試論如何促進新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

楊巍巍

摘要：近年來，現(xiàn)代化社會發(fā)展迅速，檔案管理工作自身的各方面功能及業(yè)務(wù)范圍也有著很大的變化。檔案管理工作應(yīng)不斷的落實規(guī)范化管理，以促進其能夠有效的適應(yīng)于新形勢下基本需求及要求，檔案管理工作的規(guī)范化對相關(guān)檔案管理工作人員自身意識及水平有著很高的要求，檔案管理規(guī)范化工作的實現(xiàn)與先進技術(shù)的引進有著極大的關(guān)系，在對檔案管理人員的自身素質(zhì)提升的同時，對檔案管理相關(guān)策略進行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：新形勢 檔案管理 規(guī)范化

職能性、原始性以及價值性是檔案最基本的特性，對單位或企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著很大的意義，不過檔案的管理工作總是復(fù)雜多樣的，并且很多的管理人員對其不夠注重，以導(dǎo)致其管理混亂，不能將其作用最大化發(fā)揮，這就會造成單位利益的損害。盡管日常工作中檔案管理總是被人們忽視，不過也應(yīng)該跟得上時代的潮流，對其相關(guān)工作方式進行不斷的創(chuàng)新，有效的提升檔案管理規(guī)范化水平。

一、檔案管理人員自身意識水平提升

隨著市場經(jīng)濟的不斷深化，檔案管理相關(guān)工作也發(fā)生了很大的變化。其對應(yīng)的社會功能也逐漸的從政治領(lǐng)域進入經(jīng)濟與科技領(lǐng)域的發(fā)展。檔案資源本就具備一定的時效性，在管理工作中不斷的提升總體管理規(guī)范化，能夠很好的呈現(xiàn)時效性各類需求。管理人員也應(yīng)該本著嚴肅的態(tài)度，對相關(guān)的工作程序及體制不斷的健全，并合理的引進標準化的制定理念。檔案管理工作早期的歸整及收集，對應(yīng)部門應(yīng)該對自身的各種資料展開規(guī)范化的處理，并進行合理的匯總。檔案管理人員應(yīng)對不相同的資料實行分類歸檔，再嚴格的依據(jù)規(guī)范化步驟對其進行著名。檔案管理人員還應(yīng)該合理的結(jié)合自身的各類需求及檔案管理的趨向，編制規(guī)范化的管理體制。檔案管理體制應(yīng)對相關(guān)的檔案管理程序以及不同環(huán)節(jié)進行規(guī)范化說明，再對不同的人員對應(yīng)職責及工作的內(nèi)容進行劃分，有效的落實不同崗位職責。同時，針對性的對相關(guān)部門的檔案管理工作忽視狀況，檔案管理人員應(yīng)該積極的與各個部門的負責人進行聯(lián)系，并落實檔案工作積極配合，以便于確保檔案管理工作規(guī)范化標準程序的落實。

二、落實檔案工作規(guī)范化及標準化

對與檔案管理工作人員來講，其最關(guān)鍵的就是要不斷的強化管理工作的規(guī)范化，近年來信息化不斷的深入，各類現(xiàn)代化技術(shù)也已經(jīng)融進人們的日常生活。這些相關(guān)的技術(shù)不止是可以有效的提升其工作效率，還可以將以往傳統(tǒng)式的工作模式所顛覆。把現(xiàn)代化技術(shù)合理的引進檔案管理中，是一種合理的、有效的選擇，這不僅僅是可以提升管理工作效率，也可以很好的確保檔案管理的質(zhì)量。檔案管理工作的實行能夠更多的引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，很多的管理軟件的實用性很好，能夠有效的提高檔案管理的工作效率，這不僅僅是檔案管理現(xiàn)代化表現(xiàn)，更可以很好的拓展檔案資料的范疇，促使更多的檔案資料得以保存。并且，對于檔案資料來講，引進現(xiàn)代化技術(shù)能夠有效的落實檔案資料的共享，更可以促使這些有效的價值得到良好的發(fā)揮。現(xiàn)代化技術(shù)不僅僅是能夠?qū)⒁酝鶄鹘y(tǒng)的管理模式顛覆，更是新形勢下檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

