高職院校檔案管理信息化現(xiàn)狀和研究

文/上海城市管理職業(yè)技術(shù)學(xué)院　郭佳

高職院校檔案管理信息化現(xiàn)狀和研究

文/上海城市管理職業(yè)技術(shù)學(xué)院郭佳

高職院校在不斷發(fā)展的過(guò)程中隸屬的院、系、處、室也在不斷增多，學(xué)科、專(zhuān)業(yè)的多樣化也在日益展現(xiàn)，與此同時(shí)隨之呈現(xiàn)的是檔案管理工作的多層次性和網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)性需求，則使得高職院校的檔案管理工作轉(zhuǎn)向信息化發(fā)展。然而高職院校檔案工作存在的普遍性問(wèn)題如群體檔案的意識(shí)淡薄，檔案工作相對(duì)滯后，技術(shù)手段相對(duì)落后，檔案利用內(nèi)容和方式單一，編研工作停留在淺層次等也在影響著高職院校檔案管理信息化的發(fā)展。

高職院校；檔案管理；信息化；研究

一、高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

高職院校多由一些中等職業(yè)學(xué)校合并、成人高校轉(zhuǎn)制而來(lái)，其辦學(xué)體制、辦學(xué)格局的轉(zhuǎn)變，使得檔案管理工作也產(chǎn)生了諸多問(wèn)題。

（一）群體檔案意識(shí)淡薄。高職院校從成立之初，學(xué)校的中心工作就是教學(xué)，檔案工作只是在高職高專(zhuān)人才培養(yǎng)等評(píng)估過(guò)程中發(fā)揮一下作用，過(guò)后又束之高閣，檔案工作的重要性沒(méi)有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生員工們所重視，導(dǎo)致全員檔案意識(shí)淡薄，普遍對(duì)檔案都存在“說(shuō)起來(lái)重視，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的狀態(tài)，檔案管理工作列不上議事議程，檔案管理所需要的硬件設(shè)施跟不上院校發(fā)展的需要，檔案管理人員也往往都是兼職做檔案管理工作，工作重點(diǎn)往往也不能傾向于檔案管理，使得檔案管理流于形式，一些有價(jià)值的檔案流失。

（二）檔案信息化程度較低。雖然一些高職院校已經(jīng)意識(shí)當(dāng)前社會(huì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日新月異的發(fā)展，但是檔案管理的信息化在高職院校中的應(yīng)用還是較為匱乏，一方面是由于對(duì)檔案管理重視程度不夠使得對(duì)檔案管理技術(shù)設(shè)備的投入不足，另一方面檔案管理人員的管理方式還停留在基礎(chǔ)性工作中，缺少現(xiàn)代化管理理念，特別在目前電子文檔迅速增加的情況下，缺少相應(yīng)的電子檔案管理技術(shù)。

（三）檔案利用內(nèi)容形式單一。高職院校往往只把檔案利用看成一種工具而非服務(wù)，這樣的觀(guān)念使得檔案管理人員安于現(xiàn)狀，而不會(huì)積極參與，不會(huì)留意利用者的需求進(jìn)行分析研究，不能掌握利用需求的發(fā)展規(guī)律，不能積極主動(dòng)的為學(xué)校和社會(huì)提供內(nèi)容豐富、形式多樣的服務(wù)，只能局限于上門(mén)查檔的被動(dòng)服務(wù)。

二、如何提升高職院校檔案管理工作信息化

（一）檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)。目前大多數(shù)高校的檔案管理處于紙質(zhì)檔案管理水平，但是現(xiàn)在是數(shù)字化、信息化社會(huì)，高校需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的本質(zhì)就是實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化。信息數(shù)字化需要把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移到電腦磁盤(pán)上，用磁盤(pán)來(lái)存儲(chǔ)師生的個(gè)人信息，相比于紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，這種方式不僅快捷而且安全。此外，檔案信息化實(shí)現(xiàn)了個(gè)人信息自動(dòng)檢索功能，只要輸入個(gè)人基本信息就可以迅速找到所需檔案，不需要再找來(lái)找去。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)，只要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，檔案管理就突破傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的枷鎖。

