電子檔案管理系統軟硬件更新及對策

姜薇

[摘 要]信息技術在推動社會進步的同時，也不斷地對信息管理提出挑戰。在一段時間內收集、保管電子檔案并提供利用是容易做到的，要長期或永久保存電子檔案則要面臨巨大的挑戰。因此，必須認真研究，制訂出具體的行之有效的辦法。否則，任何失誤都可能造成無法彌補的巨大損失。

[關鍵詞]電子檔案管理系統；更新；對策

一、電子檔案管理的技術更新

（一）電子檔案裁體的壽命

紙質檔案單位面積上存儲的信息量很少，當今的信息存儲技術，可以將一幅詳細地圖中的成千上萬個信息存儲在小小的一張光盤上，這無疑是技術上的一大進步。但是，當存儲載體的記錄信息能力高速增長時，存儲信息的新型載體的壽命卻不如紙質。手工紙的手稿可保存上千年，而電子檔案載體的壽命非常短。磁帶最多只有十多年，而光盤生產廠商的承諾至多也沒有超過100年。另外，紙張的損壞很易被發現，電子檔案載體的損壞只能由設備來檢驗。影響電子檔案保存壽命的另一個重要因素是將來的設備可能無法讀出今天記錄在載體上的信息內容。

（二）電子計算機的技術更新

除載體的自然損壞外，影響信息存取的還有設備和軟件問題。在數字世界里，技術設備與存儲載體緊密聯系在一起，高密度的信息存儲必須依賴于復雜的電子設備和有關的軟件，而這些設備及軟件總是在隨著技術的進步而不斷地更新，一旦硬件或軟件被淘汰，其記錄在存儲載體上的信息將無法讀取。例如，CD光盤的壽命比其他新型數字存儲載體壽命都長，然而最初給它記錄信息的電子計算機系統，可能早已更新換代多少次了，這就使得CD盤上的信息可能無法讀取。

檔案館主要是保存永久檔案，有的幾十年后才能對外開放。幾十年后不但載體可能自然損壞，其讀取設備可能早就更新換代多次了。環境技術的生命周期對于電子檔案的保存提出了嚴重的挑戰，數字技術的軟硬件一旦過時，廠家就可能不再提供該產品，沒有相應的軟硬件平臺信息就無法讀取。這是電子檔案管理人員必須面對的現實。

（三）信息的真實性

電子檔案存儲載體存在的另一個嚴峻問題，是數字信息可以不留痕跡地被修改。檔案館提供給用戶的電子檔案信息是否準確可靠，也是對電子檔案管理提出的另一挑戰。

二、電子計算機軟硬件技術過時的對策

電子檔案管理在技術上有三個大問題：存儲載體不耐久；讀寫信息的電子計算機軟硬件技術過時，電子信息內容的真實性。

電子檔案存儲載體的壽命一般都超過了讀寫它的電子計算機軟硬件技術生命周期，使得載體壽命相對于軟硬件技術過時而言，顯得并不十分重要。世界上幾乎沒有一個廠家可以保證，它生產的電子計算機硬件和軟件不會過時。技術過時使得各種信息的壽命受到威脅，幾乎都不安全。下面列舉幾種對策方法也只能作為參考。

（一） 再生性技術保護

這里所說的再生性技術保護，是指將技術過時的存儲載體上的信息適時地轉移到紙張或縮微品上，不再使用電子計算機軟硬件讀取。這種方法為長期保存信息提供方便并避免軟硬件技術過時帶來的任何麻煩，對于電子計算機技術人員來說，這可能是最希望采取的方法。但卻存在幾個現實問題：一是有些信息無法轉移到紙張或縮微膠片上，如聲音信息、超文本信息、多媒體信息等；二是上述信息即使可以轉換，也必將失去它原有的風格和能力，如將電子檔案的文本格式信息轉移到穩定長久載體上，使之具有壽命長、人的眼睛可直接閱讀，不受軟硬件技術過時的限制等優點，但卻失去了數字化的傳遞與使用的靈活性。因此，這種方法適用于利用率很低的電子檔案。

（二）建立電子計算機技術檔案館

建立一個過時的電子計算機技術檔案館，收集技術過時的電子計算機軟件、硬件，提供利用，讀取那些過時技術記錄在載體上的信息內容。例如，收集過時的磁帶驅動器和過時的操作系統。這種方法要廣泛收集保管過時技術的全套硬件與軟件，還必須保持操作這些過時技術的某些技能。由于設備的老化，原生產廠家不再生產這些設備的備件，存儲載體在不斷損壞等原因，使得代價十分昂貴，不是檔案部門自己力所能及的可以采取的措施。

（三）拷貝和遷移

拷貝是在原來的技術環境下定時重寫信息數據，防止由于存儲載體理化性能變化引起的信息丟失。這應該成為檔案館管理電子檔案的一種基本方法。這只是常規的管理工作，而不能解決電子檔案由于軟硬件技術過時引起的長期保管問題，解決這個問題的可供考慮的方案是遷移。

將數字信息從一種技術環境轉換到另一種技術環境上的復制稱為遷移。遷移是隨技術變化適時改變數字信息格式的一種處理過程，這個過程使得信息在將來也可以被存取。遷移意謂著基于字符的數據，可以從一個存取載體轉移到另一個存取載體上，以進行數字信息的保護，

即便是純文本的電子文件也是如此。

三、信息真實性的對策

檔案館保管電子檔案，可能經常要進行數字信息的大量存取。用戶要求被存取的信息是真實的。存儲載體損壞的復制與軟硬件技術過時的遷移，不能只保證信息存取的實現，而更要保證被存取信息的原始性、真實性。保證被存取的信息是原始的、真實的，是對電子檔案管理的又一個挑戰。

電子文件很容易被改變或巧妙地處理，被修改的電子文件很容易在網絡上廣泛傳播，而出現多個難辨真偽的版本。而紙質文件稍有變動就可覺察出來，如通過文本頁數、版式、字跡、裝訂紙張的變動等區別真偽。電子檔案的改變就難以通過表面現象察覺到。事故、有目的信息更新與蓄意破壞都可以導致電子檔案內容的改變。事故有時是不可預見的，電子檔案在傳遞與操作過程中，由于疏忽而使數據丟失；在網絡傳遞或網絡更新過程中偶發性故障，電子計算機存儲器或磁盤故障，均可造成數據丟失。蓄意破壞則是故意去改變網絡上信息內容。

為確保文獻的原始性，即保證輸出信息的真實性，可以用某種方法固定文本或文獻，這種固定文本或文獻的手段稱為鑒別。鑒別電子信息方法有多種，并還在不斷推出新的更有效的鑒別技術方法。

參考文獻：

[1]程杰梅.電子文件對檔案管理的影響與對策[J].池州學院學報，2003（04）.

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