對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

姜慧琳

[摘 要]隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源管理在單位的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，而人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，為人力資源管理提供信息參考，在人力資源決策工作中的作用不容忽視。在這樣的背景下，本文首先重新界定了新時(shí)期人事檔案管理的功能，闡述了當(dāng)前加強(qiáng)人事檔案管理的必要性，并討論在新的歷史時(shí)期應(yīng)當(dāng)如何加強(qiáng)人事檔案管理。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；信息化；社會(huì)化

前言

21世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)主要是人才的競(jìng)爭(zhēng)，因此人力資源管理在單位的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮的作用也越來(lái)越大，而人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，在實(shí)際工作中承擔(dān)著真實(shí)記錄人才教育、工作經(jīng)歷的作用，為單位的人力資源管理提供資料證據(jù)，對(duì)提高人力資源工作的效率具有重要的作用。在新的歷史時(shí)期，應(yīng)當(dāng)重視人事檔案管理工作，采取必要的措施加強(qiáng)人事檔案管理，使其在人力資源管理中發(fā)揮更重要的作用。

1.人事檔案管理功能的界定

人事檔案是對(duì)個(gè)人學(xué)歷、社會(huì)經(jīng)歷、專業(yè)特長(zhǎng)、政治面貌等信息的詳細(xì)、客觀記錄，而傳統(tǒng)的人事檔案在內(nèi)容上較為簡(jiǎn)單、守舊，系統(tǒng)性不強(qiáng)，而且不具備時(shí)效性，因此在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中利用價(jià)值不高，人事檔案在單位管理中的功能不能得到有效發(fā)揮，在新的歷史時(shí)期，應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案管理功能進(jìn)行重新的界定，即通過(guò)人事檔案管理，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)人事檔案的資源整合，使人事檔案能夠客觀反映個(gè)人的情況，一方面作為個(gè)人資歷的真實(shí)記錄，另一方面為單位對(duì)人員的考核和任用提供客觀、可靠的依據(jù)。

2.加強(qiáng)人事檔案管理的必要性

2.1使人事檔案管理更加規(guī)范化

當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問(wèn)題很多，例如單位領(lǐng)導(dǎo)普遍上對(duì)于人事檔案管理過(guò)于輕視，因此使得單位對(duì)人事檔案管理的人員和資金投入不足，導(dǎo)致檔案管理人員數(shù)量不夠、專業(yè)水平較低，基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，管理方法落后，導(dǎo)致管理過(guò)于混亂，人事檔案管理的規(guī)范化水平亟待提高，為提高人事檔案管理水平和管理效率，就必須加強(qiáng)人事檔案管理。

2.2使人事檔案的服務(wù)作用得到切實(shí)發(fā)揮

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，人力資源管理在單位各項(xiàng)管理事務(wù)中所處地位也越來(lái)越重要，而人事檔案管理工作的最主要作用就是為人力資源管理服務(wù)，而當(dāng)前的人事檔案管理方式較為粗放，信息化水平不高，檔案管理多為手工操作，導(dǎo)致檔案資料的真實(shí)性和時(shí)效性難以保障，其應(yīng)有的作用得不到切實(shí)發(fā)揮，為此，就必須加強(qiáng)人事檔案管理，使人事檔案管理工作與單位人力資源管理工作的發(fā)展相適應(yīng)。

