信息化環境下醫療檔案 的安全管理對策

劉瑛

隨著社會經濟和科學技術的發展，特別是信息技術的發展，各種載體的醫院檔案大量涌現，給醫院檔案的安全管理帶來了隱患。國家檔案局局長楊冬全指出：“檔案安全始終是檔案工作的生命線和底線，是檔案部門的基本任務和第一要務。確保檔案安全，是黨和人民對檔案工作者的基本要求，是檔案工作者的基本職責和天大責任”。可見檔案安全在檔案管理工作中的重要性，為此現就基于信息化環境下如何構建醫院檔案安全管理對策談一下自己的看法。

一、建立并完善檔案安全工作規章制度，為醫院檔案安全提供必要的制度保障

建立并完善醫院檔案管理規章制度，加強對醫院檔案規章制度執行情況的監督檢查，建立起長效機制，確保規章制度落到實處。一手抓建章立制、一手抓貫徹落實，同時在制度的制定和執行兩個方面下工夫。完善醫院數字檔案信息安全制度，認真做好醫院檔案信息化建設過程中的信息安全保障工作。醫院檔案數字檔案信息的安全保障工作，應當從設備、網絡、系統、數據等各個方面、各個環節加強安全管理，以完備的防范體系來保證醫院數字檔案信息萬無一失。電子文件是一種易被改動、易被竊取、易于傳播、易于消失的信息，特別是它還是一種不能直接識讀而必須依賴于特定的設備和軟件才能被讀取的信息，必須在不斷攻克相關關鍵技術的同時，建立完善的管理制度和規程，才能解決好電子文件的保真、保密、保存、保讀取等巨大難題。

二、加強檔案安全的設施建設，為醫院檔案安全提供必要的硬件保障

檔案庫館是保障檔案安全的重要屏障，加強檔案安全相關基礎設施建設，改善檔案保管條件，是檔案安全的基本保證。為此，要創造檔案安全的環境，確保檔案實體安全。近年，頻發的自然與人為災害，給人類社會帶來巨大損失，提升了社會對檔案管理的安全意識。如何防災減災，避免和最大限度地減少檔案資源損失，成為檔案安全管理的現實課題。在醫院檔案館庫的建設過程中，應高度重視抗震、抗災、防火等方面的剛性要求。充分考慮堅固、安全、環保、實用等因素，嚴格按照國家《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》，把檔案館庫建設好，筑起保障檔案安全的堅固防線；選用安全的檔案裝具。檔案裝具首先要考慮檔案安全，多年的實踐證明，檔案多節柜是最有利于檔案安全的裝具。存放音像、電子檔案要有防磁柜。溫濕度控制，保證溫濕度在不損害檔案的安全范圍內。；另外，增加投入，按照國家的新要求，檔案館有關視頻監控、門禁、火災報警、消防、溫濕度監控、計算機安全等系統的建設，是檔案安全保障體系基礎設施建設的重要內容。

三、加強檔案管理安全技術研究與應用，為醫院檔案安全提供必要的技術保障

從國家層面整體謀劃并實施國家核心檔案信息資源安全戰略。充分結合醫院檔案工作實際，加強醫院檔案防災減災策略、醫院數字檔案信息安全保障策略、？醫院受損檔案搶救修復技術方法、醫院電子文件真實性保證和長久保存方法、醫院突發事件檔案安全應對措施等關鍵理論和技術方法的研究，不斷提高醫院檔案安全的理論支撐和技術保障能力。抓緊研究制定醫院檔案安全科研規劃，將有利于從宏觀上加強對醫院檔案安全的組織和統籌協調，推進醫院檔案安全保障技術研究工作規范、快速、有序地發展。采取有效措施推進醫院檔案安全保障相關新技術、新設備、新方法的推廣應用，促進醫院檔案安全保障能力快速提升；維護網絡安全，為醫院數字化檔案管理建設安全可靠的環境。選用可靠的操作系統，并對操作系統進行安全配置。在網絡服務功能中，要加強用戶合法性的認證環節，嚴格限制登錄者的操作權限；保證醫院電子檔案的真實性和有效性，必須保證醫院電子檔案和紙質檔案的歸檔同步進行。目前電子文件的法律效力尚不明確，電子文件本身也因目前技術手段難以實現檔案的原始性和真實性，解決的方法只能是電子文件與紙質文件同步歸檔。保證電子檔案真實有效性有所依據，實現電子檔案利用便利和實體檔案有效性的互補；做好醫院檔案的備份工作。對醫院重要的檔案和電子文件實行異地備份，對其中的重要電子文件還要實行異質備份，以確保醫院檔案信息資源的絕對安全和電子文件的長期可讀。異地異質備份是醫院檔案部門有效應對突發事件和自然災害，確保醫院檔案完整、安全和保密的重要措施和有效途徑，也是目前條件下確保醫院電子文件信息絕對安全的最根本措施。

四、加強檔案管理人員的技能培訓，為醫院檔案管理安全提供必要的人才保障

社會經濟和科學技術的飛速發展，檔案信息化建設的推進和檔案事業的發展，對醫院檔案管理人員的要求越來越高。提高醫院檔案管理人員的整體素質、增強醫院檔案的安全保障能力，是醫院檔案管理部門一項重要而緊迫的任務。通過對醫院檔案管理人員開展經常性的安全教育和學習培訓，培養和強化醫院檔案信息安全意識、防范意識和保密責任意識。學習借鑒國內外檔案信息安全保障的最新成果，普及檔案信息安全保障基本知識與技能，培養造就一支責任意識強、掌握現代科技知識和專業技能的醫院檔案干部隊伍，為醫院檔案信息安全提供必要的人才保障。