工程總承包信息系統開發及運用

張祥昭

工程總承包信息系統開發及運用

張祥昭

工程總承包企業是典型的項目驅動型企業，企業的項目管理成熟度是作為總承包企業核心競爭力的重要體現。工程項目管理系統是進行項目管理的重要手段，也是企業核心業務管理的主導系統，通過建設項目全生命周期管理、多項目并行管理、多方參與的協同管理信息平臺，能有效規范企業項目管理行為、提高項目執行效率、增強統籌協調能力，達到輔助決策的目的，提升企業對項目管控的能力，輔助企業提升項目管理水平。

必要性和可行性

必要性

作為工程總承包企業，項目管理水平的提高會直接影響到企業的利潤增長。特別是在國內大力推行項目管理思想和方法的今天，要想在同類行業中脫穎而出，建立一套與國際接軌、高層次且實用性強的項目管理系統信息系統來協助項目管理工作的開展是當務之急，是積極開拓國際承包市場，提高企業競爭力的有效途徑。項目信息化管理是管理信息化基礎建設，具有重要的經濟價值與標桿意義，十分必要。其必要性主要由工程總承包項目的特性所決定的：

總承包合同額巨大；

工程界面復雜；

工程點多面廣、工程量巨大，地質條件多變、工程變更多發；

工程標段及參建單位多，管理協調難度加大；

建設周期長、公司管理人員少；

這些特點決定要對總承包項目建設進行規范的管理和全面的管控，必須借用信息化技術。

可行性

就工程總承包項目管理系統建設而言，其技術、組織、環境、商務等所具備的可行性，主要表現在：

成熟的企業項目管理理念和項目管理技術

項目管理理念與方法已經越來越受到人們的關注，并應用到企業的管理過程之中。項目組合管理、項目群管理、項目管理技術已經成熟，并被用于各種類型的企業與項目管控過程中。

IT技術先進與成熟

隨著IT技術日新月異的進步，包括網絡技術、存儲技術、計算技術等，采用最新的成熟的IT技術，可以形成總承包項目管理系統的有力支撐，建設符合企業管理的業務管理系統。

組織的高度重視與參與

就“總承包管理系統”而言，國家及企業高度重視，尤其是企業領導高度重視并親自參與該系統建設，對各項工作責任落實到具體部門和人員，并要求各相關領導高度重視與參與。

開發思路

立足自主創新，利用全方位資源統籌定制

“工程總包管理系統”以國際化的視野和開放的心態，充分調動和利用全方位的資源，依據企業建立的規章制度和企業項目管理（EPM）理論，實現工程總承包項目建設管理業務需求，以及成熟的IT技術與應用軟件，為企業項目管理信息化工作提供統籌計劃和定制創新，并編制全面的設計和實施方案。

實踐、探索和改進國內外工程項目管理標準化

“工程總包管理系統”建設與實施期中，不斷跟蹤、優化、創新和總結工程總承包項目管理最佳實踐，確保系統架構不斷完善并滿足企業工程總承包項目建設管理的業務需求。通過最佳實踐、探索，用專業化的團隊以專業化的方式總結實施規范、業務管理流程、業務基礎數據與模板，積累企業知識。

開發總體方案

總體開發思路

項目管理系統升級方案和思路借鑒相關行業管理信息系統建設的經驗和業界最佳實踐的案例進行總體設計，總體設計思路如下：

以業務為主導；

以進度計劃為主線；

以提供包含前瞻性業務需要的穩定可靠的業務管理系統為目標；

以循序漸進的方法論為手段；

實施原則

項目在實施過程中，會遇到種種的阻礙，存在多個風險。為了保障本項目的成功實施和完成，應遵循如下實施原則：實用性原則、個性化原則、接口良好性原則、安全和可靠性原則、成熟和先進性原則、可擴充和擴展化原則、可管理性原則等。

系統業務架構

根據企業的組織結構和項目管理模式，系統的業務架構分三層，如圖1所示。

第一層是項目級，其功能基本覆蓋了項目管理全過程和各領域；

第二層是公司級，主要通過項目級業務處理和信息的錄入，以定制化的統一格式滿足公司總部各職能部門的管理需求，實現信息的自動再加工和反復利用，方便職能部門管理人員實時查詢項目狀態信息，同時針對各職能部門的職責分工，開發具體的業務模塊，用于進行業務處理；

第三層是決策層，主要是為企業領導決策提供支持，同時方便企業領導實時查詢項目的進展狀態信息。

在整個業務架構中，自下而上，是信息的逐級匯總和提煉過程，自上而下，可滿足由宏觀到微觀的不同層次項目管控需要。

圖1 工程總包管理系統業務架構圖

系統功能架構

“工程總包管理系統”的基礎業務架構參見圖2，整個系統在多個統一體系結構（項目管理體系，包括：任務分解、組織分解、資源分解、費用分解體系等）支持下，以業務處理為主導進行項目管控與協同工作。

整個系統架構由四個部分構成：一是企業級統一項目管理框架體系，用于企業規范化的編碼體系的規劃，是企業級多項目管理的基礎；二是具體業務模塊，在統一框架體系下的項目業務處理系統；三是數據交換平臺，業務處理數據經過該平臺與上層決策分析層及其他系統進行數據交換；四是信息展現和工作平臺，以及外部系統集成，主要用于用戶獲取工作所需信息，處理業務工作，同時集成企業現有其他業務系統并預留后續管理系統接口。

