高校檔案管理質量保障體系建設

周建瓊

[摘 要]對于高校而言，檔案記載了各項教育活動的開展，以及高校對人才培養的計劃、高校的發展歷史、記錄的相關科研成果等等，涵蓋了各所高校方方面面的情況。所以，提高高校檔案管理質量也成為各大高校加強自身管理的一種必然趨勢，如何將高校檔案的管理工作做好，將管理質量提高尤為重要。因此，本文即圍繞“怎樣在未來的發展中建設起一個完善的高校檔案管理體系？”這個問題分別從高校檔案管理、檔案管理質量以及質量保障體系建設這三個方面進行論述。

[關鍵詞]高校檔案管理；管理質量；質量保障體系

一、高校檔案管理的現狀問題分析

現在，相對于我國高等教育事業的發展速度和水平來說，各高校的檔案管理工作卻缺乏先進性。在檔案管理的工作中，存在著很多的問題和漏洞，由此也大大地減緩了高校管理工作的進行步伐。主要有以下幾方面的問題。

（一）高校管理人員對檔案管理工作認識不足，重視不夠。

在高校檔案管理中，各高校普遍存在著相關管理人員的檔案管理工作認識不正確，管理不到位，甚至疏忽大意，導致丟失檔案的現象時常發生，嚴重影響了檔案管理工作的正確開展。

（二）高校沒有建立長期的檔案管理目標與規劃

現今好多高校在檔案管理方面并未制定科學、高效、可持續的工作計劃。部分管理人員認為，各大高校在安排檔案管理的工作時，只需進行短期的目標制定即可，無需進行長遠的目標計劃，而且檔案的實用性不強，翻閱的幾率較低，因此，封存即可，無需進行歸檔。上述觀點都是因為缺乏檔案管理的高度意識而導致，最終影響了檔案管理工作的正常開展。

二、提高高校檔案管理質量水平

在我國高校檔案管理過程中，統一存在一個問題，就是僅有一些專門的檔案管理人員和管理層才能接觸到，沒有做到檔案開放。所以，檔案管理工作閉塞，需要我們進行以下調整：

（一）實施檔案管理開放，提高管理質量

首先，提高對本學校師生的開放程度。一個學校中，教師和學生作為主體人群，檔案管理質量水平工作應該受師生的監督。通過讓師生了解到檔案管理的相關服務項目、工作程序以及檔案管理的重要性，可以提高其對檔案管理工作的重視，并可以做到對高校檔案管理的保密性意識，推動高校檔案工作的發展。

（二）提高高校檔案管理人員的素養，提升綜合素質

檔案管理工作對于檔案管理人員的能力素養也是有要求的。檔案管理工作是一項業務性較強的工作，尤其隨著現代科技的不斷提高，未來的檔案管理工作必會實現更高層次的現代化水平，這就要求檔案管理人員不僅要有對檔案管理工作的重視，工作規范，服務意識充足，有認真的工作態度，還要加強培訓，使檔案管理人員能夠在工作中利用普及的軟件設備.

三、建設完善的高校檔案管理質量保障體系

現在，我國高校檔案管理工作中尚未有一套完善的檔案管理制度。要想提高檔案管理工作的質量水平，促進我國高校檔案管理的發展進程，就必須建立起一套完善的高校檔案管理工作體系來規范管理工作的行為。

（一）提高檔案管理意識，提升檔案管理質量氛圍

首先，高校檔案管理體系要求學校師生在內的所有人員的共同參與。要形成一種系統的管理，實現各院系領導、管理部門人員以及高校各院系檔案信息管理人員之間的密切配合和相互溝通協作，共同完成一系列檔案管理工作。只有把高校檔案管理工作發展成一項全民工作，才能保證檔案工作的統一性及完整性，提高檔案管理意識，從而保證檔案的高質量。

（二）建立健全的檔案管理制度

在檔案管理工作中，要形成有章可循的高校檔案管理制度：

1、要做好安保工作

這就要做到對校內檔案的高度安全保密，切勿泄露給外來的無關人員。合理地利用資源，規范地進行整理工作，各高校也需要建立檔案收集、歸檔、鑒別，整理、檢查信息資源以及核對等各項制度。為了使這些制度能夠有條不紊地進行，以及盡快有效率地解決工作中出現的問題，可以成立高校檔案管理領導小組，實現“及時發現問題，及時解決問題”的目標。

2、對檔案管理工作人員提出績效機制

完善高校檔案管理部門內部工作人員的職責，使管理人員對其工作有“歸屬感”，始終讓此項工作處在一個重要的地位上?？冃гu價是對檔案管理人員的工作業績、專業技術、管理能力之間進行評價和考核的機制。實施手段可以是成立評價小組，組員之間對相關方面進行公平公正的評價，并把最終結果進行公示。

3、提倡師生對學校檔案管理工作提出的問題

如上面所提到的，教師和學生作為學校主體對象，他們對于高校檔案管理工作起著重要的推動的作用，能夠促進檔案管理工作的正常運營。因此，可以設立一個意見采納箱，或者建立一個網絡討論群組，可以隨時隨地提出寶貴的意見，并考慮意見或建議的可行性并予以接納采用。

（三）堅持檔案管理體系的長期可行性

檔案是一個人活動的真實記錄者。高校檔案管理要加強自身部門建設，不斷地豐富和優化管理結構，體現主流社會文化，完善規章制度，加大宣傳力度，在社會中提高自己各項管理制度的知名度和認可度，并經常反思和改進，才能做到可持續的發展。

四、結語

總之，對于高校而言，高校檔案管理工作已逐漸成為衡量一所高校教育事業發展和管理水平的重要標志之一。隨著科學技術的進步和高等教育的不斷發展，高校檔案對學校的發展起著至關重要的作用，而且必將越來越受到重視。構建一個健康良好的高校檔案管理體系已成為高校的重要保障和需求。因此，應依照當前的現實發展需要，根據各高校的實際情況出發制定相關的管理保障體系，豐富內涵，不斷完善，做到宏觀管理與微觀建設相結合，使檔案管理健康、穩定、有序、可持續地發展，為推動我國高校檔案管理質量體系建設的發展做出突出的貢獻。

參考文獻：

[1]王麗勇.高校檔案管理質量保障體系建設探析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2013