淺談教學(xué)檔案的有效性管理

文/邊防學(xué)院 李璐

淺談教學(xué)檔案的有效性管理

文/邊防學(xué)院 李璐

隨著形勢的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)達(dá)，教學(xué)檔案的管理模式也需要進(jìn)行改革與創(chuàng)新。本文就如何實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的規(guī)范管理和促進(jìn)教學(xué)檔案信息的有效利用方面提出一些可行性措施。希望能給高校教學(xué)檔案管理以有益的啟示與借鑒。

教學(xué)檔案管理；規(guī)范化；有效性隨著形勢的不斷發(fā)展，信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，教學(xué)檔案管理必須更新理念，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案模式不斷創(chuàng)新，對教學(xué)檔案管理的信息資源進(jìn)行有效的整理與挖掘，強(qiáng)化教學(xué)檔案的制度與規(guī)范化管理，使教學(xué)檔案不出現(xiàn)斷檔、缺損現(xiàn)象。使教學(xué)檔案為教育教學(xué)的管理與研究以及提升教育教學(xué)質(zhì)量提供有效的參考資料與信息，發(fā)揮教學(xué)檔案的有效價值。

一、強(qiáng)化教學(xué)檔案的規(guī)范與完整性管理

保障教學(xué)檔案的完整與規(guī)范是發(fā)揮其價值作用的前提，必須從做好基礎(chǔ)性的工作入手，做好收集、整理與歸檔等工作。教學(xué)檔案是一種重要的教育資源，要把這種資源轉(zhuǎn)化為信息優(yōu)勢，才能有效推動教育教學(xué)的改革與發(fā)展。首先，必須保障教學(xué)文件資料的完整、齊備。這就需要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理與教學(xué)計劃相結(jié)合，與教育教學(xué)制度相結(jié)合，與管理人員的崗位責(zé)任考核相結(jié)合，使教學(xué)檔案管理真正納入制度管理的軌道，為教師完成教學(xué)任務(wù)、進(jìn)行教學(xué)教研、教育教學(xué)評估等提供及時的材料參考。其次，必須保障教學(xué)檔案材料管理的規(guī)范化。隨著教育教學(xué)活動的開展，會不斷產(chǎn)生更多更新的教學(xué)材料，這些教學(xué)材料必須及時地進(jìn)行歸檔管理，使其成為進(jìn)行教育教學(xué)研究的重要信息資源，成為師生交流、傳遞信息的工具。教學(xué)檔案的管理必須落實(shí)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)的原則，才能保障有效地開發(fā)與利用。根據(jù)檔案管理相關(guān)要求，對教學(xué)材料必須科學(xué)、有序地做好歸檔工作，檔案編號要齊全，排架要有序，入庫要規(guī)范。主動地做好存檔工作，收集資料要及時，分類要科學(xué)，組卷要分類，電腦錄入保證準(zhǔn)確無誤。

二、通過科學(xué)的開發(fā)利用發(fā)揮教學(xué)檔案的有效作用

采取措施保障教學(xué)檔案的有效開發(fā)與利用，才能以促進(jìn)教育教學(xué)等工作的有效開展。教學(xué)檔案以文字、圖表、音像等為載體集結(jié)了學(xué)校教育教學(xué)資料信息，其中有教育教學(xué)改革的成功經(jīng)驗(yàn)，也有改革中的失敗的教育，同時也記錄了學(xué)生成長的過程以及取得的學(xué)業(yè)成績。檔案資料的有效開發(fā)利用，對于學(xué)校教師與學(xué)生進(jìn)一步優(yōu)化教育教學(xué)模式提供有效的信息資料，為促進(jìn)教育教學(xué)改革的進(jìn)程提供有效地參考依據(jù)。這就需要通過對教學(xué)檔案的有效開發(fā)，使其發(fā)揮最大的教育教學(xué)效益，要通過對管理模式的改革，使原來傳統(tǒng)的服務(wù)模式向著現(xiàn)代化的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，提高服務(wù)的主動性。

