論電子檔案與傳統檔案管理的共性與異性

喬芳

[摘要]當前，隨著我國信息化社會的不斷發展和進步，對我國企業的檔案管理也提出全新的要求。而電子檔案的出現，順應了信息化社會發展的客觀需求，同時也是有效融入現代社會的必然選擇，為此，本文筆者就從電子檔案和傳統檔案管理的共性和異同點進行分析，逐步分析兩者之間的優勢和不足，希望能夠更好地加強檔案管理工作的有序進行。

[關鍵詞]電子檔案；傳統檔案管理；分析

[中圖分類號]G27 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2015）14-0081-02

前言

近年以來，隨著我國電子信息技術的不斷發展和完善，辦公條件的自動化和標準化正在不斷進行完善。同時，現代計算機技術和通信技術在辦公上發揮著越來越重要的作用。從本質上改變傳統辦公條件，從而更好地實現了辦公上的自動化，但是，可能會對企業機構的內部檔案管理產生巨大的影響力，為此，針對當前電子檔案和傳統檔案管理方面的共同點和不同點進行分析，希望能夠更好地為建立更加完善的檔案管理出一份力。

在當前的電子檔案管理中，電子檔案管理主要是在社會生活中形成的，充分利用計算機盤片和磁盤等一些化學磁性材料為平臺的文字資料，當然，其中也包括是電子文書和電子信件以及電子圖紙等等方面。

但是，電子檔案與傳統的檔案管理有著非常大的區別，電子檔案管理必須要通過復雜的編碼和解碼過程，才能進行相應的處理。同時，這也可以進行相應的復制并且存儲在不同的介質當中，利用者只是需要獲得相應的使用權，就能夠隨時查閱相應的電子檔案中的各種信息。

一、電子檔案管理與傳統的檔案管理共同點分析

（一）檔案管理信息的完備

傳統的檔案管理是電子檔案形成的基礎之一，并能夠將其迅速將信息資源轉為電子化資源，這是當前電子檔案管理最為顯著的特點之一，但是，在電子檔案管理信息資源的建設過程中，需要傳統檔案管理的有效支持。在當前企業和管理機構中，信息資源是不會自動地進入到網絡的，除此之外，還需要活動的開展者直接以電子形式提供上網服務外，還有一部分是需要依靠具體傳統檔案館進行搜集和整合資源，之后就將這些信息資源完整地輸入到檔案中，只有轉錄為電子檔案后才能網上使用。只有這樣，才能有效地發揮好電子檔案的效用。雖然有了電子檔案，但是也不能忽略傳統檔案管理工作，必須要努力做好相應的管理工作，通過建設更加完備的檔案信息數據庫，有利于開展今后的各種活動。同時，電子檔案管理的原始性和真實性必須要有傳統檔案管理的信息作為保證，尤其在當前電子檔案缺乏相應的法律效應的前提下，就必須要充分好傳統檔案的保障作用。

（二）電子檔案逐步拓展了傳統檔案的信息資源

總體上說，由于電子檔案管理的信息資源量都是非常大的，想要輕易地將各種信息資源搜集到檔案中去，才能更好地進行使用，在利用電子檔案資源的時候，可以達到最佳的效果，在利用電子檔案管理調出實際檔案的所在地和具體位置，之后就可以直接進行使用，這種比傳統的檔案管理尋找方式更加便捷，這是當前電子檔案管理和傳統檔案管理兩者結合的完美體現。

（三）在檔案管理基本原則上的一致性

所有的檔案管理方式都是在繼承前者檔案管理方式上形成的，電子檔案和傳統檔案管理兩者也是這種關系，都是充分利用技術條件來進行一系列的整合改進形成的，在工作管理方式上在前者的基礎上進行革新，達到工作的高效率，同時，對于其自身的服務方式和質量方面都有明顯的提升，這是當前信息時代所賦予電子檔案管理新的職能，使得將傳統檔案管理中的社會功能進一步延伸和拓展了。

二、電子檔案和傳統檔案管理之間存在的差異性分析

（一）檔案的歸檔時限上有所不同

現階段來看，電子檔案和傳統的檔案管理的歸檔時間上具有較大的區別，其中，電子檔案可以在文件辦理之后隨時都可以進行歸檔處理，又或者是可以在指定時間內統一進行歸檔整理，通過計算機的方式制成文件形式，通過網絡傳送到檔案部門中去，讓電子數碼簽名封簽進行相應的認證，同時，讓檔案管理人員進行接收，并記錄相應的歸檔信息，詳細記錄檔案分類號，嚴格限定相應的訪問等級，這樣就能夠方便用戶進行相應的查找和利用。通過這樣的方式，可以極大提升文件的安全系數，從而確保歸檔的效率和完整率，更為重要的是，嚴格遵守了電子文件自身的特點，使得文件傳送更加方便快捷，有助于避免檔案管理的資源流失，以及相應的病毒侵害。

