電子檔案管理系統(tǒng)配置問(wèn)題探討

朱守田

[摘 要]電子計(jì)算機(jī)的軟硬件產(chǎn)品名目繁多，我們不可能以羅列產(chǎn)品的方式確定電子檔案管理所需要購(gòu)置的技術(shù)、設(shè)備，但可簡(jiǎn)要討論電子信息處理對(duì)電子計(jì)算機(jī)的軟硬件依賴(lài)情況，檔案館可根據(jù)自己現(xiàn)在保管的或?qū)⒁９艿碾娮訖n案的具體情況，來(lái)決定自己的技術(shù)、設(shè)備配置，并隨著相應(yīng)技術(shù)、設(shè)備的發(fā)展而更新?lián)Q代。當(dāng)然，我們這里所討論的還很不全面，只能作為參考。

[關(guān)鍵詞]電子檔案管理；配置；分析

一、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

電子檔案的電子計(jì)算機(jī)管理軟件，通常是在商品軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)集成的應(yīng)用程序系統(tǒng)，其中絕大多數(shù)使用/數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)是在電子計(jì)算機(jī)的外件儲(chǔ)器上，按一定組織方式存儲(chǔ)在—起的數(shù)據(jù)，相互有關(guān)的最小冗余度、可共享的數(shù)據(jù)，有較高數(shù)據(jù)獨(dú)立性和易擴(kuò)展性，能確保數(shù)據(jù)安全和完整的數(shù)據(jù)融和。數(shù)據(jù)最小冗余度是指數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)盡量能不重復(fù)；數(shù)據(jù)共享是指數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)可以同時(shí)為多個(gè)用戶利多個(gè)應(yīng)用程序服務(wù)；數(shù)據(jù)獨(dú)立性和易擴(kuò)展性是指數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)與應(yīng)用程序不存在依賴(lài)關(guān)系，而且便于擴(kuò)展；數(shù)據(jù)安全性是指保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)以防止非法使用；數(shù)據(jù)完整性是指獲取數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的過(guò)程要確保其正確性、一致性和有效性。這個(gè)數(shù)據(jù)集合的一系列特性，是由數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的軟件提供通用的存取和控制方法加以實(shí)現(xiàn)的。對(duì)于一個(gè)特定的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)說(shuō)，它是集中統(tǒng)—地保存、管理某一單位或某一領(lǐng)域所有差別的數(shù)據(jù)。按照所存數(shù)據(jù)的應(yīng)用領(lǐng)域，可分為商用數(shù)據(jù)庫(kù)、管理數(shù)據(jù)庫(kù)、工程數(shù)據(jù)庫(kù)、科學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、圖書(shū)數(shù)據(jù)庫(kù)、情報(bào)數(shù)據(jù)庫(kù)和智能數(shù)據(jù)庫(kù)等等。根據(jù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的物理分布，可分為集中式數(shù)據(jù)庫(kù)和分布式數(shù)據(jù)庫(kù)。

數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是用于組織和存取大家數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)，它是有關(guān)的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)及其描述機(jī)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、用戶及其應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫(kù)管理員，而組成有高度組織的總體。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是以最小的冗余度和較高的數(shù)據(jù)獨(dú)立性，管理系統(tǒng)中大量、持久、可靠、共享的數(shù)據(jù)，并能提供數(shù)據(jù)安全性、完整性。

二、存儲(chǔ)及輸出設(shè)備

（一）存儲(chǔ)設(shè)備與存儲(chǔ)載體

電子檔案管理，主要技術(shù)工作包括信息的收集、整理、存儲(chǔ)和提供利用等。信息處理所依賴(lài)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)裝入電子計(jì)算機(jī)及信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，都需要相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和存儲(chǔ)載體。

（二）數(shù)據(jù)輸出設(shè)備

信息數(shù)據(jù)的利用需要相應(yīng)的輸出設(shè)備。作為早期電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的輸出設(shè)備主要是：

終端是通過(guò)通信信道發(fā)送和接收數(shù)據(jù)的裝置，以聯(lián)機(jī)方式工作。通常由一個(gè)鍵盤(pán)和一個(gè)顯示裝置所組成。打印機(jī)是將電子計(jì)算機(jī)輸出的信息以字符形式在紙上打印出來(lái)的裝置。常用的有針式機(jī)械打印機(jī)、噴墨式打印機(jī)、激光打印機(jī)等。

（三）軟件與程序

軟件、即電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中使用的各種程序和文檔。各種電子計(jì)算機(jī)程序可被自動(dòng)轉(zhuǎn)換成代碼化指令序列和符號(hào)化指令序列或符號(hào)化語(yǔ)句序列。文檔是用自然語(yǔ)言或形式化語(yǔ)言編寫(xiě)的文字資料和圖表，用來(lái)描述程序的內(nèi)容、組成、設(shè)計(jì)、功能格式、開(kāi)發(fā)情況、測(cè)試結(jié)果及使用方法，如程序設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、流程圖、用戶手冊(cè)等。軟件又可區(qū)分為系統(tǒng)軟件、支撐軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件是指支持程序一并運(yùn)行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等；支撐軟件是作為程序開(kāi)發(fā)的工具，僅提供支持服務(wù)，不參與程序的運(yùn)行，如文本編輯程序、屏幕編輯程序；應(yīng)用軟件是為了解決某一特定的應(yīng)用問(wèn)題而專(zhuān)門(mén)編制的用戶程序。

