關(guān)于在青藏鐵路建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案中的數(shù)碼照片檔案管理的幾點(diǎn)做法

梁宏俠

[摘 要]青藏鐵路開通運(yùn)營(yíng)五年來(lái)，青藏鐵路工程項(xiàng)目聲像檔案作為一種看的見，聽的到的檔案信息資源產(chǎn)生于實(shí)踐，應(yīng)用于實(shí)踐，在運(yùn)用管理中具有不可替代的作用。

[關(guān)鍵詞]聲像檔案；數(shù)碼照片；管理；幾點(diǎn)做法

隨著青藏鐵路格拉段投入運(yùn)營(yíng)五年以來(lái)，管好用好世界一流高原鐵路實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)管理創(chuàng)世界一流水平是我們的工作目標(biāo)。青藏鐵路建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)地保存下來(lái)，在實(shí)現(xiàn)青藏鐵路運(yùn)營(yíng)管理創(chuàng)世界一流水平目標(biāo)的過(guò)程中不斷發(fā)揮著重要作用。

青藏鐵路格拉段建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案信息是直接記述青藏鐵路建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，可以說(shuō)是管好用好青藏鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成部分。為管好用好青藏鐵路，實(shí)現(xiàn)“安全持續(xù)穩(wěn)定，運(yùn)輸暢通無(wú)阻，服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效，環(huán)保全面達(dá)標(biāo)”的目標(biāo)而科學(xué)決策提供了重要依據(jù)。公司利用工程竣工聲像檔案建立健全了青藏鐵路格拉段線路、橋隧、路基等設(shè)備圖表，為今后養(yǎng)護(hù)維修這條線路提供了詳實(shí)的圖文資料，并為及時(shí)掌握青藏鐵路格拉段多年凍土路基地段的觀測(cè)和整治提供了重要依據(jù)。

數(shù)碼照片是聲像檔案的重要組成部分，是看的見的施工過(guò)程的真實(shí)記錄，是在工程施工過(guò)程中運(yùn)用聲像技術(shù)來(lái)記錄施工情況的一種手段。是在鐵路建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、管理等方面發(fā)揮著重要的作用。我們做到了數(shù)碼照片檔案的收集與建設(shè)項(xiàng)目工程施工檔案同步進(jìn)行，并由施工單位按施工標(biāo)段，根據(jù)《聲像檔案管理辦法》規(guī)定組卷、移交，全線共接收28卷照片檔案和116張光盤的數(shù)碼照片檔案。

結(jié)合公司在青藏鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)踐中，就聲像檔案中的數(shù)碼照片檔案收集、分類、整理、管理等方面談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

一、正確認(rèn)識(shí)把握數(shù)碼照片檔案的特點(diǎn)

數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比，具有許多優(yōu)勢(shì)。除了成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等優(yōu)點(diǎn)外，還有以下特點(diǎn)：

1.存儲(chǔ)久、質(zhì)量不變。數(shù)碼照片只要存到了計(jì)算機(jī)磁盤或光盤上，就可以長(zhǎng)期保存，不褪色，不變形。

2.連接快，應(yīng)用廣泛。數(shù)碼照片可以在自已的數(shù)碼相機(jī)和計(jì)算機(jī)上顯示、瀏覽、處理、還可以與打印機(jī)、刻錄機(jī)、電視機(jī)等多種外連設(shè)備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中多臺(tái)電腦或各個(gè)網(wǎng)站互相鏈接，通過(guò)網(wǎng)上發(fā)布，從而擴(kuò)展了應(yīng)用范圍。鑒于此，公司從實(shí)際工作需要出發(fā)，給檔案室配備了數(shù)碼照像機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤等設(shè)備，完善了收集、檢查、移交數(shù)碼照片的必要技術(shù)設(shè)備。數(shù)碼照片檔案是檔案信息資源的重要組成部分，對(duì)數(shù)碼照片檔案的有效、規(guī)范管理是關(guān)系到企業(yè)檔案信息資源完整的重要保證。因此，加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案管理，實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)一的規(guī)范管理是十分必要的。