三、檔案管理人員素質(zhì)提升，有效的落實檔案工作規(guī)范化與標準化

檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)提升也是新形勢下檔案管理工作的關(guān)鍵要求，管理人員專業(yè)化水平的不斷提升，才能確保檔案管理規(guī)范化及高效化不斷推進，特別是各種現(xiàn)代化技術(shù)的持續(xù)運用，這就對管理人員的專業(yè)化水平提出了更高的需求及要求，其務(wù)必具備較好的信息化技術(shù)水平，特別是計算機以及互聯(lián)網(wǎng)、對應(yīng)管理軟件的熟悉操作。現(xiàn)階段很多的檔案管理人員沒有足夠的專業(yè)化水平，這也就表現(xiàn)了大家對各類現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用并不熟練，很多的檔案管理人員專業(yè)化水平急需提升。應(yīng)該針對性的對相關(guān)方面進行改善，應(yīng)不斷的強化檔案管理人員的各項專業(yè)化培訓(xùn)，其相關(guān)培訓(xùn)內(nèi)容不僅僅要集中在專業(yè)化素質(zhì)的提升及操作技能，也應(yīng)強化其對信息技術(shù)熟練程度，并在之后的人員引進上應(yīng)較多的考慮具有良好專業(yè)素質(zhì)，以及對現(xiàn)代化檔案管理模式有著較好的掌握，這對檔案管理工作的提升有著很大的意義。同時，國內(nèi)的各大高校也應(yīng)該進行檔案管理人才的有效培養(yǎng)，應(yīng)不斷的強化該類人才的理論知識以及實踐操作持續(xù)豐富與深化。

四、轉(zhuǎn)化檔案管理思路，推進檔案工作規(guī)范化及標準化

（1）新形勢下不僅僅是要落實檔案資源管理工作，還應(yīng)對相關(guān)的檔案資源開發(fā)運用效率進行一定程度的提升。被動的以及手動式檔案提供運用方法會逐漸的被主動式及現(xiàn)代化檔案服務(wù)方法所替代。并且，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人類的各類知識及信息量也是在持續(xù)提高，并且對于繁雜的文獻情報來講，所有的文獻部門都不可能把全部知識及信息進行收集、整理以及加工、儲存、運用。所以，要不斷的強化橫向聯(lián)合，有效的呈現(xiàn)信息資源的共享。

（2）信息化下的檔案開放以及運用模式有很多種類，構(gòu)建電子文件數(shù)據(jù)管理中心，就是非常好的一種選擇。檔案館以及相關(guān)的企業(yè)信息管理部門應(yīng)該進行密切的配合，構(gòu)建電子文件數(shù)據(jù)管理中心。此中心應(yīng)設(shè)立在相關(guān)企業(yè)的檔案館，這也是企業(yè)各類信息資源庫的關(guān)鍵部分。電子文件數(shù)據(jù)管理中心是對網(wǎng)站內(nèi)的各類歸檔電子文件進行集中化管理，并且在該網(wǎng)站上提供制約性以及非保密性的相關(guān)電子文件查詢以及運用服務(wù)，呈現(xiàn)電子文件的信息資源共享。該類檔案所應(yīng)用的相關(guān)模式不僅僅是覆蓋范圍廣，并且檔案的內(nèi)容是非常豐富的，利用率也較高。

五、結(jié)語

在新形勢下，檔案管理工作的規(guī)范化和高效開展，其最先就是需要促進檔案管理相關(guān)工作規(guī)范化及標準化，這也是檔案管理時效性的基礎(chǔ)提升。并且，要促進檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，有效的提升的檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)，這樣不僅僅是可以合理提升檔案管理的質(zhì)量以及管理水平，更能夠有效的落實檔案管理的規(guī)范化及高效化。同時，還應(yīng)該健全并創(chuàng)新檔案開放工作，檔案資料是非常重要的社會資源，新形勢下檔案管理應(yīng)該不斷的提升對應(yīng)資料的開放化，這也能夠有效的推進檔案資料更好的發(fā)揮其社會效益。

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