檔案信息化建設中存在的問題和對策

李柏新

摘 要：作者在探討檔案信息化必要性的基礎上，提出了檔案信息化建設中存在檔案軟件沒有信息管理功能缺乏通用性、缺乏統一的檔案信息系統和網絡建設形式、基礎工作標準化規范化程度有待提高、檔案的技術組織工作程序標準問題和管理人員整體素質不適應檔案信息化建設的需求等問題，針對存在的問題，應采取制定規劃，突出重點，扎實推進檔案信息化建設；加強基礎設施建設，加強檔案信息標準化和規范化建設，重組檔案信息化業務流程，做好電子文件的歸檔技術處理和保存工作，實行檔案系統同時保存電子與紙質文件，提高檔案人員整體素質，確保檔案信息的安全性和完整性，網絡化傳輸檔案信息，切實提高服務水平，發揮檔案信息化的應有作用。

關鍵詞：檔案 信息化 存在問題 應對措施

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）09（a）-0170-02

計算機和網絡技術的迅猛發展，為檔案信息化建設提供了有力的工具和平臺，同時也賦予檔案管理嶄新的工作內容，有利于促進檔案管理工作的改革和深化。為此，筆者在探討檔案信息化必要性的基礎上，提出了檔案信息化建設中存在的問題和應對措施。

1 檔案信息化的必要性

對于需要長期保存的紙質檔案，應有適宜的儲存環境，為了避免紙張受潮、蟲蛀和火災等的發生，必須投入大量的經費來做為保證；如果檔案沒有得到備份，在反復查閱過程和保管中，不可避免地可能造成檔案的損壞甚或丟失的發生，不利于檔案及其信息的保管和利用。在采用低檔平板掃描儀將文檔電子化信息化的過程，要消耗大量的人力物力和財力，同時還涉及到如何解決電子化檔案的管理、查閱和應用等問題。檔案信息化在促進經濟社會發展中具有重要的作用，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件，應加以充分利用。

醫院管理的實質是對包括檔案在內的信息管理。醫院制定并遵循既定的目標，通過信息化的過程組織、指揮、協調和控制醫院檔案。醫院檔案管理信息系統按照既定的方法加工處理各部門運轉過程中形成的信息及時反饋到相關部門，這些檔案信息有利于醫院管理者的決策，充分發揮醫院組織功能，有利于形成良好的醫院檔案管理制度和體系，提高醫院決策和控制能力。

檔案管理的目的是為醫院管理提供準確的綜合信息務，構建醫院檔案信息化管理體系，有利于醫院實現標準化、科學化、規范化管理檔案。檔案信息化管理就是能夠整合和共享檔案資源，在一定權限范圍內能夠方便快捷地檢索和利用檔案提供的豐富信息，實現了系統性、有效性和共享性的醫院檔案模式，提高了檔案原件及其檔案信息的利用率，為提高醫院的服務水平和管理水平奠定了堅實的基礎，促進醫院經濟效益和社會效益的雙發展。

2 檔案信息化建設存在問題

2.1 軟件無信息管理功能，通用性不強

檔案管理部門應用的計算機型號、操作系統等硬軟件各不相同，應用的檔案管理軟件尚不統一，甚或檔案管理軟件只有檔案檢索功能，而無檔案信息管理功能，通用性不強，這不能利用電腦完成檔案信息管理，更不能充分利用軟件快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程，阻礙了檔案信息化建設的發展。

2.2 缺乏統一的檔案信息系統和網絡建設形式

目前我國尚未建立用于數據交換的機讀目錄檔案系統，缺乏統一的檔案信息系統和網絡建設形式，難以做到檔案信息的規范性、開發性、共享性和服務性，難以滿足社會和單位發展需求。

2.3 基礎工作標準化規范化程度有待提高

規范化和標準化的基礎工作是實行電子化檔案信息管理的前提條件。由于存在各種主客觀因素，館（室）藏檔案業務基礎和案卷質量相對較差，尤其是檔案種類不同著錄細則不盡相同；檔案自動化管理往往僅限于某一個館或某個專業系統，尚無全國的統一標準，無法全面實施和推廣，即使使用統一管理軟件也難以達到規范化標準化管理，制約了檔案信息電子化工作的順利開展。