二、注重?cái)?shù)碼照片檔案的收集、完善日常管理制度

青藏鐵路舉世矚目，其工程難度高、影響大，所產(chǎn)生的一切影像資料，具有十分廣泛的利用價(jià)值，特別是對(duì)一些工程開工、鋪通線路、重點(diǎn)工程、領(lǐng)導(dǎo)視察等形成的數(shù)碼照片和影像資料更具有不可替代的保存價(jià)值。因此，青藏鐵路開工后，公司檔案部門會(huì)同工程部門根據(jù)數(shù)碼照片的特點(diǎn)，制訂了具體歸檔范圍及標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)工程建設(shè)和科研技術(shù)改造項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、開工、施工、竣工、創(chuàng)優(yōu)過(guò)程中形成重要照片檔案和工程開工、鋪通、開通典禮、領(lǐng)導(dǎo)視察施工現(xiàn)場(chǎng)、重大事故現(xiàn)場(chǎng)、獲得魯班獎(jiǎng)等綜合性照片檔案收集齊全后，按施工標(biāo)段數(shù)碼照片移交歸檔。移交時(shí)要求數(shù)碼照片以JPEG、TIFF、JPG為通用格式，拍攝數(shù)碼照片的像素?cái)?shù)應(yīng)在300萬(wàn)像素以上，綜合性照片還需要有紙質(zhì)照片，文字說(shuō)明三者齊全并做到內(nèi)容相符，數(shù)碼照片可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，U盤、光盤等形式多樣各種載體移交，移交歸檔時(shí)檔案室對(duì)數(shù)碼照片的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由審核人簽署審核意見。

數(shù)碼照片由于復(fù)制方便，操作簡(jiǎn)單，收集容易，拷貝即可，不及時(shí)收集管理很容易散失，因此，要求參建各單位要指定專人負(fù)責(zé)數(shù)碼照片的收集、管理，并制定靈活的方式實(shí)行定時(shí)收集及時(shí)匯總，等待工程竣工后統(tǒng)一移交的歸檔制度，以便在檔案部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，完成整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)碼照片的形成、積累、歸檔和保管等工作。

三、數(shù)碼照片檔案的分類與編號(hào)

1、數(shù)碼照片的分類。在整理數(shù)碼照片前，首先進(jìn)行反復(fù)篩選、鑒定，對(duì)于沒(méi)有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的數(shù)碼照片進(jìn)行剔除，一般反映同一場(chǎng)景、同一內(nèi)容的數(shù)碼照片只收存一張。歸檔的每張數(shù)碼照片都要按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》的規(guī)定確定保管期限，保管期限的劃分參照紙質(zhì)照片檔案，數(shù)碼照片要按其形成年度分類，不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。每一個(gè)年度建立一個(gè)根目錄文件夾，子目錄文件夾下按照永久、長(zhǎng)期及相關(guān)內(nèi)容存放數(shù)碼照片文件。

2、數(shù)碼照片的編號(hào)。對(duì)文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片文件一般可按時(shí)間（或重要程度）先后排列，并按其排列順序編號(hào)。一組聯(lián)系密切（如同一次會(huì)議、活動(dòng)、事件的）數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。編號(hào)的過(guò)程也是同時(shí)對(duì)收集來(lái)的數(shù)碼照片進(jìn)行排序更名的過(guò)程。數(shù)碼照片編號(hào)的結(jié)構(gòu)是：檔案種類代號(hào)、分類代號(hào)、屬類代號(hào)和照片流水號(hào)四級(jí)。將照片檔案分類、整理后，編寫檔案號(hào)加以固定，使之便于檢索和利用。

3、編寫文字說(shuō)明。數(shù)碼照片檔案所表現(xiàn)的形象只是事件的瞬間與片斷，它所反映的內(nèi)容有一定的局限性，必須依據(jù)文字說(shuō)明來(lái)補(bǔ)充。就是用簡(jiǎn)要文字概括地揭示每張照片所反映的全部信息，包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六個(gè)要素。文字說(shuō)明即照片說(shuō)明卡以照片的自然張為單元編寫，每一張照片都要有文字說(shuō)明（照片說(shuō)明卡），一組內(nèi)容聯(lián)系密切的照片還要編寫總說(shuō)明。

4、數(shù)碼照片整理及編制目錄。數(shù)碼照片在歸檔整理時(shí)應(yīng)區(qū)分工程項(xiàng)目各專業(yè)施工過(guò)程照片和綜合性照片，工程項(xiàng)目施工照片按竣工里程前后順序和形成的年度、專業(yè)分別整理，綜合性數(shù)碼照片按年度、事由整理，一組內(nèi)容聯(lián)系的照片組成一個(gè)保管單位，并按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，并根據(jù)部頒《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》相關(guān)內(nèi)容規(guī)定編寫檔案號(hào)（即：種類代號(hào)、分類代號(hào)、屬類代號(hào)和案卷流水號(hào)）。

