醫院基建項目檔案管理收集中存在問題與對策

王建琴

[摘 要]醫院基建關系著民生大計，致力于“以人為本，救死扶傷，造福全民”的宗旨，它是醫院綜合實力第一形象在公眾面前的體現，對醫院的生存和發展起著至關重要的作用。醫院基建項目檔案是一項專業性非常強的工作，是項目建設過程的一個縮影，也是鑒定整個項目建設過程的質量證明書，可以起到追本溯源的作用，既是項目建設過程中的真實記錄，又是醫院在使用和改擴建中的重要依據。隨著醫院改革的深化和醫療服務業的不斷擴大，加強對醫院基建項目檔案的科學化管理，采取有效措施，杜絕不利于醫建檔案管理因素，為國家和社會積累寶貴的歷史財富，是我們每個醫院檔案工作者義不容辭的責任。

[關鍵詞]項目文件；職責； 問題；對策

1.醫院基建各主體責任單位對項目檔案收集的管理職責

1.1項目檔案工作應按照《檔案法》的規定，實行統一領導、分級管理的原則，應確保項目檔案的齊全、完整、準確、系統。確保形成的項目檔案能反映工程建設及實體質量情況，設計單位要按合同約定，收集項目前期勘測中形成的工程地質、地形測量、水文、氣象等及設計基礎文件，向建設單位移交。各參建單位的檔案管理工作應在建設單位的統一領導下，對各自承包范圍內形成的項目檔案的完成、歸檔的準確、系統的完整和有效利用負責。完成各自職責范圍內的項目檔案的收集、整理與歸檔工作，將形成的竣工文件收集、整理，經過監理單位審查、建設單位驗收后，將所有的文字、圖紙、電子、聲像等不同載體的檔案資料移交建設單位綜合檔案室歸檔。

1.2建設單位的職責：建設單位要根據國家有關項目檔案管理規定，設立專門的檔案管理部門，配置專職的檔案管理人員，配置能夠滿足項目檔案管理、檔案實體安全保存和利用需要的設施，應采用計算機和檔案管理軟件來管理。建設單位檔案室應建立檔案管理體系，加強落實項目檔案管理責任制，要對各參建單位的檔案工作進行監管、檢查、指導和培訓，并將各部門的檔案收集工作納入統一管理，實行項目檔案與項目建設同步管理。

1.3勘測、設計單位的職責：設計單位要按合同約定，收集項目前期勘測中形成的工程地質、地形測量、水文、氣象等及設計基礎文件，向建設單位移交。收集設計活動中形成的項目可行性研究階段、項目初步設計階段形成的文件，設計交底及圖紙審查、設計優化形成的文件，施工圖、竣工圖、現場服務形成的設計更改文件等，經過收集、整理后向建設單位移交。

1.4監理單位的職責。按《建設工程監理規劃》（GB/T50319-2013）

的規定，設計、施工單位形成的文件質量和案卷資料納入工程資料監控范圍，對參建單位整理和移交竣工檔案質量情況負責審查，并簽署審查意見，最后一同監理竣工檔案移交建設單位。依據《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2014）和合同約定，對項目監理過程中形成的文件收集、整理后，向建設單位檔案室移交。

1.5承包單位的職責。對本單位移交的竣工檔案進行自檢、驗收，對項目檔案管理與工程建設同步以及項目檔案的齊全、完整、準確、系統負責。按照合同約定的承包范圍，收集整理本單位在工程建設活動中形成的檔案，進行匯總、整理、編目，經監理單位審查后向建設單位檔案室移交。

2.醫院基建檔案管理存在的主要問題

2.1醫院檔案資料分散易丟失。這是由于醫院工程工藝復雜、設計變更多、周期長、參與部門多等原因造成的。如從論證、立項、決策（會議紀要）、請示批復、招投標、勘測、設計、辦理手續、開工，到主體和配套施工，竣工，再到水暖電、消防、環評驗收，再到裝飾裝修、綠化亮化，最后到竣工驗收投入使用，一般最短周期為兩年半時間。如遇氣候變化或領導變遷等情況，時間可能多達4-5年之多。這種實際情況勢必就使得醫院檔案資料更分散易丟失。

