信息化條件下改進檔案管理工作的途徑

文/山西興能發電有限責任公司 王文莉

隨著信息技術的迅猛發展，人類進入了信息時代，信息在經濟社會和人民生活中發揮著巨大作用。信息資源已成為經濟社會發展的首要資源，信息化、網絡化建設工作是擺在檔案部門和檔案管理人員面前的一項重要的基礎工作。電子檔案的大量生成，給檔案管理工作者提出了新課題，傳統的檔案管理模式已不適應數字化檔案管理的需要，檔案管理工作者們必須轉變觀念，認真學習信息技術知識和網格技術知識，與時俱進，不斷改進檔案管理工作的方式和方法。

一、保證經費投入，加強基礎設施建設

“工欲善其事，必先利其器”。檔案信息化建設，首先要加強基礎設施建設。基礎設施建設主要包含以下兩方面：

（一）選用適合的檔案管理軟件。要實現檔案信息化管理，就必須選用一款適合的檔案管理軟件。目前，市面上做檔案管理軟件的公司很多，品牌也很多，免不了魚龍混雜，因此，檔案工作者首先要梳理好各項檔案工作流程，明確需要軟件實現的功能，然后再根據需要去選擇適合自己工作實際的軟件產品。檔案管理有專門的軟件，并且功能齊全，幫助檔案管理工作者對檔案進行收集、篩選、分析整理等工作，并能輔助實體管理及根據用戶特殊要求增擴其他相應功能。在選擇檔案管理軟件時，要遵循“規范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作的需要，又要兼顧將來技術發展的趨勢。一個好的檔案管理軟件能讓檔案管理工作有條不紊、省時省力、一次輸入多次輸出，幫助檔案工作者成倍提高工作效率。

（二）配備必要的檔案數字化設備。如計算機、高速掃描儀、數碼相機、刻錄機等，這些是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。數字化設備投入不足，直接影響檔案數字化工作的質量和進度，檔案信息化建設也會發展緩慢。

二、轉變傳統的檔案管理模式

傳統的檔案管理模式多為人工操作，工作量較大，且費時費力。隨著信息技術的發展和辦公條件的不斷改善，特別是計算機、光盤、多媒體等技術的應用，加快了由傳統檔案管理模式向檔案信息化建設的轉變步伐，特別是信息網絡技術的運用，極大的減少了檔案管理工作中瑣碎的事情，提高了工作效率。檔案管理工作必須轉移工作重心，做好以下兩方面工作：

（一）對館藏檔案進行數字化加工，這是一項長期的工作。檔案數字化工作要有計劃、有選擇地分步實施：從時間上來說，應當由近及遠逐年進行，先把近期的檔案數字化，再逐步按年代往前推進。從內容上來說，應當先把利用頻繁的、瀕危的檔案數字化，然后再數字化其他的。先做目錄數字化，再做全文數字化。按照“以我為主”原則，堅持先把本單位的文件數字化，然后再進行上級單位和其他單位利用頻繁檔案文件的數字化。根據企業近期檔案利用統計情況和發展趨勢確定數字化的先后順序，突擊完成急用檔案數字化任務。

（二）做好電子文件的采集和接收。要制定科學的電子文件管理標準，嚴格控制電子檔案的可轉換性，以保證電子檔案的安全。

三、提高檔案工作者的素質

社會是不斷的發展的，檔案管理工作也要與時俱進，隨著網絡信息技術的發展，已經在檔案管理工作中得到了普遍的應用，極大的提高了檔案管理工作效率，同時也提出了對檔案管理工作更高的要求。為做好信息化條件下的檔案管理工作，檔案工作者就從以下幾個方面做起：

（一）加強政治素質修養。檔案管理工作者首先要具有職業道德，檔案對每一位員工來說是至關重要的，因此檔案管理工作者必須要對每一位員工負責，保證檔案的準確無誤，同時檔案管理工作有很強的政治性，必須要以國家的利益為一致，加強工作者的責任感，要積極進取，加強自身的職業技能，推動創新，愛崗敬業，勤勤懇懇，不計名利，在平凡中創造不平凡。信息化條件下，檔案信息的安全問題更加要求檔案工作者具有良好的政治素質和職業道德。檔案工作者要不斷增強自身的安全意識，在檔案信息的管理過程中，自覺采取安全防范措施。

（二）保持嚴謹的工作作風。隨著科學技術的快速發展，信息化技術在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，但也對檔案管理工作者提出更高的要求和標準，因此檔案管理工作者必須要保持嚴謹的工作作風，注意細節，謹小慎微。從檔案管理實現數字化管理的角度而言，檔案管理也是一項繁瑣、巨大的工程，因此這就要求檔案管理工作者掌握各項的技能，并且檔案管理工作需要投入大量的人力、物力、財力。在紙質檔案實現數字化轉換和處理過程中，檔案工作者要付出更大的耐心和細心，

（三）掌握過硬的業務技能。檔案工作者要適應現代化管理的需要，不僅要具備一定的科學文化知識，還應努力學習檔案學理論知識以及一些自然科學、社會科學及邊緣科學的專業知識。檔案信息化條件下，檔案工作者還必須熟悉計算機方面的基礎知識，懂得規范準確地使用檔案軟件，能熟練操作各種信息化設備，最好能掌握一門外語，所以要樹立終身學習的觀念，加大繼續教育的力度，堅持學以致用的原則，掌握過硬的業務知識和技能，以適應檔案信息化管理的需要。

四、結語

信息化條件下，只有不斷改進檔案管理工作，提升檔案管理的層次和工作效率，才能順應時代的發展，快速準確地向社會提供有利的信息資源，推動社會進一步發展。