基層檔案管理工作存在的問題及對策研究

李靜

[摘 要]檔案是一種寶貴的信息資源，是人類社會各項實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，也是社會的寶貴財富。作為基層管理的重要組成部分的檔案管理工作就成為關(guān)系工作順利開展的關(guān)鍵，因此，基層檔案管理就要具有與工作相適應(yīng)的全新的工作模式和途徑。本文在分析檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)之上，深入對基層檔案管理工作中存在的問題及改善措施進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞]基層檔案管理；問題；對策

一、檔案管理的發(fā)展與基層檔案管理

隨著社會的不斷發(fā)展，人們對信息儲存的需求與日俱增，于是就有了檔案記載，檔案的出現(xiàn)幫助人們記錄并儲存了大量的自然科學(xué)和社會科學(xué)信息，更對人類文明的進(jìn)步與發(fā)展起到了極大的推動作用。現(xiàn)今的物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)最大的功勞就在于檔案紀(jì)錄的存在，可以說如果沒有這些檔案，人類可能會一直在遠(yuǎn)古社會的生活方式中徘徊。

基層檔案管理對現(xiàn)階段的社會發(fā)展來說至關(guān)重要，因此基層檔案管理的工作就需要格外關(guān)注。基層檔案管理指的是檔案管理工作者要以基層單位的檔案資料為中心，通過科學(xué)合理的方法進(jìn)行檔案收集、整理、歸檔、查找、維護(hù)等工作。

二、基層檔案管理存在的問題

目前基層檔案管理的工作取得了一些成效，但在實(shí)踐中，基層檔案管理的工作仍然存在些許問題與缺陷。

1.對檔案的重視程度不足

當(dāng)前有些基層單位最常見的錯誤就是對檔案管理工作的不重視，認(rèn)為這項工作無非就是修補(bǔ)和抄寫，歸整與擺放，沒有任何技術(shù)要求，況且檔案工作相對固定，沒有了確切的工作評價體系，也就不能實(shí)現(xiàn)具體的經(jīng)濟(jì)效益，因此某些工作人員根本不會把檔案管理工作放在正確位置上來對待，完全沒有擺正檔案管理工作的位置，檔案管理人員服務(wù)態(tài)度散漫、敷衍了事、搪塞責(zé)任，甚至覺得檔案部門的設(shè)立沒有實(shí)際作用，純屬擺設(shè)。

這些都是長期阻礙我國基層單位檔案管理工作健康、成熟發(fā)展的不利因素。

2.基層單位檔案管理人員檔案管理能力不足、專業(yè)素質(zhì)不夠

就目前來看，一些基層單位中存在著檔案管理人員數(shù)量不夠、專業(yè)素質(zhì)較差、檔案管理能力較低等情況，某些檔案管理工作人員分析問題的水平不高，對檔案管理工作的認(rèn)知不足，甚至一些所謂的“檔案管理員”是從其他崗位調(diào)劑上崗，對于檔案整理、歸檔、查找、維護(hù)等工作內(nèi)容一知半解，將檔案室僅僅當(dāng)作儲存過期廢舊資料的倉庫而已，充其量只是個資料保管員，無法符合當(dāng)今時代對檔案管理工作的需求，從而阻礙了檔案管理工作的開展，阻礙了基層單位的發(fā)展。

3.硬件投入不足，環(huán)境設(shè)施落后

某些基層單位過于關(guān)注經(jīng)濟(jì)科技所帶來的直接效益和物質(zhì)效益，從而忽視了檔案管理工作的間接效益和社會效益。總認(rèn)為構(gòu)建完善的檔案硬件設(shè)施純屬浪費(fèi)資源，主觀上覺得只要有個空間可以存放過時資料就可以了，一些基層單位中諸多有價值的檔案資料隨處擺放，檔案存放庫房更是混亂不堪、即便這樣也不需要再進(jìn)行設(shè)施改進(jìn)，只要材料擺放整齊進(jìn)行備案就一切順利了。

4. 基層單位依法治檔觀念較為缺乏，使檔案管理工作的開展受到阻礙

盡管我國在年就已出臺檔案法，但是一些基層單位尤其是少數(shù)民族地區(qū)、偏遠(yuǎn)貧困山區(qū)對《檔案法》的認(rèn)識不足，依法治檔觀念不夠深入人心，違反檔案法的行為層出不窮，造成許多有歷史價值和社會價值的檔案材料的遺失與損毀。

