淺談報(bào)社新聞檔案信息化管理的作用

黃鳳茹

以知識(shí)經(jīng)濟(jì)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)，報(bào)業(yè)的新聞檔案管理工作也借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，告別了傳統(tǒng)的手工操作方式，跨入現(xiàn)代科技的領(lǐng)域。本文結(jié)合綏化日?qǐng)?bào)社的新聞檔案工作實(shí)際，就計(jì)算機(jī)技術(shù)在報(bào)業(yè)新聞檔案管理中的應(yīng)用，談幾點(diǎn)粗淺體會(huì)。

一、新聞檔案的作用

1.新聞檔案具有重要的史料價(jià)值

“今天的新聞就是明天的歷史”。新聞檔案作為歷史文化的“原生態(tài)”記錄，可以正聽(tīng)、糾誤、存真、資政。因?yàn)樾侣務(wù)鎸?shí)的記錄，所以對(duì)于史學(xué)研究是一個(gè)重要來(lái)源，甚至有人把他稱為“歷史的初稿”。

報(bào)紙中重要文字資料和圖片資料都會(huì)被收集到新聞檔案中，而報(bào)紙新聞中這些重要的資料和圖片所反應(yīng)的大都是重要的政治經(jīng)濟(jì)事件或者社會(huì)事件，在社會(huì)發(fā)展中往往具有里程碑意義。報(bào)社通過(guò)新聞檔案的形式把對(duì)重要事件的報(bào)道保存起來(lái)，這對(duì)于歷史研究具有極為重要的意義。例如，我市每年編輯的大事記有些內(nèi)容就是從《綏化日?qǐng)?bào)》所刊登的報(bào)道中選摘的。

2.加強(qiáng)新聞檔案管理有利于當(dāng)前的新聞報(bào)道

新聞檔案管理對(duì)報(bào)社當(dāng)前的新聞報(bào)道也有重要作用。當(dāng)前所發(fā)生的新聞事件可能會(huì)與以前的新聞事件之間有一定的聯(lián)系，這時(shí)報(bào)社的記者或者編輯就可以直接從新聞檔案中尋找背景材料，從而增強(qiáng)新聞報(bào)道的可讀性，提升新聞價(jià)值。

3.整合新聞資源提高報(bào)道質(zhì)量

隨著報(bào)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加強(qiáng)，報(bào)紙普遍重視對(duì)新聞事件的挖掘，也就是進(jìn)行深度報(bào)道。這就需要進(jìn)行深度的整合，而在進(jìn)行整合的過(guò)程中也就是對(duì)新聞?dòng)^念的整合、對(duì)新聞媒介的整合以及對(duì)新聞角色的定位等。在這個(gè)過(guò)程中還有一項(xiàng)重要的工作就是把相關(guān)的新聞檔案和當(dāng)前的新聞事件進(jìn)行整合。

新聞檔案是許多深度報(bào)道或文化產(chǎn)品的“母資源”，新聞檔案可以成為深度報(bào)道或文藝創(chuàng)作食糧的重要供應(yīng)地。比如，《綏化日?qǐng)?bào)社》2010年開(kāi)了一個(gè)《十年變化》欄目，記者采寫(xiě)時(shí)，很多10年前的背景材料、10年前的數(shù)字材料就是通過(guò)電子檔案，從10年前的新聞報(bào)道中擷取的。

4.為新聞報(bào)道策劃、選題提供參考

報(bào)社的新聞檔案是傳播信息利用文獻(xiàn)資料的寶庫(kù)，可以為制定報(bào)道計(jì)劃提供參考。例如，我市每年召開(kāi)的市委全會(huì)；人大、政協(xié)兩會(huì)，綏化日?qǐng)?bào)社總編輯在部署報(bào)道工作時(shí)就把往年報(bào)道的版面設(shè)計(jì)、內(nèi)容編排、編采人員分工，從電子檔案中提出來(lái)，作為參考，省時(shí)省力。

