試論電子政務與電子檔案管理相互依托的關系

于濤

[摘 要]運用計算機、網絡和通信等現代信息技術手段，實現政府組織結構和工作流程的優化重組，超越時間、空間和部門分隔的限制，建成一個精簡、高效、廉潔、公平的政府運作模式，以便全方位地向社會提供優質、規范、透明、符合國際水準的管理與服務。隨著電子政務的實施與運用，電子檔案被越來越多的存儲和應用。現試論電子政務與電子檔案兩者之間的關系。

[關鍵詞]電子政務；電子檔案管理；必然聯系

在網絡飛速發展的今天，各級政府部門利用計算機處理政務已相當普遍，這就出現了電子政務。電子政務是信息技術與現代管理體制的有機融合，其本質是以網絡為工具，以用戶為中心，以應用為靈魂，以便民為目的的現代化政府管理模式。從長遠來看，電子政務的根本意義并不在于其表現形式，而在于其能否為公眾提供實用的信息和服務。電子政務的功能不能僅僅停留在發布與政府有關的靜態信息上，而要最終實現政府信息資源與社會信息資源的無縫集成，從而使政府真正實現辦公自動化、管理信息化和決策科學化的新型管理模式。然而，從我國目前情況看，電子政務信息資源普遍存在著信息內容少、信息質量不高、信息流通慢等方面的問題。另一方面，作為一種重要的原生性資源，檔案信息資源的建設卻長期不為社會所重視。因此，實施檔案信息資源與電子政務信息資源的合作開發，共建我國高水平的基礎信息資源庫，是電子政務信息資源建設的合理途徑與方法。

一、電子政務與電子檔案及之間的必然聯系性

電子政務與電子檔案管理之間存在著密切聯系，同時決定了電子政務與電子檔案相互依托的關系。

1.電子政務與電子檔案的定義

電子政務是指運用計算機、網絡和通信等現代信息技術手段，實現政府組織結構和工作流程的優化重組，超越時間、空間和部門分隔的限制，建成一個精簡、高效、廉潔、公平的政府運作模式，以便全方位地向社會提供優質、規范、透明、符合國際水準的管理與服務。

電子檔案是指經過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件。

2.兩者之間的必然聯系性

檔案是國家機關、社會組織、企事業單位以及個人在社會實踐活動中形成的具有保存價值的歷史記錄。電子政務信息按來源可以分為兩大部分：第一部分是傳統政府部門在政務管理活動中形成的各種歷史記錄和文件信息，包括各級政府頒布的法律法規、政策、各種統計信息等；第二部分主要是在電子政務環境下政府部門在各種政務活動中形成的各種電子化、數字化政務信息。由此可見，政府部門是電子檔案的重要形成者，政務電子信息是電子檔案的重要來源，經過鑒定具有保存價值的電子政務信息就會轉化為電子檔案。因此，兩者之間是密切聯系的兩個主體，兩者的聯系是必然選擇。

二、電子政務下的電子檔案管理

1.要進一步解放思想，與時俱進，營造電子檔案管理與電子政務的同步發展的良好環境

各級政府機關檔案管理部門要敢于參與，積極主動爭取參加到本部門的電子政務建設中，為電子政務與電子檔案合作獻計獻策。因此，1要樹立創新意識，按電子政務建設的程序有規律地介入其中，提出與之配套管理的規范標準和電子文件形成運轉、留存與開發設計原則；二樹立市公眾意識，堅持以政府信息公開位原則，以不公開位例外，滿足社會需求的政府行為；三樹立學習意識，要學習國際上電子政務建設的先進管理方式，勇于嘗試或應用最新適用技術和規范標準，加速檔案管理在電子政務建設中的國際化進程，今早實現電子政務更廣范圍內的使用。

2.對電子政務文件實行前段控制

電子文件有易改性、易逝性等特點，如果還按照過去的樣子，展昭文件的存檔順序按部就班的管理電子檔案，那電子檔案的真實性就無法保證了，電子文件的流失也是不可避免的，不且還會造成部分重復工作。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被改動，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時就已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，政務工作中的電子文檔必須貫徹“前段控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關文件實時歸檔。

三、關于電子政務與電子檔案管理關系的思考

從以上的分析中，我們可以看出電子政務與電子檔案關系至少可以歸納為以下幾點：

1.電子政務是電子檔案管理的源頭；電子檔案管理是電子政務的效率所在。

2.電子檔案管理是電子政務建設不可缺少的重要內容；電子政務建設在本質上涵蓋了電子檔案的管理。

所以，任何在理論或實踐上將電子政務與電子檔案之間是必然聯系的不可分割的。由此，為了實現在電子政務中的電子檔案管理，從電子政務角度講應該：在電子政務的系統設計時，應有電子檔案管理的設計；在電子政務的建設時，應有檔案部門人員的參與；在電子政務的實施時，應有檔案部門人員的指導。而從電子檔案管理角度講：檔案部門應轉變觀念、擴大職能，參與電子政務的建設；檔案人員應更新知識，從而有能力參與電子政務的建設；檔案標準的制定應能適應電子政務的需要。

筆者認為電子政務是一個系統工程，它的蓬勃興起，對于電子檔案管理來說既是挑戰又是機遇。為了面對挑戰，抓住機遇，我們應該從理論與實踐上，從觀念與職能上，從標準與規范上積極創造與電子政務建設相適應的條件與環境，培養既懂電子檔案又懂電子政務的新的復合性人才，積極參電子政務與檔案管理建設。因為，保管好電子檔案，保存人類遺產，這既是我們檔案工作人員在數字化的信息時代所肩負的新的歷史使命，又是當前我們檔案管理者急需承擔的任務。