檔案信息化是伴隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展來(lái)的。由于檔案信息化，所以大量的數(shù)據(jù)接踵而來(lái)，這需要計(jì)算速度極快的計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)這些大數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位多角度的管理。利用現(xiàn)代化傳媒技術(shù)我們可以把傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖片轉(zhuǎn)化為電子版的，這些電子圖文可以存儲(chǔ)在光盤(pán)、U盤(pán)等存儲(chǔ)器上，統(tǒng)計(jì)各種數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索功能。

（二）檔案管理信息化團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案的信息化建設(shè)是一個(gè)全新的系統(tǒng)工程，信息化建設(shè)需要有專(zhuān)業(yè)的檔案信息人員推進(jìn)與發(fā)展，檔案信息化使得紙質(zhì)文件電子化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化以及文件管理動(dòng)態(tài)化，這需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想理念、與時(shí)俱進(jìn)，跟上信息化的步伐，只有這樣才可以使高校全面建設(shè)信息化檔案。所以，檔案信息化管理對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能以及職業(yè)素養(yǎng)要求更高。

第一，檔案管理工作者需要較高的政治思想覺(jué)悟，檔案是一個(gè)人身份的象征，它決定著個(gè)人職業(yè)道路的發(fā)展，檔案管理人員需要具備責(zé)任感和服務(wù)感，他們是為高校師生服務(wù)的團(tuán)隊(duì)，需要有敬業(yè)奉獻(xiàn)的精神和全心全意為人民服務(wù)的思想理念；第二，檔案的數(shù)字化和信息化使得從事檔案管理工作者需要一定的計(jì)算機(jī)技能，了解一些計(jì)算機(jī)常識(shí)。從管理角度來(lái)說(shuō)，檔案信息化就是改變?cè)瓉?lái)的檔案管理的方式，傳統(tǒng)的檔案管理需要檔案管理人員管理紙質(zhì)檔案，現(xiàn)代的管理檔案方式是利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)檢索管理。此外，高校在實(shí)現(xiàn)檔案信息化的過(guò)程中需要培養(yǎng)大量的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，需要他們學(xué)習(xí)基本的信息化檔案管理的理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的基本規(guī)律，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理檔案的方法。

（三）檔案管理信息化安全建設(shè)。隨著檔案信息資源的迅速增長(zhǎng)、網(wǎng)絡(luò)資源的不斷豐富，信息技術(shù)逐漸表現(xiàn)出各種脆弱性的問(wèn)題，同樣檔案的信息化建設(shè)也面臨各種安全性問(wèn)題，如網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬程序、黑客、垃圾郵件；檔案信息應(yīng)用及加工中的安全問(wèn)題；檔案管理部門(mén)內(nèi)部安全隱患等。

因而完善檔案信息化管理的制度，讓檔案信息化工作有法可依，有理可循，保證檔案信息的安全，根據(jù)不同層次利用人員確定不同利用范圍，以確保電子檔案的安全保管和有效利用并重。

三、結(jié)語(yǔ)

高職院校的檔案管理只有以良好的基礎(chǔ)工作為前提，抓住機(jī)遇，建立行之有效的管理體制，提升管理人員素質(zhì)，改善管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，積極創(chuàng)新、提高信息處理能力，才能更好的發(fā)揮檔案管理信息化功能，為高職院校的教學(xué)、科研、管理服務(wù)，形成良性循環(huán)，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值，高職院校的檔案事業(yè)也會(huì)不斷提升進(jìn)步。

［1］鄭毅，房琳.基于高校基建檔案管理的進(jìn)一步思考［J］.成都紡織高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)，2014（01）.