學校檔案信息化建設的制約因素與對策

文/廣東清遠市連南瑤族自治縣職業(yè)技術學校　雷碧芬

學校檔案信息化建設的制約因素與對策

文/廣東清遠市連南瑤族自治縣職業(yè)技術學校雷碧芬

【摘要】檔案的信息化管理可以有效提高檔案管理效率，促進檔案的社會化服務水平。同時，檔案管理的信息化建設，也受到檔案信息的安全性、規(guī)范性等制約因素的影響。充分考慮學校檔案信息化建設過程中的制約因素，并采取合理的解決措施，有利于提高檔案信息化建設過程中的安全性、規(guī)范性和高效性。

【關鍵詞】檔案；信息化；制約因素；對策

學校的教學活動、科研活動和學生信息等都需要通過學校的檔案記錄來進行保存和管理。隨著計算機技術的進步和互聯網的發(fā)展，學校檔案管理的信息化水平得到極大提高，檔案的信息化建設成為檔案管理工作的有效途徑。在信息化建設過程中，由于管理水平和管理觀念的限制，信息化水平沒有得到有效的提高，從而制約了檔案信息化建設。加強檔案管理的人才培養(yǎng)和管理制度的建設，可以有效提高管理水平，真正促進檔案管理的信息化、規(guī)范性、安全性。

一、學校檔案信息化建設的制約因素

（一）對檔案信息化建設的重要性認識不足，信息化意識薄弱。

學校檔案的信息化建設，可以是學校的檔案資源得到有效利用，實現檔案信息的共享和遠程服務，有利于節(jié)省檔案管理過程中的人力物力資源，節(jié)約檔案管理成本。但是當前檔案管理的信息化建設還沒有引起足夠的重視，特別是采取舊有的檔案管理方法的工作人員，對檔案管理的信息化建設還有排斥心理，無法充分認識到信息化建設的重要性，不能接受信息化的檔案管理工作方法。檔案管理部門，對檔案信息管理安全性、高效性和信息資源的共享作用認識不足，信息化建設的意識淡薄。這些都造成學校檔案信息化建設無法得到有效展開。

（二）檔案信息化建設的管理隊伍薄弱，配套設施不齊全。檔案管理的信息化建設需要有專業(yè)的信息化管理隊伍，這是學校檔案信息化建設的必要因素。同時，信息化建設需要有與檔案信息化管理相配套的信息化設施，從而提高信息化水平和檔案管理的效率。當前的學校檔案管理的信息化建設過程中，往往會利用以往的檔案管理人員進行檔案的信息化操作，這些管理人員往往缺乏必要的信息化知識，無法對檔案管理進行規(guī)范高效的信息化操作。現代的科學技術、計算機技術、互聯網技術發(fā)展迅速，知識技術的更新快，而學校的配套設施往往難以跟上檔案管理信息化建設的要求，設備老舊。這些都大大降低了檔案信息化建設的建設水平。

（三）檔案信息化建設標準不規(guī)范。無論是傳統(tǒng)的檔案管理還是檔案的信息化管理，管理標準的規(guī)范化都是檔案管理的重要內容。特別是檔案管理的信息化建設，涉及到相關的計算機技術和信息技術的使用，規(guī)范化的管理標準和操作規(guī)則更成為檔案管理科學性、高效性的重要途徑。當前的學校檔案信息化建設過程中，對信息化建設標準還沒有嚴格統(tǒng)一的規(guī)范，有些學校的建設水平甚至僅僅停留在利用電腦進行文字和數據的輸入。檔案信息化建設標準的不規(guī)范，使得檔案信息的查閱、共享都很難實現。

二、學校檔案信息化建設的對策

（一）加強對檔案信息化建設的重要性認識，促進信息化意識的提高。學校檔案管理部門要充分了解和認識到學校檔案的信息化建設對提高學校檔案管理水平，加強檔案資源共享和學校之間的檔案交流的重要性。檔案管理的信息化建設，是提高學校教學水平和學生學習方法的重要措施，通過檔案信息化建設，學生和老師對學校的教學活動和學習活動都可以通過更加便捷的方式獲得。學校也可以通過信息的分享，加強學校之間的學習和交流，提高學校自身的建設水平。對檔案管理人員的信息化認知要加強培訓，促進檔案管理人員信息化管理意識的提高和檔案知識的更新換代。

（二）加強信息化隊伍建設和信息化設施的配置。學校要加強檔案信息化建設的專業(yè)人才的培訓和選拔以及檔案管理人員的更新換代。信息化建設涉及到計算機、互聯網和信息通信技術等先進的技術的應用，這些都需要專業(yè)的技術人才。學校可以利用自身的優(yōu)勢，在學校老師和學生中，選取專業(yè)的技術和管理人才，并通過對以往的管理人員的培訓工作，加強信息化管理隊伍的建設。同時，學校也要加強硬件設施的配置，促進信息化建設的安全、高效，加強計算機、掃描儀等硬件設施的采購和更換力度，建立穩(wěn)定安全的學校局域網。對一些管理軟件的技術性和安全性要有充分的認識，在使用過程中注意操作的規(guī)范性。

（三）規(guī)范檔案信息化標準體系。學校的檔案管理信息化標準要嚴格符合國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關標準規(guī)范的具體規(guī)定和要求，在具體的實施過程中，要注意加強電子文件的歸檔與管理工作規(guī)范，做到及時登記、整理、編目、歸檔，并要建立和完善電子文件的接收、采集、保管、保護和利用等措施。標準體系的建設，有利于學校之間和學校檔案管理部門之間的有效溝通和良好的合作，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息的分享系統(tǒng)，促進我國整體檔案管理信息化的建設發(fā)展。

三、結語

隨著科學技術的發(fā)展和國家對檔案管理信息化建設的重視，學校的檔案管理的信息化水平越來越高。針對學校信息化建設過程中的制約因素，合理制定促進信息化建設發(fā)展的措施，保障學校檔案管理的信息化建設的安全有效進行，是促進我國學校檔案管理信息化建設的有效途徑。

參考文獻：

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