談電子檔案管理人員必備的知識技能

尹岳偉

[摘 要]檔案工作者必須確保他們獨到的知識和傳統的技術，用來擔當對那些具有長期保存價值信息的保管和鑒別之責”。我們認為電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理人員，必須具備以下的知識和技能，才能適應其崗位職責的要求。

[關鍵詞]電子檔案管理人員；知識技能；分析

一、檔案管理基礎知識

（一）檔案學概論。了解檔案的起源與發展，特別是中國檔案的產生與發展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質屬性和檔案種類的劃分等。

（二）檔案管理學。了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法，掌握檔案管理和利用中有關信息的反饋技術和方法等。

（三）檔案保護技術學。了解紙質檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質量、纖維質量、造紙工藝與紙質耐久性的關系；了解各種紙質檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據，掌握檔案館庫內外溫濕度變化的一般規律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術和方法等。

（四）文書學。了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

二、電子計算機應用及自然科學基礎知識

（一）自然科學基礎學科。學習高等數學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術等。了解自然科學的基礎知識和物質運動規律，掌握工程技術的設計方法，材料的物理化學性質，電子及電路原理等。

（二）微電子技術。微電子技術是微小型電子元器件和電路的研制、生產以及用它們實現電子系統功能的技術專業學科。在這項技術學科領域內最主要的是集成電路技術。微電子技術是隨著集成電路技術、特別是規模型集成電路技術的發展而發展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術、通信技術的基礎。認真學習微電子技術，就是要了解和掌握電子技術原理，特別是集成電路方面的基礎知識，為學習電子計算機和通信技術打好基礎。

（三）電子計算機技術。電子計算機是本世紀最重大的發明之一，對人類社會發展有極其深遠的影響。電子計算機實際是一種能自動完成信息處理的機器。認真學習電子計算機技術，目的是了解電子計算機技術的發展過程、分類及發展趨勢。值得電子計算機的算術基礎、數理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，牢固地掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。

（四）電子計算機軟件技術。電子計算機軟件是指為了完成電子計算機本身的管理或針對不同的信息處理任務而編制的程序及文檔。電子計算機是靠人們把事先編好的程序裝進機內之后才能工作，而程序是由程序人員編寫和調試。程序人員根據實際需要提出問題，然后確定計算方法，構造數據模型，寫出流程圖，選擇適用的語言，編寫出程序并上機反復調試，直到滿足實際需要為止。認真學習電子計算機軟件技術，就是要了解熟悉電子計算機使用的二進制和其它數制的轉換關系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

（五）現代通信及電子計算機網絡技術。在現代社會中，人類活動所需的各種信息都是依靠以現代通信技術為基礎的通信設備來處理、存儲和傳輸的。如果說建立在微電子技術及軟件基礎上的電子計算機是現代社會的“大腦”，那么由程控交換機、光纜、通信衛星及其它現代化通信設備和電子計算機網絡設備交織而成覆蓋全球的電信網絡，就是現代社會的“神經系統”。認真學習現代通信技術，就是要了解現代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發展趨勢，掌握信息存儲、傳輸的方法和技術，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。直接管理電子檔案的人員，應掌握網絡操作技能，要達到國家規定的中級以上水平。

（六）辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術。電子計算機在國家機關、社會團體及生產設計、制造等部門的應用，主要體現在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產生到運作的過程及規律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。

（七）電子計算機技術在檔案部門應用知識。電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發檔案信a息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經過多年的實踐和推廣應用，已被廣大檔案工作者接受并發展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學習電子計算機在檔案部門應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等。以便在前人的基礎上，更深入一步拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作，應達到國家規定的中級以上水平。

（八）設備維護知識。電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數字通信的一系列設備、電源設備、調控設備等等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學、電子計算機技術，而且要涉及到電工、電子學等方面的專業知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養、維修設備的實際操作技能。

（九）標準化知識。電子文件、電子檔案管理離不開標準化。它涉及到標準制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標準內容。了解并制定、完善這些標準，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作。

參考文獻：

[1]郝月英.電子檔案管理人員應具備的知識與技能[J].科技信息（科學教研），2008（23）.

[2]徐義全.談檔案現代化管理的建設[N].中國檔案報；2000年.