加強新建本科院校教學檔案管理的思考

蔣娟

摘 要 教育部頒發的《普通高等學校本科教學工作水平評估指標體系》，每個指標都需要教學檔案來支撐。新建本科院校升本5年后都要接受教學水平評估，可見教學檔案管理十分重要，只有加強教學檔案管理，才能確保教學水平評估的順利開展。

關鍵詞 新建本科院校 教學檔案 教學評估

中圖分類號：G652 文獻標識碼：A 文章編號：1002-7661（2015）22-0001-02

我校在2012成功轉制升本為普通本科院校后，隨著新建本科院校升本5年后進行教學水平評估的緊箍咒，作為檔案室的一員，組織教務處管理教學檔案的老師、以及作為試點的二級院系學前教育學院分管教學的副主任、辦公室主任組建一個科研團隊，成功申報了我院2014年教改項目，并立項為重慶市社會科學規劃項目《高校教學評估與教學檔案優化管理研究》。按課題組工作計劃，我們對本市及西南地區部分新建本科院校的教學檔案管理工作的現狀進行調研、考察。通過調查問卷、實地考察等方式，找到新建本科院校教學檔案管理工作中存在的問題并提出了解決辦法。

一、新建本科院校教學檔案管理的重要性和必要性

2004年教育部印發《普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）》的通知中提出了對高校本科教學工作水平進行評估的指標體系，其中一級指標8項，二級指標19項及44個觀測點，分別從學校的辦學指導思想、師資隊伍、教學條件與利用、專業建設與教學改革、教學管理、學風、教學效果和特色項目八個方面來考查學校的辦學水平。其中一級指標“教學管理”的評估指標和等級標準中，“A”級標準明確要求“管理制度健全，執行嚴格，效果顯著”，這實質上是對教學檔案管理提出了標準化的要求，要有各類齊全的教學文檔可查證。新建本科院校升本后5年評估以此為標準，貫徹“以評促改，以評促建，以評促管，評建結合，重在建設”的原則，轉變角色，做好教學檔案管理。完整的教學檔案是高等學校教學管理規范化的基本要求，科學、系統、規范的教學檔案對正確評估辦學水平，研究教學及其管理規律，促進教學改革，提高教學質量，有著十分重要的作用。

高校教學檔案是指在教學、科研以及教學管理實踐中形成的具有查考和保存價值并經過歸檔整理的多種載體的文件資料。高校教學水平評估的支撐材料主要是以教學檔案材料為基礎凝煉而成，教學檔案是評估支撐材料的基礎、構架。高校評估與教學檔案管理是密不可分的，離開教學檔案的評估是無源之水、無本之木。高校教學檔案管理的水平高低在教學評估中發揮著重要作用。

1999年，國家以師范院校為突破口，大力調整高校布局結構，先后批準設置了黃岡師范學院、臨沂師范學院、湖州師范學院等10所師范類新建本科院校，1999至今，新建本科院校達300多所。國家按照“一年中東部，一年西部，一年民辦院校”的審批程序，新建本科院校還在逐年增加。如何適應角色的轉變，加強教學檔案的管理，服務教學、服務師生、服務于升本5年后的評估建設，這對我們檔案人是一個挑戰。

二、新建本科院校教學檔案管理存在的問題

1.高校教學檔案收集不全

由于諸多因素，新建本科院校教學檔案收集不全是一個普遍現象。我們與部分新建本科檔案館室交流，發現在實際教學管理工作中，一些學校只重視文書檔案整理和編研，忽視對教學檔案的收集、整理，致使教學檔案內容不全，質量不高，不能全面地反映教學話動和教學管理工作的全貌。大多不能及時收集、整理、歸檔的教學檔案隨著時間推移被遺失、遺忘。有的高校檔案館室只注重紙質檔案的收集，忽視對電子教案、聲像檔案、實物檔案等檔案的收集。每到評比評估時，各高校檔案部門及涉及教學的部門臨時抱佛腳，匆忙整理、臨時補充，不但工作量大，也難免出現造假現象，這違背了高校教學工作水平評估的宗旨。

2.教學檔案重“藏”輕“用”

教學檔案的收集不全，導致教學檔案的編研、教學檔案的價值體現大打折扣。教學檔案二次開發不到位甚至沒有開發，導致不能充分發揮教學檔案服務教學的功能。有的高校教學檔案大多靜態管理，束之高閣，動態管理如開發、利用、服務、編研的少。不少高校教學檔案管理的主要功能目前還是收集和保存資料，大多僅限于教師職務晉升、職稱評定的佐證材料，而對教學檔案的二次開發做得很少。