2.2醫院領導建檔意識和職工歸檔意識淡漠，未把基建檔案列入單位議事日程。只講工程質量，追求當下順利竣工；只談醫院的病歷檔案和人事檔案重要性；或者分管基建的領導將常用的圖紙、維修手冊、使用說明甚至于批復文件等據為己有，隨分管人員的崗位調換檔案被帶走或丟失，更有甚者圖個人方便不愿歸檔，以至于根本無法資源共享等等。

2.3施工單位人員素質不高，歸檔意識不強且管理現狀松散。施工人員歸檔意識差，只收紙質檔案，不注意收集電子檔案（如照片或視頻資料）；只注重各種施工資料的收集，不注重配套工程設備資料的收集，造成歸檔資料的不全、檔案收集、編制質量不高。以至于移交給醫院的基建工程項目歸檔材料中復印件多、簽字和蓋章不齊全等諸多問題存在，造成檔案利用的憑證作用不強等等。在管理上，資料填寫不全或破損、設計變更與工程變動未做會議紀要、竣工圖與施工圖通用不做修改等，造成業內資料不準確。

2.4醫院基建檔案管理人員業務素質低下，責任性與管理意識不強。檔案人員學歷偏低，多數未經專業培訓，“三納入”、“四同步”制度落實較差；對歸檔文件有多少算多少，文件零散；對短缺檔案不尋找，不追蹤。也正由于其對檔案和基建知識的不熟悉，造成一頭霧水，面對一堆資料無從下手，管理雜亂無章。

2.5醫院與基建部門沒有形成合力，缺乏溝通，指導監督不力，造成歸檔質量不高。

2.6檔案管理設備和手段的落后，很多醫院既無檔案室甚至沒有設置檔案專職人員，多是院辦人員兼職，更談不上配備專門的檔案裝具與計算機管理。一些醫院不僅沒有計算機等現代化管理設備對信息進行檢索、集中貯藏處理，就連起碼的密集架、鐵皮柜、圖紙柜、裝訂機、防潮、防蛀設備也不具備，檔案管理人員還是依靠傳統的手工操作進行裝訂，費時費工，效率低下，直接影響檔案的長期安全保管和迅速方便使用。

3.醫院基建項目檔案管理對策

3.1建章立制，依法治檔。建立健全醫院的檔案管理網絡，全院檔案實行統一管理，統一標準，統一分類，避免過去分散管理造成的人力、財力、物力和空間的浪費，保證檔案的完整、安全、開發利用，實現資源共享。把完善各項規章制度作為做好基建檔案管理工作的關鍵，將檔案管理工作納入領導的議事日程，并有分管領導親自兼管，這是保證基建檔案工作規范化、標準化、制度化前提。檔案部門要會同基建部門制定一套符合醫院實際的檔案崗位職責、基建檔案管理實施細則、基建檔案歸檔整理范圍、歸檔時間等。強化監督職能，在基建工程項目立項時，應將檔案工作納入到工程的各個階段，納入檔案部門人員和基建部門人員崗位職責中。

3.2加強對醫院檔案人員專業知識的培訓和業務素質的提高。檔案工作是一項政治性、服務性、條件性、嚴密性很強的工作，要求檔案人員必須具有嚴謹求實的工作作風和良好的品質，因此必須加強對檔案人員法制宣傳教育，提高檔案專兼職人員的檔案意識，使他們認識到基建檔案的潛在價值，變被動為主動，自覺參與檔案管理。檔案人員要解放思想，更新觀念，充分認識檔案在醫院管理中的地位和作用，利用院報、會議、發文、座談等形式積極宣傳檔案法及有關處罰條例，積極參加基建和檔案專業知識的培訓，培養一支既要政治素質好，責任性強，又要熱愛檔案工作；既要有檔案專業知識，熟練掌握操作技能，又要熟知基建項目檔案管理工作范圍，能夠從容面對檔案專業發展面臨的新問題；既要有一定外語水平，又要會利用現代化手段管理使用檔案，有進取性和創造性，提高歸檔案卷質量。采取請進來、派出去的方式，對檔案人員進行基建檔案專業知識培訓，進一步開闊視野，增長知識，這樣才能保證檔案的嚴肅性和真實性。