編寫數(shù)碼照片檔案目錄的目的是為利用者提供簡(jiǎn)捷地查閱照片檔案的信息途徑。因此，編寫照片檔案目錄應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地反映每張照片的具體內(nèi)容，包括地點(diǎn)、人物、事由等要素，紙質(zhì)照片整理時(shí)和數(shù)碼照片目錄相一致。對(duì)于綜合性數(shù)碼照片歸檔編寫目錄時(shí)注明對(duì)應(yīng)紙質(zhì)照片的檔案號(hào)，實(shí)現(xiàn)照片檔案的統(tǒng)一管理與檢索，達(dá)到查找方便的目的。照片檔案目錄一般常用的有卷內(nèi)目錄和案卷目錄。卷內(nèi)目錄包括照片號(hào)|底片號(hào)、題名、攝制時(shí)間、所在頁(yè)位、備注等項(xiàng)目。案卷目錄包括檔案號(hào)、標(biāo)題、年度、照片、底片張數(shù)、保管期限、形成單位、密級(jí)等項(xiàng)目。

四、數(shù)碼照片檔案移交歸檔要求

1、要保持?jǐn)?shù)碼照片的原始性。由于數(shù)碼照片具有可修改性，因此作為檔案來(lái)保管的數(shù)據(jù)必須是原始數(shù)據(jù)，不能是修改過(guò)的數(shù)據(jù)。

2、數(shù)碼照片的數(shù)據(jù)處理格式應(yīng)統(tǒng)一或轉(zhuǎn)換成TIFF、JPEG、JPG格式，確保照片數(shù)據(jù)不丟失方便利用。

3、數(shù)碼照片刻入光盤存儲(chǔ)。數(shù)碼照片按紙質(zhì)照片整理順序進(jìn)行刻盤，并將數(shù)碼照片順序號(hào)、文字說(shuō)明、光盤號(hào)等信息一起刻入光盤，以便檢索利用。同時(shí)也可以將數(shù)碼照片沖洗成紙質(zhì)照片，按照紙質(zhì)照片的整理規(guī)則進(jìn)行整理和保管，注意紙質(zhì)照片編碼順序與數(shù)碼照片編碼順序相一致，并做好檢索工具的相互參照。

五、數(shù)碼照片保管方法和條件

數(shù)碼照片檔案光盤是一種特種載體檔案。為得到更有效妥善保管，必須制定保管條件和規(guī)范保管方法。為保證光盤刻錄的質(zhì)量，確保光盤及其數(shù)碼照片信息長(zhǎng)期保存下來(lái)，數(shù)碼照片檔案保管必須注意以下幾點(diǎn)：

一是注意選用品牌質(zhì)量好的刻錄光盤，并使用帶有“校驗(yàn)”功能的刻錄軟件進(jìn)行光盤刻錄，這些軟件能自動(dòng)檢查光盤上的資料是否正確。

二是鑒于墨水等書寫材料可能存在有損害光盤的溶劑，鉛筆的石墨會(huì)影響光盤的閱讀，所以不能將帶液體書寫工具直接寫在光盤表面，以免化學(xué)物質(zhì)滲透光盤的保護(hù)層損害光盤數(shù)據(jù)層。必須將寫好光盤的標(biāo)簽粘貼在光盤包裝上，不能直接在光盤上粘貼標(biāo)記。

三是存放環(huán)境要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃-18℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%-45%，以減緩光盤退化，并防止霉菌滋生。

四是注意操作規(guī)范化。如觸摸光盤時(shí)應(yīng)帶無(wú)紡棉質(zhì)手套，裸手手指不應(yīng)觸到光盤的反射面。

五是認(rèn)真做好數(shù)碼照片檔案讀取設(shè)備的維護(hù)和檢查。光盤存儲(chǔ)的數(shù)碼照片檔案信息只能通過(guò)計(jì)算機(jī)處理和閱讀，這就要求檔案管理部門對(duì)有關(guān)計(jì)算機(jī)等設(shè)備和軟件使用情況，更新情況及時(shí)進(jìn)行登記。如果讀取設(shè)備或軟件過(guò)時(shí)了，光盤存貯的信息要及時(shí)復(fù)制和遷移。

綜上所述，我們?cè)谇嗖罔F路建設(shè)項(xiàng)目數(shù)碼照片檔案的收集、整理、保管工作方面做了一點(diǎn)工作，還很不成熟和完善，需要在今后實(shí)踐中不斷完善提高公司檔案管理的水平，能夠最大限度地提供利用服務(wù)，以保證更好的為高原鐵路實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)管理創(chuàng)世界一流水平的工作目標(biāo)服務(wù)好。