二、新聞檔案信息化管理的意義

1.有利于提高新聞工作質(zhì)效

報(bào)紙要為社會(huì)提供高效的信息服務(wù)，首先要借助現(xiàn)代化的管理手段。

報(bào)紙就其生產(chǎn)流程來(lái)說(shuō)，可以分為印前和印后兩大系統(tǒng)。采訪、編輯、組版，一直到印刷，屬于印前；報(bào)紙發(fā)行、數(shù)據(jù)保存、信息收集、新聞網(wǎng)站等屬于印后。就目前狀況看，我國(guó)絕大多數(shù)報(bào)社都已將印前系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了電腦化、網(wǎng)絡(luò)化，但是對(duì)于印后系統(tǒng)，尤其是對(duì)報(bào)紙數(shù)據(jù)的保存和信息收集等文圖檔案管理工作的電腦化、網(wǎng)絡(luò)化卻缺乏必要的認(rèn)識(shí)和資金與人力的投入。有些還是沿襲傳統(tǒng)的手工操作。傳統(tǒng)的文圖檔案資料搜集工作，其主要方式是剪刀加漿糊。資料員每天需要翻閱大量過(guò)時(shí)（大部分外地報(bào)紙都不可能當(dāng)天就送到）的報(bào)紙，看到有用的資料和文章就用剪刀剪下來(lái)，然后貼在卡片上，分門(mén)別類地放在資料柜里，過(guò)一段時(shí)間還得將它們裝訂成冊(cè)，作為檔案資料保存下來(lái)。工作既繁重又枯燥，而且查找起來(lái)又極不方便。記者需要時(shí)，費(fèi)好大勁才找得到，他一個(gè)人“霸”著用，別人就無(wú)法再查用。倘若有人老是借而不還，或者遺失了，你也只能無(wú)可奈何，因?yàn)楸患暨^(guò)的報(bào)紙已經(jīng)沒(méi)有了。而且一般剪報(bào)都不做目錄，分類也不細(xì)，查找、運(yùn)用和補(bǔ)充都不是易事。天長(zhǎng)日久，紙質(zhì)的資料還會(huì)發(fā)脆、變黃、霉變。

將新聞檔案數(shù)字化處理，能實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存量大、攜帶方便、制作簡(jiǎn)便、檢索快捷、傳播迅速、直觀生動(dòng)等優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)崿F(xiàn)新聞檔案管理手段質(zhì)的飛躍，能夠促進(jìn)新聞檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化，大大提高檔案管理工作的效率和重量。

2.有利于提高新聞單位檔案管理水平

報(bào)社傳統(tǒng)的新聞檔案管理比較簡(jiǎn)單，就是每年搞一個(gè)合訂本。信息化時(shí)代特別重視前端控制，也就是信息的采集過(guò)程。只有高質(zhì)量的信息，才能形成有價(jià)值的檔案。因此，新聞信息的制作、傳遞、收集的全程都要加強(qiáng)質(zhì)量控制，以確保新聞檔案有高價(jià)值。

3.信息化建設(shè)有利于提高新聞檔案的利用率

傳統(tǒng)的檔案不利于查找和翻閱，若想從合訂本整合查找一篇文章，很難，因而很多新聞檔案一旦歸檔，就很少有被利用的可能，而電子檔案有傳統(tǒng)檔案難以比擬的優(yōu)勢(shì)，查找翻閱十分容易，檔案的價(jià)值也就在使用中得以實(shí)現(xiàn)。

三、報(bào)業(yè)新聞檔案信息化管理程序和方法要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，方便利用

檔案工作的目的是利用，檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳必須是檔案的利用。

計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須準(zhǔn)確和科學(xué)。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入等基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的技術(shù)要求。

所以報(bào)業(yè)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)文字（新聞報(bào)道）檔案管理必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，信息搜集、儲(chǔ)存與再利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。報(bào)社文圖檔案管理人員要針對(duì)報(bào)紙的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)文檔類別、目錄，保證檢索查找準(zhǔn)確、快速。綏化日?qǐng)?bào)社的文圖檔案管理信息系統(tǒng)分為數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)運(yùn)用兩部分。在數(shù)據(jù)采集部分首先按照標(biāo)題、作者、時(shí)間、版次、版名、專欄、正文7個(gè)文件標(biāo)引字段統(tǒng)一格式，綏化日?qǐng)?bào)自2010年以來(lái)每天對(duì)該報(bào)及子報(bào)《綏化晚報(bào)》的原始文字出版信息進(jìn)行采集，然后錄入可供社內(nèi)的服務(wù)器。在運(yùn)用部分設(shè)計(jì)出市委、市政府、市人大、市政協(xié)；政治、經(jīng)濟(jì)、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、法制、教育、衛(wèi)生等35個(gè)總目錄，每個(gè)總目錄下又分為若干子目錄。報(bào)社人員可通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)入資料數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行資料檢索。檢索既可通過(guò)標(biāo)引字段條件的單獨(dú)或組合來(lái)進(jìn)行，亦可在正文中用關(guān)鍵詞進(jìn)行。資料檢索出來(lái)后，可以按時(shí)間順序、版次等重新排序，以便統(tǒng)計(jì)和查報(bào)，對(duì)所需文件可以下載、儲(chǔ)存和打印。綏化日?qǐng)?bào)社文圖檔案管理信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，極大地豐富了檔案利用形式，提高了檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。