高等院校增強(qiáng)檔案收集工作的策略分析

李繼軍

高等院校增強(qiáng)檔案收集工作的策略分析

李繼軍

隨著人類進(jìn)入知識時(shí)代，人才的作用日益凸顯，各個(gè)高等院校都在加大對人才的挖掘與培養(yǎng)力度，提升師生整體的素質(zhì)與水平，不斷提升高校學(xué)生的整體能力，增強(qiáng)高校自身的科研能力與教學(xué)水平。在這一背景下，本文旨在結(jié)合當(dāng)今檔案收集工作的實(shí)際，對高校的檔案收集工作進(jìn)行探討與分析，為高校的檔案收集工作改進(jìn)提供一定的借鑒經(jīng)驗(yàn)，為日后有效地增強(qiáng)高校檔案收集工作提供一定的理論支持。

檔案作為高校各類管理活動的真實(shí)記錄，同時(shí)也是對自身發(fā)展的階段性回顧，是高等院校群體文化和發(fā)展模式的科學(xué)規(guī)劃，是完善自身、科學(xué)發(fā)展的一種重要的途徑。高校需要適應(yīng)時(shí)代的要求，根據(jù)現(xiàn)實(shí)的要求，不斷調(diào)整檔案收集工作的重點(diǎn)，尋找檔案收集工作的新途徑，逐漸形成科學(xué)高效的高等院校檔案收集新模式，從而推動高等院校檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1 檔案收集在高校開展的必要性

1.1 對高校檔案的科學(xué)收集是我國法律提出的客觀要求。相關(guān)法律要求，學(xué)校要依法對檔案進(jìn)行科學(xué)高效的整理，并且規(guī)定高等院校應(yīng)重視檔案收集重要性的宣傳，從思想層面提高學(xué)校師生對檔案收集重要性的認(rèn)識，并根據(jù)高等院校工作的實(shí)際情況，定期制定檔案收集計(jì)劃，對檔案收集工作進(jìn)行一定的梳理與總結(jié)，對檔案收集工作中表現(xiàn)出來的難點(diǎn)，在新的工作計(jì)劃中進(jìn)行重點(diǎn)突破，深化檔案收集工作，使得高等院校的檔案收集工作科學(xué)高效地進(jìn)行，為檔案的合理使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2 檔案收集作為一種信息收集與分析，在實(shí)踐中有著十分重要的作用。高等院校作為我國教育體系中的重要一環(huán)，其在國家發(fā)展過程中扮演著重要角色，因此更需要對檔案進(jìn)行合理的利用，將檔案收集與高校學(xué)術(shù)氛圍的養(yǎng)成，教學(xué)質(zhì)量的提升以及校園文化的構(gòu)建有機(jī)地結(jié)合起來。在檔案收集環(huán)節(jié)，對于高校的發(fā)展進(jìn)行階段性的回顧，對自身發(fā)展的優(yōu)勢與短板進(jìn)行科學(xué)的認(rèn)知，制定出科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，以此為起點(diǎn)，不斷強(qiáng)化自身的發(fā)展優(yōu)勢，保證高校發(fā)展的良好勢頭，提升高校自身的生存空間，提升高校自身的教學(xué)質(zhì)量與科研能力，從而為國家培養(yǎng)出更多優(yōu)秀人才。可以說，檔案收集是我國高等院校進(jìn)行自身科學(xué)總結(jié)，明確優(yōu)勢與短板的重要方式，也是高校明確自身發(fā)展方向，獲得生機(jī)與活力的重要手段。

1.3 高校文化的構(gòu)建與高校檔案收集之間存在千絲萬縷的聯(lián)系，高校文化作為一種文化生態(tài)，對于學(xué)生的日常學(xué)習(xí)與高校自身的發(fā)展有著十分重大的作用，檔案收集工作能夠讓我們對學(xué)生的文化素質(zhì)、生活習(xí)慣有一個(gè)較為全面的了解，為學(xué)生的選撥與培養(yǎng)提供一個(gè)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，從源頭上構(gòu)建起獨(dú)特的校園文化環(huán)境，而這種獨(dú)特的校園文化形成之后，又會對學(xué)校與學(xué)生產(chǎn)生深遠(yuǎn)持久的影響，發(fā)揮著重要的作用。