三、加強(qiáng)基層檔案管理水平的對策

針對基層檔案管理工作中存在的問題，有必要提出一定的完善措施，包括政府機(jī)關(guān)加大宣傳及監(jiān)督力度、嚴(yán)格落實(shí)依法治檔的理念、健全基層檔案管理機(jī)制、加大基層單位檔案管理人員上崗培訓(xùn)力度以及逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化、從而切實(shí)提高我國基層檔案管理水平，使基層檔案管理工作健康、有序發(fā)展。

1.加大宣傳及監(jiān)督力度，增強(qiáng)基層單位檔案管理意識

針對當(dāng)前普遍存在的基層檔案管理工作重視程度不足的情況應(yīng)加大檔案管理工作的宣傳力度及監(jiān)督力度，通過報紙雜志、電視廣播、微博、微信等多種形式宣傳加強(qiáng)基層檔案管理工作的重要性及迫切性，同時通過行政文件等形式督促基層單位檔案管理工作的開展，使基層單位重視檔案管理工作，從而有效消除一些基層單位檔案工作的空白。

2.嚴(yán)格落實(shí)依法治檔的理念，對違反檔案法的行為予以追責(zé)

在實(shí)際工作中基層單位及檔案管理人員必須熟知檔案法律法規(guī)及規(guī)章制度，積極貫徹落實(shí)依法治檔的理念，依照法律規(guī)定及法律程序進(jìn)行檔案管理工作。此外，上級檔案管理部門也要做好基層檔案管理工作的年檢年審工作，對違反檔案法的行為進(jìn)行追責(zé)，確保基層檔案管理工作在法律的軌道內(nèi)開展。

3.健全基層檔案管理機(jī)制程序化開展工作

在基層檔案管理工作中，必須建立一套體系完整的科學(xué)合理的管理機(jī)制，明確并細(xì)化各工作人員的職責(zé)，制定規(guī)范化的檔案管理流程包括檔案的建立、查找、利用以及交接等，并將檔案管理工作流程公示宣告，以便相關(guān)人員工作的開展。

4.加大基層單位檔案管理人員上崗培訓(xùn)力度，增強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)及管理能力

當(dāng)今社會是一個瞬息萬變的社會，檔案科技化、信息化的時代已經(jīng)到來，檔案管理方式方法也必須不斷更新，這對檔案管理人員提出了新的要求。由此可見，必須積極提高基層檔案管理人員專業(yè)知識及專業(yè)技能。具體而言，一方面可以鼓勵檔案管理人員參加函授學(xué)習(xí)，另一方面必須加大上崗培訓(xùn)力度，如安排其至高等院校、大中型企事業(yè)單位進(jìn)行短期培訓(xùn)等。在加大培訓(xùn)力度的同時，積極做好職務(wù)評聘工作，堅持持證上崗制度。切實(shí)提高檔案管理人員素質(zhì)。

5.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化，適應(yīng)時代發(fā)展需求

隨著以計算機(jī)技術(shù)為核心的信息時代的到來，文件電子化、辦公自動化的趨勢愈加明顯，檔案信息化的進(jìn)程進(jìn)一步加快。當(dāng)前在基層檔案管理工作中，必須以科學(xué)規(guī)范的紙質(zhì)檔案制度為基礎(chǔ)不斷向電子檔案機(jī)制發(fā)展，做好專業(yè)素質(zhì)過硬的人才儲備工作以及建設(shè)電子檔案所需設(shè)施的配備工作，同時要加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，確保基層檔案管理工作高效，有序開展。

四、結(jié)語

盡管基層檔案管理工作促進(jìn)了我國各項事業(yè)的發(fā)展，但是在實(shí)踐中還是存在著一定問題，要想搞好基層檔案管理工作必須增強(qiáng)基層單位檔案管理意識，提高基層檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)及管理能力，加大檔案管理專項經(jīng)費(fèi)投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，從而積極適應(yīng)時代發(fā)展需要。只要積極重視基層檔案管理工作的發(fā)展檔案管理事業(yè)必將更加有序、健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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