探析OA環(huán)境下電子文件歸檔管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

[摘 要]電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用給檔案管理工作帶來(lái)了全新型網(wǎng)絡(luò)化辦公方式。同時(shí)也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件如何規(guī)范管理帶來(lái)了新的研究課題。

[關(guān)鍵詞]無(wú)紙化辦公；歸檔管理；技術(shù)應(yīng)用

當(dāng)今計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應(yīng)用空間，同時(shí)也對(duì)檔案管理規(guī)范工作提出了更高的要求。那么如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案的規(guī)范管理，如何有效地提高檔案管理效率？針對(duì)上述問(wèn)題，下面就“無(wú)紙化辦公”給電子文件歸檔管理的現(xiàn)狀及對(duì)策進(jìn)行了探析。

一、OA的概念及OA產(chǎn)生的背景。

辦公自動(dòng)化是Office Automation的縮寫(xiě)（簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統(tǒng)），是一種技術(shù)，是一個(gè)軟件，是一個(gè)高科技平臺(tái)，是一種現(xiàn)代辦公環(huán)境，是一個(gè)涉及諸多方面的系統(tǒng)工程，利用技術(shù)的手段提高辦公效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)下，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理開(kāi)始偏向于電子文件管理。經(jīng)過(guò)最近幾年的推廣運(yùn)用，事業(yè)單位開(kāi)始意識(shí)到電子文件的便捷性、安全性、可靠性，文檔管理人員只需在電腦上操作則可自動(dòng)生成表格。

隨著科技的進(jìn)步，信息科學(xué)和計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中推廣普及。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行大量的文件處理等，由此產(chǎn)生了大量的電子文件，如何收集、整理、保管和利用這些電子文件，是新時(shí)期檔案管理工作者所面臨的一個(gè)重要課題。

二、OA電子文件歸檔管理的現(xiàn)狀

自新型的文件形式推廣運(yùn)用后，事業(yè)單位對(duì)OA電子文件的運(yùn)用更為普及，也給事業(yè)單位內(nèi)部日常管理工作創(chuàng)造了有利的條件。而為了讓OA電子文件發(fā)揮更好的作用，檔案管理人員必須要深入分析這種電子文件使用存在的問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)調(diào)整后讓電子文檔發(fā)揮出更大的功能作用。雖然各事業(yè)單位的辦公自動(dòng)化水平不斷提高，但在電子文件的歸檔管理方面還普遍存在著一些不足。目前我國(guó)OA電子文件歸檔管理工作存在的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn)：

（一）對(duì)歸檔工作認(rèn)識(shí)不足

很多單位缺乏對(duì)歸檔管理工作的認(rèn)識(shí)。電子文件的制作直到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)管理都比較混亂，有的是職責(zé)沒(méi)有明確，個(gè)別檔案人員認(rèn)為歸檔工作應(yīng)該是信息部門(mén)負(fù)責(zé)，因而不愿接受文秘人員遞交的電子文件；有的是工作人員缺乏重視，覺(jué)得沒(méi)必要?dú)w檔，或是沒(méi)必要重視歸檔管理，使得電子文件歸檔工作不規(guī)范，導(dǎo)致文件丟失、損壞等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（二）檔案管理和OA系統(tǒng)不兼容

OA系統(tǒng)僅僅是計(jì)算機(jī)軟件上的配置構(gòu)成，其必須要符合計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的要求才能發(fā)揮操作性能。檔案管理和OA系統(tǒng)的不兼容表現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，硬件設(shè)備上，事業(yè)單位采用的計(jì)算機(jī)及其外圍設(shè)備難以滿(mǎn)足OA系統(tǒng)運(yùn)行的要求，如：信息處理速度、主機(jī)運(yùn)行速率等，這些都阻礙了OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行；其次，軟件設(shè)備上，還有很多單位的檔案管理系統(tǒng)不能夠與OA系統(tǒng)兼容，而且二者分屬不同的部門(mén)正常歸檔工作復(fù)雜化，而各類(lèi)軟件安裝使用不到位也阻礙了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

（三）缺乏健全的歸檔管理制度

良好的管理制度是事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)有序進(jìn)行的保證，也是事業(yè)單位擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)規(guī)模的基本條件。對(duì)于OA系統(tǒng)及其相關(guān)文件的運(yùn)用，事業(yè)單位要采取綜合性的歸檔管理制度，引導(dǎo)內(nèi)部職員開(kāi)展歸檔管理工作。雖然國(guó)家已經(jīng)頒布了相關(guān)的制度規(guī)范，但很多單位還是沒(méi)有建立規(guī)范、完善的管理制度，也沒(méi)有先進(jìn)的管理方法，使得歸檔管理工作比較混亂。難以控制的混亂局面使得檔案管理效率降低，這導(dǎo)致歸檔信息的完整性、準(zhǔn)確性難以得到有效的保障，而且影響了電子文件的使用。

（四）存儲(chǔ)載體的不安全性

許多電子文件進(jìn)行邏輯歸檔后存儲(chǔ)于服務(wù)器中，或被存儲(chǔ)于光盤(pán)等介質(zhì)中歸檔，而這些存儲(chǔ)載體一旦損壞，許多為不可修復(fù)的，因此電子文件就會(huì)被破壞，甚至全部丟失。