2 新背景下進(jìn)行檔案收集的原則

2.1 遵循制度化的原則。高等院校在檔案收集的實(shí)際工作中，要將檔案收集制度化，實(shí)現(xiàn)檔案收集責(zé)任制，采用科學(xué)的檔案收集手段，建立起一個(gè)高效的檔案收集體系，并將檔案收集作為檔案管理工作考核的重要內(nèi)容。

2.2 遵循高效化的原則。檔案收集作為時(shí)效性較強(qiáng)的工作，需要我們在較短時(shí)間內(nèi)，以較快的速度來完成，來滿足高校檔案管理體系的客觀要求。這就需要我們借助信息技術(shù)對檔案進(jìn)行高效的整理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對學(xué)生檔案進(jìn)行持續(xù)的更新與完善，大大增強(qiáng)我國高等院校檔案收集工作的時(shí)效性，并在此基礎(chǔ)上，對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，便于高等院校對檔案的使用，為檔案的科學(xué)使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 遵循法理性的原則。近些年來，國家將檔案管理工作放在一個(gè)十分重要的位置上，加強(qiáng)了對檔案收集工作的立法。在這一背景下，要求高等院校在檔案收集的實(shí)際工作中，嚴(yán)格遵守國家相應(yīng)的法律法規(guī)，以法律來規(guī)范自身的檔案收集工作。這為我國高等院校的檔案收集工作提供了一定的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案收集工作的順利進(jìn)行，同時(shí)也為普通公民維護(hù)自身的合法權(quán)益提供法律依據(jù)，保證我國檔案收集整理工作的持續(xù)進(jìn)行。

3 高等院校增強(qiáng)檔案收集的途徑與方法

3.1 科學(xué)調(diào)整歸檔的范疇，拓寬檔案收集的范圍。歸檔范疇作為檔案收集的重要手段，能夠?qū)n案收集的范圍進(jìn)行科學(xué)的判定。由于我國教育體系正處于改革階段，高等院校的教育職能也在不斷發(fā)生改變，為了適應(yīng)這種變化，檔案收集人員要以更為辯證的方法來進(jìn)行歸檔調(diào)整，從而保證檔案收集的合理性與科學(xué)性。這種做法使得檔案收集能夠滿足高校自身發(fā)展的需要，能夠適應(yīng)我國教育改革的步伐。

3.2 將更為先進(jìn)更為高效的檔案收集方法與手段引入到檔案收集的實(shí)踐活動中，要充分利用信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)等技術(shù)手段。在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，對檔案進(jìn)行分類收集與整理，并編寫更為全面更為實(shí)用的檔案檢索方式，便于我們對檔案進(jìn)行整理完善，防止出現(xiàn)檔案收集遺漏或者重復(fù)的現(xiàn)象，同時(shí)也方便檔案的利用。

3.3 定期進(jìn)行檔案整理，確保檔案收集的簡潔明了。檔案收集雖然要遵循齊全完整的原則，避免信息的遺漏，但是這并不意味著對每一條信息的詳細(xì)記錄。檔案收集與記錄的信息應(yīng)該適中，既能夠反映學(xué)校自身發(fā)展的情況，又不能過于繁瑣，影響到正常的查閱，這就需要我們在檔案收集的過程中，定期對檔案進(jìn)行科學(xué)的整理，在不影響檔案管理的情況下，對于一些無用信息進(jìn)行刪除，降低檔案收集工作的強(qiáng)度，保證檔案收集工作的順利進(jìn)行。

[1]袁琳.試論高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].黃岡師范學(xué)院學(xué)報(bào),2014(3)

[2]羅竹蓮.略論文件收集渠道方法及其它[J].北京檔案,2014(2）

[3]饒永.簡論高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].電子科技大學(xué)學(xué)報(bào)社科版,2015(6)

（作者單位：湖北科技學(xué)院437100）