3.3加強醫院專兼職檔案人員與各參建單位人員的相互學習，做到知識互補。檔案專兼職人員要與各參建單位人員多溝通、多交流，多座談，真正將有利用價值的項目檔案資料收歸檔案室，便于更好的開發利用。提高各參建部門人員的檔案意識和法制觀念，使大家認識到項目檔案的潛在價值，變被動為主動，自覺參與檔案管理。

3.4加強醫院與各相關部門相關科室的溝通與協調。鼓勵和支持檔案管理人員自建設項目開始，就積極介人、深人基層，加強工程建設人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。應根據醫院的實際情況和具體要求，制定基建項目檔案管理實施細則，細則應主要明確基建檔案的歸檔范圍、歸檔要求以及從建檔案的移交與整理、保存與借閱等方面的其體規定。這樣就可以在基建檔案管理過程中給相關人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性.保證基建檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。

3.5運用現代化手段，搞好檔案信息開發利用工作。開發基建項目檔案信息資源，為醫院醫療、教學、科研、后勤管理服務，是基建項目檔案管理的根本目的，也是檔案管理工作的重點。所以檔案室首先要創造條件實現以計算機為核心包括掃描、復印、縮微、聲像等先進科技手段在內的現代化目標，編制切合醫院基建項目的檔案管理軟件，編制《醫院工程基建項目簡介》等，為利用者提供方便、快捷優質的服務是我們管理的真正目的。

基建項目檔案是一種特殊的不可再生寶貴的信息資源，所以歸檔的項目檔案必須齊全、完整、準確、系統，簽字手續完備，內容真實、可靠，與工程實際相符合，字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）的規定。要按國家和行業標準要求組織竣工檔案資料的專項驗收。竣工圖應與項目竣工驗收時的實際情況相符合，監理單位應對設計單位編制的竣工圖進行審查，并在竣工圖案卷目錄上加蓋竣工圖審查章，方可歸檔。項目檔案必須堅持檔案工作與工程建設“三同步”，在建設合同中要明確提出對文件材料的編制、整理及提交的具體要求。在工程竣工驗收時，要同時驗收項目檔案歸檔情況，只有這樣才能真正收到有價值的對社會有利用的項目檔案，為日后解決更多的實際問題。

4.投入使用后醫建檔案的利用價值

各醫院基建項目參建單位都要以對工作高度負責的責任心和使命感，確保每一項醫建設項目（工程）都有齊全、完整、準確、系統的竣工檔案資料，以便最大限度的發揮檔案在經濟建設和社會發展中的巨大作用。檔案的收集、整理就是為了提供人們利用，檔案利用好了能產生良好的經濟效益和社會效益。基建檔案是一種特殊的不可再生寶貴的信息資源，項目投資大、數量多、載體多、周期長、環節多，檔案不僅僅要看給當下能解決多少實際問題，更應該鑒定其在將來提供的利用價值。我們要加強對文件形成者、檔案管理者的業務指導，增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的前提。不斷提高業務素質和科學知識，是醫院基建項目檔案管理未來必不可少的動力。作為醫院檔案管理人員既要熟悉醫院管理新知識，又要熟練掌握檔案管理專業知識和電子檔案的收集與整理的新技術，新方法，只有這樣才能更好的為醫院深化改革和為社會利用者提供快捷方便的服務。

參考資料：

1.田岳海，淺談基建檔案管理中存在問題及對策，《檔案天地》2012年第8期

2.謝鵬，對高校基建工程項目檔案管理的探討，《蘭臺世界》2013年第5期

3.王冰，大型醫院基建項目檔案管理中的問題和對策，《中國醫院建筑與裝備》2012年07期