衛生計生局檔案管理信息化研究

叢丹

[摘 要]本文通過對衛生計生局檔案管理信息化進行仔細研究，來加強檔案管理信息化在實際工作中的運用，目的是建立一個健康、完整的檔案管理體系，充分發揮衛生計生局檔案管理的服務作用，已達到更好的實際效益。

[關鍵詞]檔案管理；信息化

引言

隨著社會的不斷進步，經濟的高速發展，我國的衛生計生局的檔案管理工作會面臨著更大的挑戰。在衛生系統檔案管理發展過程中，計算機的發展為檔案管理實現了信息化，檔案信息化正處在發展的階段，而完善檔案的工作是一項非常巨大的任務，由于具有高度專業化和技術性強的特點。近年來，隨著網絡的產生以及管理檔案的新型軟件的誕生與發展，我國各單位檔案管理的工作逐步向技術化、信息化發展，對于衛生計生局的檔案管理也會帶來很大的變革。因此，是對當前工作的一種挑戰，也因此需要管理和技術上的創新理念和設備的技術更新。很多衛生檔案管理工作，還不能對其檔案進行有效的管理，存在很大的疏忽與漏洞。因此，提升衛生計生局的檔案管理信息化建設是一種必然的趨勢，迫在眉睫。目前檔案管理在網絡上建立的管理系統已經積累了很多實戰經驗，這為加快檔案信息化建立提供了良好基礎，從而加速了實現快速檔案信息化的進程。

1.衛生計生局檔案管理信息化內涵與意義

（1）衛生計生局檔案管理信息化的內涵。衛生計生局檔案管理信息化的內涵，主要是指衛生計生局的檔案管理工作，要以現代管理的科學理論為指導，以現代化的管理方法和手段作為保障，以先進技術和設備作為媒介，改變傳統檔案管理的體制，逐步實現檔案管理工作的智能化、信息化、定量化、系統化，形成相對規范的體系，使得檔案管理工作更加適應經濟社會發展的要求。

（2）衛生計生局檔案管理信息化的意義。隨著網絡技術的不斷發展，管理檔案的新型軟件的誕生，為我國的檔案管理信息化提供了技術基礎，基于網絡與管理軟件的發展，我國的檔案管理信息化會呈現出很多的優勢，這是傳統的檔案管理是無法比擬的。

第一，提高檔案管理的保存時間，更具有實用性。檔案管理信息化，可以使檔案的信息保存時間更加長久。傳統的紙質檔案容易受天氣、環境等因素的影響，而且查詢信息比較費勁。而且，紙質檔案在較潮濕環境下會很容易發霉，對信息良好的保存會存在很大的影響，這就導致很多重要的信息會隨著環境的改變而產生消失、遺漏等現象的出現。實行檔案的管理信息化后，就可以將檔案備份，并將檔案儲存到電子磁盤中，這樣不但能節省檔案的存儲空間，還保證了檔案信息的永久性，提高效率。

其次，提高工作效率，查找方便、便捷，更具有高效性。檔案管理信息化可以使檔案的信息更加豐富，使用起來更加方便、快捷。這是傳統的紙質檔案所無法比擬的。傳統的檔案管理工作比較繁瑣，使用及查詢一份檔案的程序是比較復雜的。檔案管理信息化后，可以根據關鍵字搜索，快速查出自己想要的信息，程序簡單，用時少，而且不會影響到其他檔案的管理。

2.衛生計生局檔案管理存在的問題

就目前的現狀而言，衛生計生局的檔案管理還存在一些問題，具體如下：

（1）領導對檔案管理工作不夠重視。領導不能完善、系統地了解檔案的管理制度，因此，領導必須對單位檔案的管理足夠重視，才能有效地對檔案進行管理。

（2）缺乏管理檔案的專業人員。管理檔案的專業人員在衛生計生局檔案管理中是比較少的，很多目前在管理檔案的管理人員沒有參加過專業的檔案管理的培訓，因此，很難適應檔案管理信息化建設。

（3）檔案管理的信息化程度不夠。雖然現在得網絡已經很普及，但很多衛生計生局的檔案管理工作還是沒有得到全面的信息化。紙質檔案一損壞，很多重要的信息就隨著損失了，且無法補救。

3.衛生計生局檔案管理信息化建設的現狀

目前檔案管理進行信息化建設的同時，還會受到傳統檔案管理的一些影響，因而會顯現出一些問題，具體如下：

（1）信息化檔案管理基礎薄弱。良好的高科技設備，是做好信息化管理的基礎。雖然很多檔案館也配備了硬件設施，但是應該認識到的是信息化檔案管理是一個復雜的系統工程，不能僅僅流于形式。

（2）檔案管理系統的建設有待完善。通過具體的實踐調查可以發現，現在市面上的檔案管理系統雖然能夠完成一定的管理工作，但是都存在一定的瑕疵。

（3）專業人才隊伍缺乏嚴重。很多檔案管理人員多年紀較大，且沒有檔案管理的專業背景，人員配備也不合理，專業人才缺乏等現象，都導致了檔案管理工作難以有序開展。

4.衛生計生局檔案管理信息化建設的策略

檔案管理信息化的建設對衛生計生局的發展以及社會的經濟效益都有密切的聯系，因此有必要對衛生計生局檔案管理進行信息化建設。

（1）加強領導對衛生計生局檔案管理信息化建設工作的重視。領導要認識到檔案管理的保密性問題。領導層還應對管理檔案的人員進行專門的培訓，這樣他們才能真正的勝任檔案管理的工作。

（2）建立完善的檔案管理制度。只有科學的檔案管理制度，才能促使檔案管理信息化的快速發展。衛生計生局應該就單位檔案管理的實際情況，制定一個周密的規章制度，推動檔案管理信息化建設的工作。這樣，才能保證檔案管理的信息化建設工作能夠更加順利的實施。

（3）加快檔案信息化基礎設施建設，建設一個數字化的檔案館。檔案部門應該制定出一個電子檔案管理的有效方法，這樣，才能對檔案管理的工作提供一個比較有效的實施平臺。除此之外，檔案部門應該對視頻、錄音檔案等檔案和現行的文件進行數字化處理和存儲，有效地促進檔案信息資源的建設。

（4）檔案管理方法的現代化。檔案管理現代化不僅僅要依托先進的技術設備，還應該把現代化的管理方法作為檔案現代化的主要標準。現代化的檔案管理工作建立在高速發展的信息技術水平之上，是與當前經濟飛速發展的現狀相適應。

5.結束語

中國是一個人口大國，衛生計生局的檔案管理是非常重要的，它將關系到人口的數量對國家的發展的影響，尤其是現在已經步入老齡化的國家，人口的比例是怎樣的，國家應該制定什么樣的人口政策，衛生計生委要提高重要的數據。因此，為了創造更大的效益，檔案管理的工作是不容忽視的。如何更加高效率地服務，這將是作為衛生計生委檔案管理工作重點研究的問題之一。

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