夯實(shí)基礎(chǔ) 務(wù)實(shí)管理 扎實(shí)推進(jìn)檔案管理工作進(jìn)程

劉雨國

在蓬勃發(fā)展的現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案管理在社會(huì)的發(fā)展中越來越重要。因此，檔案部門和檔案工作者要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展、適應(yīng)黨和國家的新要求、適應(yīng)人民群眾的新期待，大力推進(jìn)檔案事業(yè)改革創(chuàng)新，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)發(fā)展，為服務(wù)黨和國家工作大局作出更大貢獻(xiàn)。怎樣才能將檔案管理工作做好，加強(qiáng)檔案管理工作進(jìn)程，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，并以此來指導(dǎo)檔案管理工作，應(yīng)從以下幾個(gè)方面抓起：

一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

當(dāng)今，有很多人甚至是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無，這種觀點(diǎn)不正確的。檔案管理對(duì)本單位甚至是國家檔案材料是至觀重要的。首先，作為一名檔案工作者要熱愛本職工作，要有高度的工作責(zé)任感，把自己的檔案工作做好、做細(xì)，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象，提高檔案管理認(rèn)識(shí)，多學(xué)習(xí)，經(jīng)常上網(wǎng)查閱相關(guān)的知識(shí)配備相關(guān)專業(yè)書籍，把自己的工作常記于心，要有對(duì)工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，規(guī)范地、標(biāo)準(zhǔn)的記錄每一次檔案。其次，把本單位一些相關(guān)的文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，經(jīng)常和同事、領(lǐng)導(dǎo)探討、研究，逐漸使領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理。以自己的工作行為影響他們，使檔案管理這項(xiàng)工作在領(lǐng)導(dǎo)心目中占據(jù)一定的位置。

二、加大資金投入，檔案管理趨于現(xiàn)代化

首先檔案管理現(xiàn)代化要求做到管理規(guī)范化。檔案的整理工作雜、亂，沒有一定的檔案管理基礎(chǔ)的工作人員是很難做好這項(xiàng)工作。檔案管理要達(dá)到的目標(biāo)是方便檢索、快速的調(diào)入調(diào)出，因此，要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，讓檔案管理有章可循。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓每一位檔案管理人員能做到“五化標(biāo)準(zhǔn)”即：“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，系統(tǒng)化，精細(xì)化、美觀化”。檔案資料的收集、整理等環(huán)節(jié)都按一定的程序進(jìn)行。

其次，檔案管理現(xiàn)代化還要求管理科學(xué)化。檔案資料內(nèi)容繁雜要能夠做到將各類型檔案科學(xué)歸類，排列有序，便于查找，翻閱，同時(shí)也注意新資料的收集積累。

檔案不可隨意擺放，一定要?dú)w類存檔，正確保存，力求資料整理規(guī)范，精細(xì)。可以經(jīng)常邀請(qǐng)上級(jí)業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。對(duì)存在的問題及時(shí)查找，并及時(shí)改正。對(duì)于不同類型的檔案的存取一定要格按照程序，按照規(guī)章制度進(jìn)行，出入均有詳細(xì)登記。

第三，在信息化的今天檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化尤其要加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。

為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，加快檔案信息化進(jìn)程，我們要加大硬件設(shè)施建設(shè)，按要求配齊配全相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，做到硬件達(dá)標(biāo)。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)選用或者研發(fā)操作簡便的檔案管理軟件。將檔案科學(xué)歸類，逐一進(jìn)行登記記錄，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。還要強(qiáng)化檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，要充分發(fā)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。

三、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，實(shí)行專業(yè)化管理

先進(jìn)的管理手段要求有優(yōu)秀的管理人員。隨著社會(huì)的發(fā)展，單位人員需求步伐的加快，檔案管理工作的內(nèi)容也在逐漸增加，所以檔案管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到檔案工作管理的效率。為了提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，增強(qiáng)他們的專業(yè)化水平，就應(yīng)該多方面的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)先進(jìn)的管理設(shè)備的使用，如計(jì)算機(jī)、防潮系統(tǒng)等軟件的應(yīng)用。我們的社會(huì)正朝著信息化和技術(shù)化邁進(jìn)，對(duì)檔案管理工作也提出了新的要求，所以作為一名檔案管理人員一定要熟練掌握計(jì)算機(jī)、管理軟件系統(tǒng)的熟練操作，更新管理理念，及時(shí)優(yōu)化檔案管理人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，保證他們能夠熟練的運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和方法對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)化的管理，只有檔案管理人員的自身素質(zhì)提高了，才能有效發(fā)揮檔案的管理作用，才能減少了檔案管理工作的繁、雜、亂的局面，有效提高檔案管理的工作效率。

四、整章建制，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

制度約束工作，要想確保檔案管理工作效能的充分發(fā)揮，就必須做到整章建制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化管理，也只有這樣才能使檔案管理人員更加明晰責(zé)任，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，保障檔案保障檔案資料信息保密性。也就是用檔案管理的規(guī)章制度來指導(dǎo)規(guī)范檔案管理工作，最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。一是要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范的立卷制度。建立健全各類檔案，為單位的工作、領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。二是制定必要的安全措施制度，特別要對(duì)電子文件和電子檔案做好安全保管工作，確保電子檔案的安全性與完整性；三是嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。在檔案的管理中，最為繁瑣的工作就是對(duì)檔案進(jìn)行分類和歸檔，所以建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)就可以減少工作時(shí)間，提升工作效率。

在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展階段，做好檔案管理工作是單位發(fā)展的需求，我們?cè)谧鰴n案管理工作的時(shí)候，要真正認(rèn)識(shí)到工作的不足及存在的具體問題，不斷更新管理觀念，努力探索現(xiàn)代的管理模式，充分認(rèn)識(shí)檔案是來源于單位建設(shè)發(fā)展的工作中，要服務(wù)于單位工作人員，所以就要求我們的管理人員要提高認(rèn)識(shí)、夯實(shí)管理、提升素質(zhì)，用高效的管理手段，標(biāo)準(zhǔn)的工作要求，切實(shí)做好檔案管理工作，使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)，推進(jìn)單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。