（二）歸檔方式上有所不同

通常情況下，電子文件所采用的電子編碼技術，其中文件的內容上的可以進行相應的編輯和更改，使得在原文件上不留下一點痕跡。同時，還可以刪除和更改某些鑒別文件中的關鍵性信息，但是，我們可以發現，正是由于這些問題的存在，使得電子文件在傳輸過程中對信息的真實性產生一定的疑問，需要鑒別的過程非常復雜而且困難。所以，相應的技術人員在進行更改信息時候，就特別要注重數字簽名和信息上的認證，切實做好相應的加密保護措施。這樣就能夠更好地保護文件在傳送過程中信息的真實性，以免發生各種錯誤，使得電子檔案的法律憑證更好地進行確立。

（三）電子檔案和傳統檔案管理方式上的不同

在當前的電子檔案管理上，電子文件的分類和編目上與傳統檔案管理有著本質上的區別，其中，電子文件與紙質的文件相比，具有一定的特殊性，電子文件可以實行文件的一級管理，并且，檔案管理部門在接受文件的同時，可以相應的給每一個文件編制一個文件名稱，同時進行相應的分類和歸檔號，嚴格根據上下行之間的關系，之后就可以給出相應的文件號。

在文件歸檔時，可以更好地進行主題詞著錄，只有在技術條件成熟的時候，進行多角度和全方位地進行檢索，這樣就能夠在很大程度上方便用戶查找相應的文件和各種附件，極大降低了檔案管理工作人員的勞動強度。

（四）兩者在保管方式上存在較大的差異endprint

在電子文件的載體上可以會發生變質的情況，但是，隨著各種信息技術的革新發展，以及新的存儲介質產生和發展，這些因素都有可能會影響到電子文件的可讀性，所以，檔案管理在接收一份電子文件的同時，必須要打印出一份紙質檔案進行備份，這樣就能夠在很大程度上降低電子文件信息資源的損失。但是，這也不是最好的解決辦法，最佳的辦法就必須依靠計算機技術管理部門和文件形成部門之間進行高度合作，在當檔案管理部門接收相應的電子文件時，必須要對格式進行相應的轉換，使得所有的文件格式以統一的方式進行保存，這樣就能在計算機技術發展后，能夠及時準確地讀取出之前所存儲的信息資源，從而更好地確保信息資源的安全性。

（五）兩者查詢方式上的不同

在電子檔案和傳統的檔案管理中，在查詢方式明顯有著非常大的區別。電子檔案查詢方式上，必須要在一定的技術條件上，用戶先進行注冊、登記，才能成為獲取相應電子文件的各種信息資源，這樣，在用戶成為會會員之后，就可以隨時進行遠程登錄進行查詢各種資源，同時，用戶還需要借閱登記和繳納查詢相關費用。而傳統檔案管理，并不需要進行獲取相應的需求，而是可以直接進行查閱相關信息，兩種從查詢方式上可以看出，電子文件查詢方式上更加方便快捷，而傳統的檔案管理查詢流程較為繁瑣和困難。

（六）管理人員的技術要求不同

在電子文件的管理人員上，兩者也存在較大的差別，從某種程度上看，電子文件的管理工作是一項專業性強的工作，需要熟悉計算機各種流程的專業性人才，只有在熟練掌握各種計算機知識，以及各種載體使用性方面的知識，才能成為一名電子檔案管理人員。同時，管理者必須要對自身的計算機知識進行實時更新，熟練運用和操作各種運用軟件，才能勝任這一工作。而對于傳統檔案管理人員來說，管理工作并需要太強的專業技能，只需要對相應的用戶進行登記，日常負責打理各種管理方面的事務便可，所以，從兩者管理人員的素質上，可以看出，電子檔案管理和傳統檔案管理人員素質上存在很大差別，但是，還是需要對電子檔案和傳統檔案管理工作上進行高度關注，加強管理人員的專業素質培訓，才能更好地推動檔案管理工作的穩健發展。

三、結語

總的來說，隨著我國信息時代的革新發展，為了檔案管理工作提供更加高效的管理技術和方法，促進檔案管理的工作順利進行，這就必須要對電子檔案管理和傳統檔案管理上的共同點和差異進行分析，逐步分析出兩者之間的特點和，從而可以比較出兩者的優勢和不足，才能更好地完善電子檔案管理工作，并在不斷實踐過程中，創造更多的有利條件，提升電子檔案管理工作的水平。

（責任編輯：桂杉杉）endprint