yīng)用流程——以醫(yī)院為例［J］.中國集體經(jīng)濟，2011（18）.