2.4 檔案的技術和組織工作程序標準問題

現行檔案收集、整理、分類、著錄標準及其有關規定與現行的檔案信息化建設已不能完全適應。未從計算機信息處理技術特點和發展來考慮檔案信息化建設問題，僅將磁盤、光盤等作為歸檔“文件資料”。

2.5 管理人員的素質不適應檔案信息化建設的需求

許多檔案部門缺乏現代高技術管理人才，由于難以引進人才，多數人沒有掌握現代科技，尤其是缺乏檔案和信息處理復合型人才。在這種情況下，即使有再先進的現代化設備，無人精通，無人能用，只能當成廢物，難以實現檔案信息化。

3 檔案信息化建設的措施

3.1 制定規劃，突出重點，扎實推進檔案信息化建設

實際工作中，管理者要正確認識檔案信息化建設在經濟社會發展中的重要性，堅持以利用為中心，充分發揮信息化工作的效用。單位管理者要從具有的人財物基本條件出發，制定中遠期檔案信息化建設規劃，以利用為本，講求實效，追求投資效益，不能搞形式主義和“形象工程”。

3.2 加強基礎設施建設

在檔案信息化建設中，必不可缺少的基本條件是軟硬件基礎設施，是開發和利用檔案信息資源以及應用信息技術的基礎。計算機的優點眾所周知，在文件管理方面，運用計算機可完成檔案的歸檔利用和管理工作，包括查找、借閱、接收、歸還和辨認到期應銷毀的文件等；在檔案管理方面，運用計算機可完成收集、整理檔案過程，可用于編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可完成庫房管理之工作任務。因此首先要配備電子計算機這一符合中遠期發展的硬件設備，逐步提高各類檔案館（室）應用計算機和網絡技術的程度，從而達到提高檔案信息化水平之目的；另外，各單位要完善局域網絡建設工作，以網絡為基礎做好檔案信息化管理的各項工作，做到醫院檔案信息傳輸、交換和資源共享利用，提高工作效率。

3.3 加強檔案信息標準化和規范化建設

檔案信息化建設的必要條件是檔案信息的標準化和規范化，可顯著提高檔案現代化管理水平。管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范是檔案信息標準化和規范化的重要內容。其中，對電子文件檔案信息進行管理的規范為管理性標準規范，包括計算機安全法規與標準，數字檔案信息資源合法化和確認標準等；對檔案文件信息化處理的規范為業務性標準規范，包括電子文檔的標準和管理規范；存儲、壓縮電子文檔數據，數據的交換和加密，水印技術和系統軟硬件設施技術標準規范等稱為技術性標準規范。對上述各方面工作應做到標準化和規范化，保證檔案信息化的質量。

3.4 重組檔案信息化業務流程

在網絡環境下應用計算機技術進行檔案信息化，這可避免繁重的手工作業管理模式，并使之轉變為自動化集成管理模式，顯著提高工作效率。在此轉變過程中，應根據實際情況重組檔案信息化業務流程。在收集檔案信息時，在文件處理階段就能完成數據處理，從而有機融合公文處理與檔案管理于一體，自動完成檔案資料統計和各類統計報表等工作任務。在檢索和利用檔案信息時，分類、標引、編目和檢索等應在網絡環境下自動完成，并通過計算機網絡查閱和利用多數檔案信息資源。在檔案管理過程中，應將有形實體轉變為虛擬網絡，逐步加強信息技術建設，改善環境條件，發揮檔案信息的社會作用。

3.5 做好電子文件的歸檔技術處理和保存工作

檔案工作者要指導相關部門充分利用信息技術做好接收、處理和存儲電子文件工作，要將歸檔的電子文件屬性改為“只讀”文件以保護其原始信息和基本結構。在介質層上存儲的電子文件相對較為安全。但是，如何長久保存電子文件是值得深入研究和探討的重要問題，必須保證電子文件的完整性和可讀性，不得丟失其中的任何信息。

3.6 檔案系統同時保存電子與紙質文件

要同時保存同一內容的紙質文件和電子文件，并使用不同的編目方法和存貯裝具進行歸檔。為便于利用時參照互補，管理者應在同一內容的紙質文件和電子文件的備考表或卷內目錄“備注”項中標示對應檔案文件的檔號和存地。保存電子檔案后不得將紙質檔案丟棄或疏于管理。

