城鄉規劃檔案工作解析

劉越

城鄉規劃檔案是城鄉規劃、建設與管理的基礎資料，是城鄉規劃部門依法進行行政管理、執法監督的重要依據。規劃檔案工作作為城鄉規劃工作的重要組成部分，必須與城鄉規劃整體管理工作協調發展，為城鄉規劃建設的各個環節服務，為提高城鄉規劃的工作效率服務，為群眾方便、快捷、準確的查詢服務。因此，隨著經濟社會的迅猛發展，城鄉建設的快速推進，社會各界日益強烈的需要，建立一個科學化、現代化的城鄉建設檔案管理體系，一支服務能力不斷提升、服務意識不斷強化、服務方式不斷完善的城鄉規劃檔案管理隊伍，是檔案管理工作者的重要職責。

同時，規劃檔案既具有一般檔案的普遍特點，又具有其自身的鮮明特征，涉及面比較廣。規劃管理部門在工作內容上包括一般的黨政管理和各項具體業務活動，并且由于規劃管理的復雜性，業務管理部門就較多，產生的業務種類檔案比較繁雜，這就是規劃檔案管理自身具有的特點。這些不同的機構在從事不同工作活動中產生的檔案，按內容劃分為文書檔案和專門檔案。文書檔案主要收集黨組文件材料，黨組會議記錄、辦公會議記錄、工作計劃總結、各項規章制度、請示與批復，受到有關部門表彰的通報、機關黨總支、團支部在其職能活動中形成的文件材料，機構、人員編制、干部任免材料，本機關印發的各種文件材料等。專門檔案包括財會檔案、人事檔案、規劃業務檔案、專題檔案四類；按載體劃分為紙質檔案、音像檔案、電子檔案等，形成了一個多種類型、互相補充的檔案結構。

正是由于城建檔案具有的上述特點，筆者認為，可以從以下幾個方面著手，不斷提升城建檔案管理水平，以適應各項城鄉建設工作的需求。

一、加強領導，提高重視程度

要把檔案管理工作搞好，離不開各級領導的重視和支持。只有把城鄉規劃檔案工作納入領導議事日程，多研究、多關注，從理順檔案管理體制，實行檔案集中統一管理入手，在檔案室專職管理的基礎上，各部門也都配備專兼職檔案員，形成專門機構和政務、業務部門齊抓共管的局面。同時把檔案管理工作發展編入長期工作規劃、年度計劃，花大力氣在管理方式、管理手段、管理意識上不斷優化，把重視真正落到實處。

二、依法治檔，建立健全各項規章制度

1.提高檔案執法意識，依法治檔。在加強領導，提高重視程度的基礎上，依法建立檔案、依法使用檔案、依法管理檔案，也是加強城建檔案管理工作的重要內容。因此，一要切實提高干部職工的依法用檔意識。結合城鄉規劃工作管理特點，以開展學習宣傳貫徹檔案法律、法規及規范活動，定期組織干部職工認真學習《檔案法》、《城建檔案管理辦法》及《哈爾濱市檔案管理條例》等載體，把檔案管理法律法規的學習納入本部門普法工作內容，營造依法用檔的輿論氛圍。二是加強檔案管理知識上崗培訓，實現專兼職人員持證上崗。定期組織專兼職檔案人員對檔案收集、整理、立卷、歸檔和開發利用的規范等業務知識進行學習，并外請檔案專業人員進行業務指導，組織檔案管理人員到其他省市學習檔案管理先進理論和經驗，使檔案工作者熟練掌握檔案收集、分類、立卷、歸檔的技術，提升依法管理的意識，自覺按照各項規范開展工作。

2.建立健全各項規章制度，實行規范化管理。制度是貫徹和落實的最好保障。筆者認為，以《檔案法》、《城鄉規劃法》等為依據，結合城鄉規劃檔案管理的自身特點，建立健全完善城鄉檔案管理的各項制度，應成為日常檔案管理工作中的重中之重。只有健全了制度，才能真正實現檔案管理工作與機關其他業務同步運行、同步發展、相互協調，充分發揮出業務工作與管理工作的相互支撐、相互配合的積極作用。這就需要我們有意識地去制定科學的檔案管理辦法和分類體系，嚴格執行檔案材料收集及時、類別齊全、內容完整的各項制度，使檔案管理工作的各個環節都得到制度的保障和約束。

3.注重執行效果，加強指導和督促。制定和實施相應的指導和督促措施，是促進各方面檔案管理參與者，提高檔案管理重視程度，自覺執行檔案管理各項制度有效方法。筆者認為，可以從以下幾方面入手。一是以有關規定為依據，考慮本單位實際，制訂統一的局系統事業、企業單位檔案考評標準。二是堅持每年在系統內開展檔案自檢、自查工作，形成定期自查、自評、整改的機制。三是每年固定時間，對檔案工作“硬件”建設和“軟件”建設等方面進行監督整改。通過強有力的日常監督和督促，得以使檔案管理的各項制度切實落到實處。

三、注重建設，提檔檔案管理各項基礎設施

上述措施，從某種意義上講屬于城建檔案管理的軟措施，那么，檔案管理的硬措施也是不容忽視的。即使建立了再完整的制度，沒有優良硬件做支撐，檔案管理的各項目標也是無從實現的。

1.加強檔案的基礎設施建設。為了適應城建檔案管理規范化、標準化建設的需要，更好的服務于社會，應當科學設置辦公、庫房、閱檔等場所，使辦公場所展現現代化、整理保存場所具有標準化、調閱場所體現方便化。同時，及時更新升級檔案收集、保存等專業儀器，如微機、檔案管理和文書處理軟件、打印機、復印機、錄像機、照相機、掃描儀、刻錄機等設備，以及配備防光、防盜、防溫、防濕、防火等保護設施。

2.加強檔案的信息化建設。過去的檔案管理，多處于封閉保管階段。隨著經濟社會的不斷發展，城市建設的不斷加快，對城建檔案管理開放性、信息化的要求越來越迫切。為了適應這種變化，就要求城建檔案管理加快信息化的步伐，以適應社會的要求。這就需要在日常工作中，充分利用現代科學技術，改變以往檔案紙質化這種唯一載體，充分實現電子化，并借助網絡這一開放資源，實現檔案材料存儲、查閱、利用的徹底變革。