淺析電力科研院所檔案管理工作

鹿紅

[摘 要]檔案作為一種資產(chǎn)，其對行業(yè)的發(fā)展具有極為重要的作用，特別是在當前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，檔案工作發(fā)生了較大的變化。在這種情況下，可以加快檔案管理的創(chuàng)新，利用新的檔案管理模式來加強檔案工作，提高檔案的利用率，使檔案的價值更好的發(fā)揮出來。

[關(guān)鍵詞]電力科研院所；檔案管理；工作模式；現(xiàn)代化建設(shè)

一、電力科研院所實現(xiàn)單位級檔案管理的可行性

檔案管理是企事業(yè)單位管理工作的重要的組成部分，其不僅具有較強的專業(yè)性和機密性，同時還具有一定的政策性。通過檔案管理工作，可以加快推動檔案資源的有效利用，確保能夠為行業(yè)帶來更好的經(jīng)濟效益和社會效益。電力科研院所基本上都具有獨立的檔案管理部門，所以電力科研院所實現(xiàn)單位級檔案管理是完全可行的。電力科研院所可以能自身有價值的信息進行匯總，然后對檔案工作進行有效規(guī)范，確保形成具有自身特色的檔案工作管理體系，建立單位內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，對檔案工作流程進行規(guī)范，確保電力科研院所檔案管理工作的有序開展。

二、電力科研院所單位級檔案管理工作模式

（一）檔案工作組織體系建設(shè)

電力科研院所單位級檔案管理工作的實現(xiàn)，需要建立檔案管理領(lǐng)導小組和檔案工作辦公室。由單位級領(lǐng)導擔任領(lǐng)導小組組長，而由檔案管理部門及各業(yè)務部門的主管領(lǐng)導來擔任檔案管理工作領(lǐng)導小組的成員。辦公室主任主抓檔案工作，設(shè)置專職的檔案管理人員，同時還要在各業(yè)務部門設(shè)置兼職的檔案管理人員，這樣對于檔案安的收集和移交工作都具有十分積極的意義，而且進一步對職責進行了明確。檔案領(lǐng)導小組還需要對本單位的檔案工作進行規(guī)劃、對檔案范圍進行，做好檔案銷毀的審定工作，還要負責檔案工作的考核。檔案部門需要對本單位文件歸檔及檔案整量、保管、利用、統(tǒng)計和鑒定等各項工作負責，同時還要制定與上述所負責工作相關(guān)的規(guī)章制度。

（二）檔案制度建設(shè)

在構(gòu)建好檔案組織體系后，要想電力科研院所的檔案工作能夠有序進行，還需要建立健全檔案管理制度，在科學合理的檔案管理制度下確保各項檔案工作的有序開展。檔案管理制度是檔案各項管理工作實施的重要依據(jù)和根本，在檔案管理制度制定過程中，需要將涉及到檔案工作的方方面面都要包含在內(nèi)，同時還要制定檔案員崗位職責和工作標準，確保檔案工作的順利實施。

（三）檔案類別設(shè)置

電力科研院所的檔案可以將其劃分為七個類別，即文書檔案、人事檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、基建檔案、其它，針對各自的特點來進行開展。

（四）檔案工作流程

（1）文書檔案

按年度由公司文書將本單位收到或下發(fā)的文件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導審核后移交檔案管理部門，由文書檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還文書，由文書所在部門留存，文書檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒入庫。

（2）人事檔案

按年度由公司人事部門將本單位有關(guān)人事變動事項原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導審核后移交檔案管理部門，由人事檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還人事部門留存，由人事檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒入庫。

（3）科技檔案

按年度由生產(chǎn)管理部門對本單位發(fā)生的生產(chǎn)活動形成的報告進行審核，報單位生產(chǎn)領(lǐng)導審批后，形成技術(shù)報告列表，將技術(shù)報告原件及列表移交檔案管理部門，由人事檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還生產(chǎn)管理部門留存，由科技檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒人庫。

（4）財務檔案

按年度由公司財務部門將本單位財務憑證原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導審核后移交檔案管理部門，由財務檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還人事部門留存，由財務檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒人庫。

（5）聲像檔案

按年度由公司聲像部門及生產(chǎn)部門將本單位生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的聲像資料原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導審核后移交檔案管理部門，由聲像檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還移交部門留存，由聲像檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒人庫。

（6）基建檔案

按年度由公司基建部門將本單位基建有關(guān)的文檔資料原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導審核后移交檔案管理部門，由基建檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進行復印，將復印件返還基建部門留存，由基建檔案管理員將文件進行加工整理后裝盒入庫。

（7）其它除以上6類檔案外，企業(yè)日常活動中有保存價值的信息也需要存檔，如審計信息、實驗室認可有關(guān)材料等6類之外的可形成有價值資產(chǎn)的資料存檔，應由相關(guān)部門提出存檔申請，由檔案管理工作辦公室主任批準后，由相應部門移交檔案部門，由檔案部門加工處理后裝盒人庫。

三、檔案現(xiàn)代化建設(shè)

檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項復雜的、系統(tǒng)的工程，是當前信息化技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。特別是在當前電力行業(yè)信息化建設(shè)工作不斷加快的新形勢下，協(xié)同辦公和一體化平臺已開始運行，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的進度也在不斷的加快，文書檔案已完全實現(xiàn)網(wǎng)上加工處理、目錄打印及卷背打印等功能，網(wǎng)上借閱也開始進入實施階段。其他類別檔案的上網(wǎng)工作也在不斷的推進。由于檔案具有一定的保密性質(zhì)，所以在檔案上網(wǎng)過程中，需要做好安全設(shè)計工作，通過等級保護定級工作，按相應級別對檔案資料進行安全設(shè)計和部署，確保數(shù)據(jù)的保密性，加快檔案的開發(fā)利用。

四、結(jié)束語

進行單位級檔案管理是電力行業(yè)發(fā)展的需要，只有實現(xiàn)了單位級的檔案管理，強化檔案管理過程，才能確保電力行業(yè)各類生產(chǎn)經(jīng)營活動有序開展。建立統(tǒng)一集中的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，保證檔案工作的資金投人，提高檔案利用率，以便更好地為生產(chǎn)、科研及日常工作服務。

參考文獻：

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