新時期民政檔案信息化的管理與利用

文/吉林省四平市社會福利院 姚洋

檔案管理的信息化是一種新型的檔案管理形式，以信息化模式和社會化服務為重點，相對于傳統的檔案模式來說，這種檔案更便捷、利于保存和修改，還可以通過網絡進行快速查詢和傳遞，從而增強檔案管理的利用，使檔案管理成本大大降低。在信息化建設的大背景下,民政部門為了全面推進民政系統檔案工作,必須加大民政檔案信息化建設的力度,以高新技術為支撐，更好地適應信息化社會對民政檔案工作的需求。

近年來，由于國家的政策支持和科技的迅猛發展，民政檔案信息化工作取得了一些進步。但我們也必須認識到，其中存在的一些問題：

一、思想認識不足，沒有重視檔案信息化的作用

雖然很多民政部門對提高了對檔案工作的重視，加大了資金投入，但就檔案信息化而言，管理意識仍然薄弱，部分領導對檔案信息化建設認識不足，投入不夠，對信息化業務知識和法律法規知之甚少。民政部門仍習慣運用手工操作來處理日常檔案工作。很多基層單位即使已經安裝了檔案信息管理系統，也會因為無法操作或安裝不便而放棄使用。在相關的信息化檔案法律法規方面也不夠重視，一些地方民政部門只有文件材料的歸檔制度，對于檔案信息化管理也沒有規范統一的辦法和標準。

二、環境設施不完善，不具備信息化檔案管理的條件

從檔案信息化的設施環境來講，由于硬件配備需要投入經費較大，后期維護成本偏高，所以檔案信息化設備不夠完善。民政系統各基層單位使用的電腦規格各異，難以統一，各地沒有形成一個通用的檔案信息管理軟件系統，這些客觀因素都在一定程度上制約了檔案信息電子化的發展。從信息化人才建設環境來講，部分檔案工作人員不易接受新事物，對信息化管理的必要性認知不足，專業理論水平有限，缺乏計算機基礎應用、數字化技術、網絡技術、現代檔案管理技術等業務新知識，致使檔案信息化建設工作不夠深入，影響了檔案信息化建設工程總體進程。

三、信息化檔案利用度低，難以突出民政工作特點

民政工作檔案不僅數量較大、種類繁多、具有較強專業性，而且民政檔案不同于其他檔案，具有一定的社會功能屬性，是民眾辦理各種業務的信息支撐。當前的民政檔案信息化服務，只是按照普通檔案標準來實現，沒有強調檔案利用中為民服務的特色。檔案只面向內部查閱，對于一些可以公開的部分沒有合理利用信息化平臺向民眾公開。在檔案信息化工作中沒能突出民政工作應具有的多元性、社會性和群眾性的特點。

以上問題存在的原因是多方面的，因此，必須采取相應措施，加強民政檔案的管理與利用。

（一）提高思想重視，健全檔案信息化規章制度。各級民政部門應不斷增強檔案管理的信息化意識，在開展民政工作的同時，也要重視檔案信息化的建設，把信息化作為檔案工作目標考核的重要指標，逐步構建起各地檔案信息平臺，提升工作水平和工作效率。根據《檔案法》的相關規定，結合民政系統工作實際，完善檔案信息化管理的規章制度，使檔案信息化工作朝著規范化、科學化、現代化方向發展。

（二）完善相關設施，加強檔案信息化人才建設。加大資金支持，完善計算機、掃描儀、打印機等檔案信息化硬件設施。加大檔案信息化資源共享范圍，配置與檔案管理相適應的軟、硬件設施。強化人才隊伍建設，積極組織檔案業務人員參加檔案信息化等知識培訓，把檔案信息化建設加強相關信息技術學習，增強檔案工作人員的信息化素質和技術能力。

（三）利用信息化特點，突出民政檔案工作特色。積極探索民政檔案信息化工作新模式，充分突出為民服務的特色。對各種檔案按照服務類型進行掃描、轉換和整合，逐步建立開放性與服務性有效結合的信息數據平臺，隨時隨地可進入民政檔案信息化系統進行查詢和檢索。在做好檔案入檔，歸檔的基礎上，對一部分資料進行公開，讓民眾可以通過網絡、手機等形式進行查詢，充分突出民政檔案特點，有效提高服務的質量和效率。

總之，民政檔案工作應抓住新時期檔案信息化建設和民政工作創新的有利契機，以為民服務、改善民生為民政檔案工作的出發點，努力把檔案信息化服務打造成為民政工作的新亮點。

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