三、OA電子文件歸檔管理的措施

（一）健全電子文件管理制度

電子文件作為新生事物，不僅有著便捷等種種優(yōu)勢(shì)，也由于其易修改、易丟失等特點(diǎn)需要工作人員特別的加以重視。在管理上首先應(yīng)明確電子文件處理流程、各部門(mén)職責(zé)、歸檔范圍等，只有妥善的做好電子文件歸檔管理工作才能保證電子文件的完整、準(zhǔn)確、安全，才能及時(shí)、便捷的為單位的日常工作提供信息的支持；其次，檔案工作人員要認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，做好檔案工作不僅是檔案人員的責(zé)任，更是為單位做貢獻(xiàn)的基本方式，是體現(xiàn)自身價(jià)值的根本途徑。有效防范電子文件被非法訪問(wèn)和隨意修改，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全性和保密性。同時(shí)系統(tǒng)管理員采取實(shí)時(shí)監(jiān)控、定期備份等措施，防止系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的丟失和被非法使用，確保系統(tǒng)安全和正常使用。

（二）檔案管理人員全程參與電子文件管理

檔案人員要更為熟悉檔案工作，所以要建立以檔案人員為主的歸檔工作隊(duì)伍，并吸收一些責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)好并熱心檔案工作的計(jì)算機(jī)、信息管理等方面人才，以保證歸檔工作的順利進(jìn)行。軟件公司在機(jī)構(gòu)編制OA系統(tǒng)時(shí)，從前期的功能需求調(diào)研到試運(yùn)行和驗(yàn)收，到檔案管理人員全程參與，根據(jù)電子文件歸檔管理要求對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)提出具體要求，并根據(jù)實(shí)際操作情況由軟件公司進(jìn)行不斷完善。同時(shí)各部門(mén)設(shè)兼職檔案員對(duì)本部門(mén)的電子文件處理進(jìn)行跟蹤工作人員從文件擬寫(xiě)、核稿、制發(fā)、歸檔各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，并對(duì)處理流程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)督。辦公室綜合檔案員按規(guī)定時(shí)限接收各職能部門(mén)移交的電子文件，并進(jìn)行鑒別后正式歸檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件進(jìn)行全過(guò)程管理。因此要提高檔案人員的素質(zhì)，檔案人員要在重視自身工作的基礎(chǔ)上，積極學(xué)習(xí)電子文件歸檔管理的相關(guān)知識(shí)和技能，主動(dòng)的去學(xué)習(xí)新的經(jīng)驗(yàn)和工作方法，檔案部門(mén)要根據(jù)實(shí)際情況積極開(kāi)展培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)檔案人員不斷提高專(zhuān)業(yè)能力，幫助其盡快的熟悉、掌握OA系統(tǒng)，以切實(shí)做好歸檔工作。

（三）保證電子檔案的安全

由于電子文件存儲(chǔ)的特殊性質(zhì)決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲(chǔ)在電腦服務(wù)器硬盤(pán)中，為保證電子文件的安全性，避免由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、病毒以及人為錯(cuò)誤操作對(duì)電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。數(shù)據(jù)備份包括對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份和對(duì)電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設(shè)定的時(shí)間段自動(dòng)備份和增量備份，而且還需要對(duì)備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行刻錄保存，有條件的還可以進(jìn)行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對(duì)安全。

首先，要做好日常歸檔管理工作，遵循按時(shí)歸檔、歸檔文件核對(duì)鑒定等原則，積極采取有效的歸檔管理措施，防止出現(xiàn)電子文件錯(cuò)亂或人為刪改等現(xiàn)象；其次，要設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)的實(shí)體安全，每天對(duì)庫(kù)房溫濕度等環(huán)境因素進(jìn)行調(diào)控，保證系統(tǒng)設(shè)備的運(yùn)行安全；再次，要保證系統(tǒng)軟件的安全，通過(guò)登錄權(quán)限等對(duì)人員操作進(jìn)行限制，在計(jì)算機(jī)上安裝防火墻和殺毒軟件，并及時(shí)更新，不使用外來(lái)的光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，以保證系統(tǒng)的安全運(yùn)行；最后，要做好檔案的備份工作，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)備份，并重視電子文件載體的質(zhì)量以提高文件存儲(chǔ)的壽命等方式來(lái)保證文件的存儲(chǔ)安全。

三、結(jié)束語(yǔ)

只有充分認(rèn)識(shí)OA系統(tǒng)中電子文件的特征，針對(duì)各單位的辦公自動(dòng)化環(huán)境電子文件歸檔管理中存在的具體問(wèn)題，完善OA系統(tǒng)電子文件歸檔管理制度，重視電子文件管理人員的培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)操作者權(quán)限的控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全過(guò)程管理，并保持與紙質(zhì)文件的同步歸檔，才能切實(shí)做好OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔管理工作。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)化“無(wú)紙化辦公”給檔案管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn)，檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視，行動(dòng)上積極支持，經(jīng)費(fèi)上大力投資。檔案管理者要恪盡職守，精通檔案管理和“無(wú)紙化辦公”業(yè)務(wù)，為機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化積極工作，不懈努力。我們相信隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，“無(wú)紙化辦公”將為檔案管理工作帶來(lái)重大變革，同時(shí)也為檔案資源的自動(dòng)化管理注入新的活力和生機(jī)。

參考資料：

1.楊公之主編.《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2001年9月第1版。

2.楊公之主編.《檔案信息化建設(shè)實(shí)務(wù)》[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2003年8月第1版.

3.GB/T18894—2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》.

4.馮惠玲主編.《電子文件管理教程》[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001年8月第1版.

5.《電子文件管理理論與實(shí)踐》（科學(xué)出版社，主編：劉家真）

6.《電子文件管理基礎(chǔ)》（中國(guó)檔案出版社，主編：丁海斌、趙淑梅）

作者簡(jiǎn)介：朱志強(qiáng)（1984-），男（漢族），黑龍江大慶人。館員，學(xué)士，2006年畢業(yè)于在黑龍江八一農(nóng)墾大學(xué)，主要從事機(jī)構(gòu)編制檔案管理。