新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作探討

□ 劉曉卓

檔案包括國家機構、社會組織和個人的各種活動的總和，不論是政治、經濟還是文化、教育活動，只要其有保存價值，都可以以文字、圖表或聲像的形式記錄下來。檔案管理是對這些資料的整理和保管工作，主要用于服務國家政策需要，合理利用檔案為各項事業提供便利。

一、新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理問題

1.忽視勞動保障檔案管理

我國人口多數量大，相對來說，勞動人口數量巨大、結構復雜，勞動保障檔案數量多且工作程序煩瑣。現實的檔案管理工作中，缺乏必要的硬件支持，有些檔案管理處室沒有及時將檔案進行歸檔或者保存時出現失誤，最后導致檔案丟失。

2.缺乏完善的管理機制

社會保障檔案管理涉及多個領域，多數檔案管理模式是將社會保障檔案分為不同的類型，由不同的部門保存和管理，這種傳統的檔案管理模式沿用了許多年。該模式有一定的合理性，但是由于社會保障檔案的多方分配管理，為了實現檔案信息的共通性，要求各個部門高效溝通、互相配合，但現實情況卻是每個部門相互獨立、缺乏溝通，所以社會保障檔案管理困難。同時，這種模式將一個人的不同檔案分開管理，增加了工作人員的工作量，也為單位的社會保障管理帶來了不便，不適應新形勢下社會發展的需要。

3.缺乏先進的管理模式

我國幾十年來一直沿用傳統的檔案管理模式，將檔案按照卷數整理，具有一定的科學性，但是也存在許多問題，隨著檔案數量逐漸增多，巨大的工作量導致檔案管理工作極易出錯。同時，檔案由多人經手且保存卷內容不夠明確，為后期使用帶來不便，也增加了工作交接量。目前，全國范圍內的人力資源和社會保障局的檔案管理工作普遍缺乏先進的管理模式，檔案管理效率普遍較低。

二、人力資源和社會保障局檔案管理工作的重要性

從宏觀方面而言，檔案管理工作是國家治理的重要基礎工作，為各項事業的發展提供了人力保障。檔案管理也關系到民生發展、關系到黨和國家的各項事業、關系到社會的和諧與穩定。從微觀層面來講，檔案管理工作可以幫助企業員工實現晉升，幫助學生展現自我，也可以幫助農民找到合適的崗位，并幫助勞動人口獲得薪酬和各種社會保障。近年來，隨著經濟社會的迅猛發展，國家人事制度改革不斷推進，檔案管理工作發展迅速，檔案管理人員以現代科技手段為技術支撐，以各種標準對檔案進行分類，使檔案工作成為一個成體系的檔案管理系統。新時期的檔案管理工作具有新的時代特征，現代化設備的使用和檔案種類的增多對檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求。檔案管理新形勢要求創新檔案管理模式，加強檔案管理人員的業務知識和綜合能力培訓。

三、人力資源和社會保障局做好檔案管理工作的對策

1.轉變觀念，重視檔案管理工作

人力資源和社會保障局要做好檔案管理工作，需要轉變觀念，從思想上重視這項工作。首先要做好檔案管理的宣傳工作，積極爭取政府相關部門的支持，加大人力、物力和資金的投入力度。其次要建設綜合檔案室，不僅便于檔案信息的收集和后期完善，也有利于確保檔案的完整度達到標準，同時為組織工作提供便利，有利于形成檔案管理系統并促進檔案管理工作的規范化，使人力資源和社會保障局的檔案管理工作成為一項制度性工作。

2.落實好機構建設工作

人力資源和社會保障局的檔案管理是一項復雜煩瑣的工作，需要大量的專門人員。檔案部門應該嚴格按照需要配備足夠的專業檔案管理人員，專門負責人力資源和社會保障局的檔案管理工作，并且要實現分工明確、分崗分責，避免因人手不足導致工作不順暢甚至發生失誤的現象出現。除此之外，人力資源和社會保障局的檔案管理工作要嚴格按照檔案管理工作的具體需要設置檔案室，并且要配備各種必需的設備和管理用具，科學合理地分配檔案管理的物資資源，充分利用好電子檔案信息系統，堅決杜絕人力物力資源的浪費。

3.提高檔案管理人員的專業素質

新形勢下，計劃經濟時代沿用下來的傳統的檔案管理模式過于陳舊，無法適應社會發展的需要。檔案管理人員普遍年齡較大，知識體系陳舊，不具備先進的管理理念和管理方式。隨著檔案管理先進設備的引進和業務的增多，檔案管理人員的素質顯然已經跟不上時代發展的需求。所以，各地人力資源和社會保障局必須組織檔案管理人員學習新的檔案法律法規，同時提高管理人員的責任意識和法律意識，更新管理理念，學習先進的管理技術和管理方法，提高其專業知識，促進檔案管理工作的發展。在這個過程中，要重視理論與實踐相結合，在實踐新的管理方法的過程中不斷提高工作效率。為了提高檔案管理隊伍的的整體水平，優化其專業素質結構，還應該招聘一些具有現代管理理念、掌握現代信息技術的青年人才。

4.建立健全運行機制

人力資源和社會保障局檔案管理體系的建立涉及多個領域，醫療、養老、生育和失業等保險種類繁多，數量巨大。要做好這些檔案的管理工作需要建立完善的管理機制、規范的管理制度、合規的教育機制、科學的約束機制和積極的激勵機制。同時，對檔案管理工作人員要開展定期培訓，保證所有上崗人員都經過專業的學習與培訓，以此保障工作的高效開展。

5.強化信息化管理

人力資源和社會保障局的檔案管理工作應實施信息化管理，盡量使用電子檔案，有利于提高管理效率，也解決了傳統檔案易磨損、不能長久保存等問題。不僅經濟上節能高效，促進了檔案管理的現代化、科技化和智能化，也使檔案整理工作更加簡潔，為檔案管理人員減輕了負擔，為檔案管理的現代化奠定了基礎，在人力資源和社會保障局檔案管理工作創新方面，具有時代意義。

為提高人力資源和社會保障局檔案管理的現代化水平，首先應保證檔案管理的標準化，這就需要在檔案管理工作中積極引入先進的信息技術，各部門各崗位嚴密分工，積極合作。新形勢下，檔案管理必須適應信息時代的需求，實現檔案信息共享。網絡交流成為實現檔案信息化的基礎，要制定統一的標準來規范網絡溝通和信息共享工作，不論是檔案信息的交換、傳遞還是基于特定需要的信息共享，都要制定檔案管理標準，實現檔案管理的標準化，最終形成信息化檔案管理體系。不僅保證了檔案現代化管理的高效性，也有助于保護檔案不會丟失或者被非法獲取利用。

總之，新形勢下，我國人力資源和社會保障局的檔案管理工作具有非常重要的地位和作用，但現實層面仍存在很多問題，如忽視勞動保障檔案管理、缺乏完善的管理機制、缺乏先進的管理模式，等等。做好新時期的檔案管理工作，需要轉變觀念、落實機構建設、提高檔案管理人員的專業素質、建立健全運行機制、強化信息化管理，保證新形勢下檔案管理工作的高效性和系統性。

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