1.操作系統(tǒng)

軟件中最重要的是操作系統(tǒng)，它是對(duì)電子計(jì)算機(jī)硬件和軟件資源進(jìn)行管理和控制的程序集合，也是用戶和電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的接口。在電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中是用操作系統(tǒng)統(tǒng)一管理電子計(jì)算機(jī)的全部資源，合理組織電子計(jì)算機(jī)的工作流程，為用戶提供方便靈活的操作；任何用戶都是通過(guò)操作系統(tǒng)來(lái)使用電子計(jì)算機(jī)，各種系統(tǒng)程序和應(yīng)用程序都是在操作系統(tǒng)控制下運(yùn)行。根據(jù)系統(tǒng)所管理的資源不同以及提供服務(wù)方式的差別，大致分成多道處理操作系統(tǒng)、分時(shí)操作系統(tǒng)、實(shí)對(duì)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和分布式操作系統(tǒng)等五類(lèi)。電子計(jì)算機(jī)同時(shí)為幾個(gè)用戶使用，用戶只要把程序、數(shù)據(jù)以及作業(yè)說(shuō)明書(shū)交給操作員，由操作員把許多作業(yè)成批地輸入電子計(jì)算機(jī)，由操作系統(tǒng)逐個(gè)處理，稱(chēng)為多道批處理方式。允許多用戶同時(shí)通過(guò)各自的終端與電子計(jì)算機(jī)交流，隨時(shí)修改測(cè)試程序，控制作業(yè)的進(jìn)行，而每個(gè)用戶感覺(jué)不到別人同時(shí)使用計(jì)算機(jī).稱(chēng)為分時(shí)方式。對(duì)外部輸入的信息在規(guī)定時(shí)間內(nèi)能處理完并做出反映，這個(gè)規(guī)定時(shí)間的長(zhǎng)短，由實(shí)際控制對(duì)象決定，稱(chēng)為實(shí)時(shí)方式。當(dāng)用來(lái)管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的多個(gè)電子計(jì)算機(jī)資源，它們之間的通信都要按照協(xié)議規(guī)定進(jìn)行，稱(chēng)為網(wǎng)絡(luò)方式。由多個(gè)處理機(jī)結(jié)合構(gòu)成具有并行和同步功能的電子計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，各個(gè)處理機(jī)可以進(jìn)行分布計(jì)算，再協(xié)同完成一項(xiàng)任務(wù)，稱(chēng)為分布方式。不論那一類(lèi)方式的操作系統(tǒng)，從資源管理的觀點(diǎn)出發(fā)，它們都具有處理機(jī)管理、存儲(chǔ)管理、文件管理和設(shè)備管理等基本功能模塊。

2.應(yīng)用程序

程序是為解決某一問(wèn)題而設(shè)計(jì)的一系列指令。根據(jù)被解決問(wèn)題的目的不同而有系統(tǒng)程序和應(yīng)用程序之分，系統(tǒng)程序是以某種方法管理和控制電子計(jì)算機(jī)，如操作系統(tǒng)及其所支持的實(shí)用程序和語(yǔ)言翻譯程序等；應(yīng)用程序是為了執(zhí)行某項(xiàng)具體任務(wù).如定單處理、庫(kù)存控制等。從程序設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)的觀點(diǎn)看，程序可簡(jiǎn)明地歸納為：算法與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)程序。應(yīng)用程序是在電子計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)軟件的支持下，編制面向具體問(wèn)題和用戶的程序。這類(lèi)程序的內(nèi)容廣泛，小到某個(gè)數(shù)學(xué)題的計(jì)算，大到有關(guān)國(guó)計(jì)民生的應(yīng)用系統(tǒng)。其處理對(duì)象，可以是數(shù)值計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、信息處理和知識(shí)處理。為了解決某一特定的應(yīng)用問(wèn)題而專(zhuān)門(mén)編制的程序往往具有較強(qiáng)的通用性，可以組成種類(lèi)繁多的應(yīng)用系統(tǒng)，例如管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造系統(tǒng)、辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)、專(zhuān)家系統(tǒng)等。

檔案館的電子檔案管理，要注意收集保存好電子檔案所依賴(lài)的各種軟件與程序，如有可能，最好同時(shí)保存應(yīng)用程序的源程序代碼。

參考文獻(xiàn)：

[1]電子文件管理研究課題組.檔案館管理電子檔案的設(shè)備配置[J].科技檔案，2003（03）.

[2]孔慶宏.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理必須做好基礎(chǔ)工作——淺議會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)格化[J].廣西財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2006（02）.