（一）加強(qiáng)對教學(xué)檔案的研編，提高檔案使用價值。做好教學(xué)檔案的編研工作，可以使檔案資源更有效，更能促進(jìn)檔案管理材料的開發(fā)與利用。也是挖掘教學(xué)檔案潛在功能的重要途徑。這就需要深入教育教學(xué)一線了解教育教學(xué)情況，以保障所搜集資料的時效性、有效性與完整性，并對這些信息進(jìn)行綜合分析、研究，根據(jù)資料的不同類型進(jìn)行整合、分類，使一些零碎的資料整體化、系統(tǒng)化。使一些靜態(tài)的資料動態(tài)化，保障檔案資料開發(fā)的有效性與針對性。同時，檔案管理人員要了解一線教育教學(xué)活動與研究的需求，根據(jù)需要將資料信息及時地發(fā)布到全校，為學(xué)校教師、學(xué)生及各部門提供便捷與及時的服務(wù)。要提高教學(xué)檔案信息資源的有效性與針對性，檔案人員還必須對文獻(xiàn)進(jìn)行加工處理，例如，可以使一次文獻(xiàn)與二次文獻(xiàn)加工發(fā)展為三次文獻(xiàn)。使信息更具系統(tǒng)性、權(quán)威性，編研工作要重點(diǎn)突出，致力于對重要的、頻繁使用的教學(xué)檔案資料的重點(diǎn)編研。例如經(jīng)常使用的上級文件匯編、專業(yè)設(shè)置、學(xué)籍變更等等資料，都要進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的進(jìn)行編研，為教育教學(xué)活動的開展及學(xué)校一切管理活動提供重要依據(jù)。

（二）多方開發(fā)檔案資源，實(shí)行主動服務(wù)。要提高檔案資源的利用率及針對性，一是必須對作為檔案使用者的學(xué)校各部門、教師、學(xué)生等進(jìn)行深入了解，了解檔案使用者的需求，并且根據(jù)需求編研和發(fā)布有效的檔案信息，提高檔案資源管理的實(shí)效性。二是要了解檔案使用者在使用過程中的情況，及時獲取檔案使用者在利用信息方面出現(xiàn)的問題，聽取檔案使用者對檔案信息的評價，并且根據(jù)這些反饋信息不斷改進(jìn)檔案管理模式，提高檔案管理的有效性。三是要提高服務(wù)理念，主動為檔案利用者提供服務(wù)。四是加強(qiáng)教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理。學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)，學(xué)校要創(chuàng)建教學(xué)檔案信息專項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)專項(xiàng)內(nèi)容，設(shè)置功能強(qiáng)大的搜索引擎，使得學(xué)校各部門能及時暢通地了解教學(xué)檔案信息、使用教學(xué)檔案信息。同時，要擴(kuò)展信息檔案搜集的主體，學(xué)校各部門、教師、學(xué)生都應(yīng)成為信息提供的主體，向?qū)W校檔案部門及時提供教學(xué)信息。學(xué)校檔案部門是檔案信息的發(fā)布中心，對于學(xué)校信息進(jìn)行及時的加工處理，并且規(guī)范網(wǎng)絡(luò)上傳，確保檔案信息的快速有效。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上借閱、網(wǎng)上檢索能功能，使教學(xué)檔案管理信息共享，為學(xué)校、社會提供迅速而便捷的服務(wù)。

總之，教學(xué)檔案管理的主要是為了給學(xué)校的教育教學(xué)改革等提供有效的信息支持，這就需要加強(qiáng)教學(xué)檔案的開發(fā)與利用，確保教學(xué)檔案信息的有效性。檔案人員要根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展的新形勢，創(chuàng)新管理觀念，提高檔案的利用率與利用價值，提倡主動服務(wù)，并且要進(jìn)一步探索現(xiàn)代化的檔案管理與開發(fā)模式，更好地提高教學(xué)檔案管理水平與教學(xué)檔案信息的利用價值。

[1]劉俊.高校檔案管理和利用策略[J].北京教育學(xué)院報,2011(06).

[2]鄒琦.高校二級院系教學(xué)檔案管理體系構(gòu)建工作探析[J].遼寧科技學(xué)院學(xué)報,2011(03).