3.如何加強(qiáng)人事檔案管理

3.1建立健全人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制

建立健全人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，將人事檔案管理工作提升到應(yīng)有的高度上來(lái)。具體來(lái)說(shuō)可從以下幾個(gè)方面著手：第一，完善檔案管理人員的考核標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查檔案管理人員的工作情況，考核期工作任務(wù)完成情況，并將人事檔案管理工作任務(wù)與檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)利益相掛鉤，根據(jù)工作業(yè)績(jī)實(shí)行績(jī)效工資的按勞分配，做到獎(jiǎng)懲分明，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。第二，對(duì)人事檔案做到分類和分級(jí)管理。例如，對(duì)不同類型人員的檔案資料管理應(yīng)當(dāng)做到重點(diǎn)突出，對(duì)于基層員工應(yīng)當(dāng)對(duì)其個(gè)人業(yè)績(jī)、社會(huì)責(zé)任、素質(zhì)能力等進(jìn)行全面收集，而對(duì)于單位管理人員，應(yīng)重點(diǎn)收集能反映其管理經(jīng)驗(yàn)和管理能力的資料，對(duì)于專業(yè)技術(shù)人員，重點(diǎn)收集其學(xué)術(shù)貢獻(xiàn)和技術(shù)能力方面的資料等，對(duì)于有不同使用需求的單位和個(gè)人應(yīng)根據(jù)其需求的特點(diǎn)分別提供不同的檔案服務(wù)。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的檢查和甄別，杜絕虛假信息，剔除過(guò)時(shí)的、利用價(jià)值不大的信息，降低管理成本。第四，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的管理和培訓(xùn)，用制度來(lái)約束檔案管理人員的工作行為，同時(shí)通過(guò)不斷的培訓(xùn)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，做到與時(shí)俱進(jìn)，從而促進(jìn)人事檔案管理工作的良性發(fā)展。

3.2加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)

科技的發(fā)展給人事檔案管理工作精細(xì)化水平的提高提供可能，人事檔案資料應(yīng)當(dāng)力求完整，使用便捷，并且不斷更新，傳統(tǒng)的檔案管理方式和技術(shù)手段已經(jīng)顯得捉襟見(jiàn)肘，而信息化管理給新時(shí)期的人事檔案管理提供了新的思路。通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)手段，利用現(xiàn)代化的設(shè)備和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行精細(xì)化、自動(dòng)化、動(dòng)態(tài)化的管理，實(shí)際工作中，可將使用頻率較高的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案儲(chǔ)存在存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過(guò)建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，人們可通過(guò)所獲得的權(quán)限完成對(duì)檔案信息的遠(yuǎn)程訪問(wèn)，從提出申請(qǐng)到使用檔案的整個(gè)過(guò)程均實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化，因此使得人事檔案管理的使用效率更高，保密性更強(qiáng)，不用擔(dān)心損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，且極大簡(jiǎn)化了人事檔案管理流程。

3.3加強(qiáng)人事檔案管理社會(huì)化建設(shè)

為提高人事檔案資料的真實(shí)性和有效性，應(yīng)當(dāng)在完善人事代理制度的基礎(chǔ)上適當(dāng)增加人事檔案內(nèi)容的公開(kāi)程度，使個(gè)人在自己檔案內(nèi)容的更新和完善過(guò)程中有一定的建議權(quán)和修改權(quán)。另外，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)為滿足社會(huì)新需求而存在，因此加強(qiáng)人事檔案管理的社會(huì)化建設(shè)是時(shí)代的需求。在新的歷史時(shí)期，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)改變過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代政府部門直接行政干預(yù)的局面，而應(yīng)當(dāng)在發(fā)揮政府宏觀指揮和監(jiān)督作用的前提下，使人事檔案管理的法人意識(shí)和市場(chǎng)意識(shí)更加強(qiáng)化，明確人事檔案中介機(jī)構(gòu)在市場(chǎng)中的橋梁作用，規(guī)范人事檔案中介機(jī)構(gòu)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程以及職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)，提倡中介機(jī)構(gòu)實(shí)行企業(yè)化管理，提高其經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)中介機(jī)構(gòu)的第三方管理，能夠很大程度上避免徇私舞弊行為，并有效提高人事檔案管理工作的專業(yè)性水平。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理的功能更加凸顯，通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理工作，可使人事檔案管理的流程更加規(guī)范化，使人事檔案在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的作用得到應(yīng)有的發(fā)揮，因此應(yīng)當(dāng)采取措施，促進(jìn)人事檔案管理模式和方法的改革，提高人事檔案管理的效率，為人力資源管理提供有效參考。

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