淺析事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策

文婉弟

[摘 要]近年來，隨著計算機網絡應用的普及，越來越多的文件直接在電腦上產生和傳輸，這種無紙化的辦公方式給傳統的檔案管理工作帶來了新的挑戰，面對這種形勢，如何管理好事業單位檔案，成為檔案信息化建設中的一個重要問題。與此同時，中國部分事業單位的檔案管理制度仍然不健全，造成許多重要信息的泄露和丟失，這不僅對事業單位本身不利，也可能滋生許多其它問題，因此建立健全檔案管理制度勢在必行，刻不容緩。本文主要針對現階段我國事業單位人事檔案管理工作中存在的問題進行剖析并提出一些改進辦法，以期對信息化的檔案管理工作有所裨益。

[關鍵詞]信息社會；事業單位；檔案管理

一、事業單位人事檔案管理工作現狀及問題

事業單位檔案管理工作是由本單位相關人員對所在單位的相關文件進行專業化的管理工作。作為檔案管理人員，其職責包括：保密工作，傳達工作，資料整理，檔案庫建立，記錄上報，文件銷毀及相關制度的建立等。目前，我國事業單位人事檔案管理工作發展程度較低，未能達到與社會發展水平相適應的程度。通過筆者調查發現，存在如下問題嚴重阻礙人事檔案工作的進展，現逐一列出并作淺層分析。

（一）對人事檔案管理工作不夠重視，且存在認識誤區。長久以來，人事單位內部相當一部分人員對人事檔案管理工作存在認識上的誤區，認為人事檔案工作僅限于抄抄寫寫和保管材料，只要不丟失、不泄密和能應付外調、查檔就行了。因此，一部分單位常常忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到日常議事日程之中，造成了“講起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。這種狀況導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以為單位的人才隊伍建設提供高質量的服務。

（二）人事檔案管理制度落后，檔案管理人員專業水平偏低。人事檔案管理是一項繁雜瑣碎但連續性極強的工作，若不能保證及時和足夠的人力投入，就會導致人事檔案管理的質量大打折扣。事業單位的人員編制極其有限，分配到管理部門的編制一般較少，這就造成了很多事業單位的檔案管理工作由人事部門的人員兼任的情況。這種情況看似有利于人事檔案的收集，因為許多人事檔案的形成和傳送都要經過人事部門，如職工的履歷表、職稱評審材料、干部任免考核材料等。但正是由于這些人員都是非專業性的，對檔案收集和管理意識淡薄，致使許多應該歸入檔案的材料都沒有及時歸檔，造成許多檔案材料的缺失。同時，隨著聘用制度的推行，人員的流動性增強，檔案管理人員調換頻繁，也不利于檔案管理水平的提高。

（三）檔案信息化程度低，流動人員檔案處理不及時。在信息化社會發展進程中，人事單位的檔案管理工作手段單一，對信息化的高科技設備和技術利用率低，很多重要檔案只用紙質記錄，傳輸困難，不方便使用者進行外借和查閱。另外，許多事業單位都存在“棄檔”人員，也就是“人檔分離”，進而造成許多檔案變為“死檔”，雖然有關部門已經出臺了一系列解決流動人員“死檔”的政策辦法，但仍未能完全解決這類問題，由此產生的隱患依然存在。因此，必須深化改革，將信息化建設發展到人事檔案管理工作中去，為人事檔案管理提供現代化手段。

（四）人事檔案管理人員服務意識薄弱，人事檔案利用率低。人事檔案管理，其根本目的在于有效利用。但在許多事業單位中，仍存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務意識薄弱，只能提供最基本的檔案使用功能。在檔案的使用過程中，存在著各種各樣的問題，即便是使用，范圍也很有限，利用方式也較為單一，工作常處于被動服務狀態。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案利用價值低，功能愈加弱化，并未達到人事檔案信息利用應有的狀態。

二、事業單位人事檔案管理工作的改進策略

（一）加強對人事檔案管理工作的重視，加大對檔案管理工作的投入。事業單位領導部門要從思想上入手，加強對檔案管理工作基礎性地位的認識，應聘請專業的檔案管理人員進行檔案的保管和出借，定期對本單位的檔案管理工作進行指導和監督，加大資金的投入以改善檔案管理工作所需的軟硬件設施。

（二）培養高素質人才隊伍，不斷提高檔案管理人員素質。人事檔案理工作是一項政策性和業務性較強的工作，隨著事業單位人事制度改革的不斷前進和各項工作的不斷深入，人事檔案管理需要各種高素質、高學歷的復合型人才。人事檔案部分必須建設一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊伍；培養一批具有較強實際操作能力的檔案技術能手。事業單位還需對檔案管理人員進行定期定質定量的專業培訓，提高其專業技能和個人素質。此外，檔案管理人員也須在檔案的管理工作中及時的總結經驗，改進管理的技術和方法。

（三）加深檔案管理體制改革，加強檔案管理的信息化建設。人事檔案管理機構整合檔案及其資源信息，使檔案及其信息資源真正得以保管和開發，以實現統一管理。各級部門應從傳統的管理中跳脫出來，大力推動人事檔案管理工作的順利進行，這也適應了市場經濟條件下政府職能轉變的需要。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案管理與服務的迫切需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。

三、結語

人事檔案源于人事管理活動。自官吏選拔制度實施開始，人事檔案就已經同步開始發展，經過日積月累，其數量和種類逐步擴展。為適應我國現代化建設的節奏和步伐，人事檔案管理應以深化改革為核心，積極組織工作創新，提高人事檔案管理的工作質量和服務水平。在社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式。筆者認為，這種社會化的開放式管理模式必將能更好地服務社會。

參考文獻：

[1]劉金蓮.機關事業單位檔案管理工作[M].北京：中華書局，2006.

[2]程永寧.機關事業單位檔案管理[M].合肥：黃山書社，2006.