3.教學檔案管理系統對教學過程和學術交流中形成的隱性知識的收集與整理重視不夠

師者傳道授業解惑，知識具有傳承性，這對于高校教學檔案的收集就提出了更高的要求。高校教師隱性知識包括：教師教育教學理念；課堂教學的組織與教學方法、技巧；傳授知識與培養學生能力的組織技巧；課程體系、課程結構的理解與把握；實訓操作突發事件的應對經驗；畢業設計包括選題、查閱文獻、搜索資料、擬訂提綱、評審一系列指導方法與技能等。現有的高校教學檔案管理系統對教師在教學過程中或在與學生的交流中瞬間產生的隱性知識收集不夠，有些因為不重視而根本沒有收集，導致許多名師或專家的教學經驗和技巧不能流傳下來。

三、做好新建本科院校教學檔案管理工作的對策

1.重視院系教學檔案信息資源建設，規范和完善教學檔案管理制度

結合高校教育教學實踐，制定和完善教學檔案管理工作的各項規章制度，如《教學文件材料的歸檔范圍和保管期限》《教學檔案案卷格式》《教學檔案整理細則》等制度，明確教學檔案管理員的職責，讓教學檔案管理員樹立起強烈的責任心，調動其工作積極性。工作制度的建立要由學校分管的校長負責組織，由學校檔案館室具體牽頭草擬制定，以體現檔案工作的專業性和科學性。通過相關制度的貫徹落實，以規范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化、規范化，并逐漸形成機制運行。

高校二級學院是從事教學活動的一線教學單位，是各類教學文件的主要產生者和保存者。各二級院系領導要切實重視教學檔案工作，要加強對教師、教學檔案員的檔案意識培養，使其學會有效利用檔案信息。讓教師和教學管理員明確每項教學活動的過程、結果都是應該形成文字、實物及時歸入檔案的，而且他們也有義務把自己教學筆記、教案移交院系辦公室保存。對高校的評估，需要對教學條件、教學狀態、教學效果進行跟蹤調查和分析。所以，重視院系教學檔案的建設，可以為評估提供比較完整、系統、真實的信息數據，這是高校搞好教學評估工作的重要基礎。

2.努力提高教學檔案員業務素質

教學檔案不僅數量大，涉及面廣，同時還具有周期性和時代特色，特別是目前許多高校實行學分制，使得教學檔案的管理更加復雜，其管理模式逐漸從紙質檔案向電子化管理過渡；另外，五年一次的教學評估，對教學檔案的管理也提出了更高要求，使得教學管理員必須緊跟時代步伐，在加強檔案業務知識學習的同時，還要不斷學習以信息技術為支撐的現代教學檔案管理方法，深入分析教學評估指標體系，找出差距和努力的方向，積極探索教學檔案在質量工程、精品課程、人才培養和教學評估等工作中發揮重要作用的新途徑，開發教學檔案，真正把教學檔案用好用活。

3.充分發揮教學檔案價值，樹立大局服務意識

做好新建本科院校教學檔案管理，還需要樹立大局服務意識，為學校人才培養和教學評估提供服務和支持。通過教學檔案網站建設，為學校教學管理部門提供動態教學管理和分析數據，讓每個相關人員通過網站能夠了解與其相關的教學信息，如教學目標、教學任務、教學質量和教學檔案規范等，以便他們能更好地展開工作。管理部門也可以通過此網站了解教師的教學情況、培養方案和質量工程建設、精品課程建設情況等，從而為學校開展質量工程建設提供基礎保障。

在教學檔案的學籍管理中，針對學歷認證部門、用人單位、畢業生等社會各界對學生學歷材料的利用需求情況，我們應充分利用現代化管理手段，建立教學檔案計算機管理系統、網絡查詢系統等，并將部分子系統向社會開放，逐步實現在線查詢，增加利用渠道，提高利用效率。如把畢業證和學位證號查詢系統向社會開放，利用者輸入畢業證號和學位證號就可以通過網絡方便快捷地查詢到相關畢業信息。這樣既避免了在外地工作的畢業生舟車勞頓到就讀學校檔案館室查閱而造成的人力、財力的損失，也大大減輕了檔案管理員的工作量，從而騰出更多的時間精力去做教學檔案的開發利用工作。

4.重視教學過程與學術交流中隱性知識的挖掘與整理，形成隱性知識檔案

引進最新的Web2.0，Web3.0技術和通信技術，對教師和學生、教師與專家等在教學活動和學術交流中形成的隱性知識進行挖掘、傳遞、收集、整理，建立隱性知識檔案。如利用個人、團隊或協作式Blog（博客）實現教師、學生、檔案管理者之間的互動交流；應用Wiki（百科）收集具有專題特色的教學檔案，創建各具特色的專題數據庫；用博客、RSS，虛擬學習社區、Mashup，QQ用戶群等工具收集、整理教學活動中形成的“頭腦風暴”，形成更深層次的專題服務或學科服務檔案。

參考文獻：

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[3]游蘭菊.新建本科院校教學檔案建設與管理的思考[J].中國成人教育，2011，（13）.

（責任編輯 陳 利）