3.7 提高檔案人員整體素質

檔案信息化建設是一項關乎經濟社會發展的戰略任務，檔案工作的政治性和服務性決定了檔案管理者要有較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神。在檔案管理過程中充分利用信息和網絡技術完成信息化建設，對檔案管理人員提出了更高的要求。所以，檔案管理部門必須重視專業技術人員隊伍的建設和整體素質的提高問題。

人才是檔案信息化建設的關鍵。在實際工作中，必須樹立大人才觀，秉持人人皆才、人人皆可才的觀念，充分調動所有工作人員的積極性和能動性，真正做到人盡其才，才盡其用。這要求檔案管理部門必須根據專業技術人員的實際，通過培訓、繼續再教育、學歷提高等形式，掌握檔案管理和信息化建設的前瞻性知識和技術，不斷提高檔案信息化業務能力，引進新鮮血液，較好地完成檔案信息化工作。作為現代檔案工作者應當有豐富廣博的專業和與檔案信息化建設有關的計算機、網絡、縮微攝影等其他技術知識，提高其信息素養和信息技能，并充分利用這些知識和技術，適應新時期檔案信息化工作的要求，切實為當地的經濟社會發展貢獻自己應有的力量。

3.8 確保檔案信息的安全性和完整性

保證信息安全是檔案信息化管理的核心要素，這是我國《檔案法》中規定的重要內容。檔案信息安全包括兩方面內容：一是檔案管理系統硬件自身的安全，即系統不為外人所侵入；二是檔案信息傳播的安全，即檔案信息不為權限外的權利人所獲取。為維護信息管理系統的物理安全，應從機房管理、軟件管理、操作監督等方面加強安全管理；可通過技術手段解決硬件方面的安全管理，即在考慮系統安全性的前提下選擇和設計檔案管理系統。基層單位檔案信息化管理應用僅供內部人員使用，封閉式網絡，不得與因特網連接。為保證網絡安全，建網時應實行物理隔離，合理確定安全等級和信息安全要求，并且據此來判斷信息系統運行是否符合安全要求，防止授權違規操作，切實保證檔案信息的安全性和完整性。

3.9 網絡化傳輸檔案信息

利用是檔案信息化的真正價值，所以檔案信息化建設必須為充分利用檔案信息提供先決條件。這要求在單位內部要利用局域網絡建立檔案信息網站，實行網上發布檔案新信息，為利用人員提供電子郵件服務、聯機公共目錄查詢和光盤遠程檢索服務；同時檔案管理人員與用戶之間要開展定向、定題的檔案信息咨詢服務；合理運用現代信息技術加工、提煉和深層次開發檔案信息，為利用者提供更多二次、三次或以上加工的檔案信息，拓寬和拓展醫院檔案的服務范圍和服務功能，不斷提高檔案服務質量，促進醫院發展。信息資源是檔案數字化的基礎，必須保證其數量和質量，這也是檔案信息網絡建設的核心之所在。

3.10 切實提高服務水平

樹立全面服務理念，提供個性化服務。要在遵守保密制度和安全許可的范圍，為不同檔案信息利用者提供多層次、全方位、多樣化的服務需求，開展有針對性的服務。檔案管理人員必須利用現代信息網絡技術，通過整理、分類、提取、分析和加工檔案信息資源，通過局域網絡實現資源共享，針對單位內部和其他利用者提出的具體需求，滿足檔案信息的需求。必要時，應用計算機和多媒體技術將文字、圖像、視頻、音頻等不同載體的檔案進行圖、文、聲、形的再次或多次合成加工，直到利用者滿意為止。

要主動為利用者提供高質量的服務。管理者要樹立主動服務意識，把握檔案信息利用和服務的大方向，逐步提高檔案信息化質量，加強職業道德教育，以良好的服務態度，講求時效性和質量觀，利用多種途徑和形式為利用者及時提供檔案信息服務。

信息化是檔案事業發展的重要方向，檔案信息是經濟社會快速發展的重要保證。在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，存儲和處理檔案信息的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在經濟社會發展中發揮不可替代的作用。檔案管理工作必須適應科學技術發展，重視和做好檔案信息化工作，加快檔案的現代化管理進程，逐步實現檔案的信息化建設，為利用者提供優質的檔案信息服務。

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