圖2 工程總包管理系統基礎業務架構圖

系統技術架構

如圖3所示，在技術架構上，系統分為數據層、組件層和展示層。

數據層用于存儲數據和電子文件；

組件層由支撐系統功能的標準件組成，包括流程引擎、報表工具、權限機制等；

表現層是系統和用戶之間人機交互的層面，即用戶操作的界面，以 B/S客戶端的方式展現。

圖3 工程總包管理系統技術架構圖

業務設計

整個工程總承包項目管理系統業務，除系統平臺基礎功能（如：權限、流程、基礎數據、事務溝通等）外，通過詳細調研各業務需求，開發具體的業務功能，其主要業務范圍包括：

商務財務管理

商務管理主要包括總包合同管理、分包合同管理、目標成本管理。

總包、分包合同管理從合同簽訂至合同執行完畢的全過程管理，包括合同基本信息管理、合同變更管理、合同收付款計劃管理、合同支付計量管理和合同實際收付款管理，同時要實現合同金額匯總分析與合同實際收付款對比分析，并自動形成相關臺帳報表，以滿足實時對項目合同進行管控的目的。

目標成本管理通過對總包合同費用、目標成本費用、分包合同費用和實際費用進行匯總分析，計算差值、利潤情況，以實現企業對項目成本、利潤情況的全面管控。

采購及物流管理

采購管理模塊主要包含各個項目的物資設備的采購計劃、請購、采購合同簽訂及執行、海外項目的物流運輸以及庫存和項目現場物資管理等。采購管理分為基礎數據管理、采買管理、合同費用管理、運輸物流管理和現場物資管理五大組成部分。

綜合管理

綜合管理部分實現業務主要包含人力資源、文檔管理、出入境管理、后勤管理、宣傳報道、對外協調、信息網絡等業務的管理。

文檔管理

文檔管理模塊主要包含各個項目產生的各種文檔進行歸類、搜集和統一過程管理，主要包括文檔分類結構（DBS）的規劃、文檔屬性統一管理、文檔附件的統一管理、文檔的分發以及文檔審批流轉的管理。

施工調試管理

施工調試管理主要包含對施工調試的施工準備階段管理、施工調試過程管理以及竣工驗收及移交管理三大部分，主要通過全體系系統的文控管理方式，對所有相關管理要素進行統一管理。由于進度管理的特殊性及重要性，還應實現基于平臺的進度計劃編制、調整、在線審批、即時反饋及審核、動態調整分析等功能。

圖4 工程總包管理系統項目實施組織結構圖

方案實施

成立由相關領導牽頭的系統應用實施領導小組，負責重大事項的決策以及系統升級執行過程中的重要事項協調，支持推動項目管理系統建設。項目實施組織結構如圖4所示。

設立由相關業務人員組成系統應用實施工作小組，負責組織實施、具體事務的協調以及項目管理監控，開發過程中不定期組織召開協調會，及時協調解決開發過程中出現的問題。同時分專業劃分若干專業小組，負責各自專業內的業務梳理、基礎數據整理、需求提供、業務功能測試、參與運行等工作。

效果分析

提升和展現企業競爭優勢和實力

工程總承包項目工程建設階段依托信息化平臺進行工程項目管理，即符合工程建設項目的規范化、透明化的工作要求，也展現了企業先進的、現代化的項目管理理念和高水平實操能力。

為領導決策提供及時的、全面的數據信息

充分利用項目管理系統在資源共享、信息傳遞、數據統計分析方面的優勢，為領導決策提供數據支持，增強決策的理性、科學性及快速反應能力。

有利于提高工作效率、降低成本

使項目人員不論在何處都可通過互聯網或移動網絡對日常工作進行處理，大大提高了項目管理的工作效率，節約了溝通的成本并降低工程項目的成本。

有利于提高項目管理水平

能將工程項目管理相關制度和流程進行固化，使項目管理過程科學化、規范化、標準化。保證了業務流程的公開、透明、標準，提高企業項目管理人員的管理水平。

加強“事前預防、事中管控、事后完善”的項目風險管控

系統可以按照企業的項目風險管控標準，及時地對項目管控風險進行預警，避免產生不必要的損失和風險，做到“事前預防、事中管控、事后完善”的風險管控要求。

有利于企業的知識積累

項目管理系統能夠提供歷史項目管理資料、經驗模版，利用起來十分方便、快捷。同時避免企業重復出現同類問題，促使公司在以前經驗教訓的基礎上更好地完成各個項目，有利于后續項目的建設。

結束語

項目管理作為傳統企業管理的補充、改良和完善，項目管理信息化作為企業信息化中具有專業性和獨立性的分支，其作用已得到普遍認可；項目管理為項目型組織的管理者們提供長期求索的、日漸完備的管理方法；項目管理將進一步滲透到各種形式的組織創新管理之中。

總承包項目管理系統的應用，將使我們項目層的管理模式產生極大的轉變，使我們的各項管理變的更加規范化、程序化，讓工程項目管理變的更有針對性。隨著項目層應用的不斷深入，其優越性會更好的體現出來，只要我們堅持循序漸進的使用下去，隨著時間的推移，我們中國的項目管理水平一定會取得喜人的成果。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.23.008