關于加強醫院人事檔案管理之多元化思考

王全宇

[摘 要]新時期創新醫院人事檔案管理勢在必行。為此，本文在分析加強醫院人事檔案管理重要性的基礎上，指出醫院人事檔案管理面臨的困境，并提出切實可行的解決策略。

[關鍵詞]醫院人事；檔案管理；問題；對策

一、加強醫院人事檔案管理的意義

1.有利于選拔優秀的管理人才。醫院人事檔案是對醫療人員德、能、勤、績等方面的綜合反映。它是醫院選賢任能、培養干部的一個重要依據。醫院人事管理工作（任免、調配、考察和審查等）的有序進行都離不開人事檔案。另外，在醫院人事調整過程中，通過查閱檔案，判斷出干部的綜合能力，將優秀人才安置在關鍵崗位，從而實現人力資源效能的最大化。因此加強醫院人事檔案管理，可利于選拔出優秀的人才。

2.有助于做出正確的人事決策。人事檔案能為落實國家用人政策，確定和澄清個人有關問題，及進行政治審查提供有力證據。醫院人事檔案形成于個人不同的發展時期，其材料上留有公章和個人印記，而這些標志都具有一定的法律效力，都反映了一定時期的個人情況，為組織科學用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風，避免了人事政策改動的主觀性。

3.有益于吸引并留住優秀人才。優質人力資源是第一生產力，是組織發展的核心競爭力。人事檔案管理作為一項重要的管理活動，在組織人才引進方面發揮著日趨重要的作用。然而，很多醫院并未建有專門的檔案管理機構，其醫護人員的人事檔案多數存放在本地人才市場，或者需支付一定管理費的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時的調閱、更新個人檔案信息，而且可能會發生檔案轉入轉出的嚴重滯后及檔案丟失等現象，從長遠來看不但增加了成本，甚至會造成人才的嚴重流失。因此，科學的人事檔案管理，設有專門的檔案管理機構的醫院，從根本上可以吸引優秀人才的加盟。

二、醫院人事檔案管理面臨的困境

1.忽視對人事檔案管理的重視。人事檔案管理是一項繁雜性的工作，一般情況下不易取得太明顯的成績，它不像醫院的業務創收那么重要。這就使得部分領導對人事檔案管理存有認知誤區，認為“人事檔案管理只是簡單的保管任務，只要不發生檔案丟失、泄密等現象，完全可以由人事管理部門監管，不需要再配備專業的人事檔案管理人員。”為此，很多醫院的人事檔案管理處于一種被動應付的狀態，不但很難滿足醫療衛生事業體制改革的發展需要，而且也不能適時的為醫院人才隊伍建設服好務，嚴重的制約了醫院醫療管理水平的提高。

2.人事檔案管理制度不夠健全。人事檔案管理領導小組的缺失，使得醫院人事檔案管理流于形式，沒有專人核查人事檔案管理工作，也不能適時做好檔案的核查和修復工作。另外，醫院沒有專門的檔案管理制度，在收集整理、鑒別歸檔和查閱更新等方面都沒有明確規定。還有，有的醫院雖建有人事檔案管理制度，但制度制定的不完善或執行的不嚴格的現象很多，這使得醫院經常出現檔案管理混亂、裝訂不完善等問題。

3.現代化的檔案管理手段缺失。電子化的檔案管理手段的缺失，僅靠傳統的手填式檔案資料管理，已不能滿足信息資料的更新速度。另外，隨著醫院人員流動的不斷增快和加大，紙質檔案錄入工作量也隨之增大，這加大了檔案管理人員的工作負荷，容易使其對檔案管理工作產生職業倦怠，不利于將優秀的人才吸引并留下來。還有，紙質檔案材料的不易保管，且保管過程中的破損與變質，都會無形加大人事檔案管理的成本。因此，為不斷提升醫院人事檔案的管理水平，引進現代化的檔案管理手段已經迫在眉睫。

三、加強醫院人事檔案管理的措施

醫院人事檔案管理是一項系統工程，其牽涉到醫院中的所有醫護人員，需要這些人員的大力配合、支持與合作。這是人事檔案管理更好的服務于醫院的重要前提。同時，給予人事檔案管理人力、物力和財力的支持，也是加強和推動人事檔案管理有序開展的重要保證。因此，如何有效便捷地利用人事檔案，充分發揮其在醫院人事管理中的作用，是檔案管理人員必須深思的重要議題。

1.提高對人事檔案管理的認識。人事檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，要求醫院所有人員必須樹立全員檔案意識。領導要重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入重要的議事日程，提高檔案管理人員的薪資待遇，切實解決他們工作生活中的難題，讓他們全身心的投入到所從事的工作中。員工要切實配合檔案管理工作，對該補充的檔案材料要及時補充與更新，對要求準確填寫的檔案材料，要做到內容表述準確精練、檔案邏輯嚴謹。

2.完善醫院人事檔案管理制度。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，嚴格檔案材料的收集歸檔和轉進轉出流程，對新進的人事檔案材料要嚴格審核鑒定關，不接受不規范、無效力的檔案材料，以保證人事檔案管理的規范化、科學化。另外要進一步完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷整理工作更加科學、全面和完整。還有，要進一步健全人事檔案查閱制度，材料收集與歸檔制度，檢查核對和保管保密制度，從而使人事檔案在查閱、流轉等環節，嚴格按規章和程序辦理各項檔案業務與手續。

3.引進現代化的檔案管理手段。現代社會信息化的不斷發展，對醫院人事檔案管理工作提出了新的要求，為此要適時引進科技發展的新成果，為人事檔案管理提供一種新的管理工具。在醫院人事檔案日常工作過程中，要利用計算機、掃描儀等辦公設備，實現醫院人事檔案管理的信息化，要不斷健全醫院人事檔案的數據系統，做好檔案編目、檢索查閱等管理工作，對人事檔案的保密工作進行專網管理。因此，醫院通過引進現代化的管理手段，可實現檔案傳遞的快捷化和安全性。

總之，伴隨醫院人事管理制度改革的全面推進，加強醫院人事檔案管理可以提升醫院的管理水平，可以吸引并留住優秀的人才，從而提升醫院的核心競爭力。

參考文獻：

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