淺談事業單位文書檔案的規范化管理

王玲

[摘 要]本文從分析事業單位文書檔案規范化管理的現狀出發，闡述了事業單位文書檔案規范化管理的必要性，并針對事業單位文書檔案規范化管理工作中存在的不足，在提高事業單位對文書檔案規范化管理的意識、創新文書檔案管理的模式以及完善文書檔案管理的制度等方面提出了加強事業單位文書檔案規范化管理的策略。

[關鍵詞]事業單位；文書檔案；規范管理；自動化

1.引言

隨著我國對事業單位改革工作越來越重視，在文書檔案管理工作中對事業單位也有了越來越高的要求。文書檔案記載著事業單位工作開展的過程和單位的發展歷程，同時可以為事業單位的重要決策提供參考信息。要想最大程度的發揮文書檔案的作用，首先就要對文書檔案進行規范化的管理，這樣才能更好的對事業單位的工作進行更好的管理，并對事業單位的工作進行監督，進而促進事業單位的穩定發展。

2.事業單位文書檔案規范化管理的現狀

事業單位落實對文書檔案規范化管理的工作，制訂了文書檔案的管理制度，并按照管理制度的內容落實實施對文書檔案的管理。但是當前事業單位對文書檔案管理工作的重視依然不夠，而且文書檔案管理制度不夠規范，管理模式相對比較落后。

2.1缺乏對文書檔案規范管理的重視

事業單位沒有意識到對文書檔案規范管理的意義，認為文書檔案管理工作僅僅是對一些檔案進行保存，與事業單位的發展沒有必要的聯系，因此，缺乏對文書檔案規范管理的重視，雖然實施對文書檔案的管理，但是在管理的過程中僅僅是將文書檔案進行收集、分類和保存等，并沒有發揮文書檔案管理工作的作用，導致在文書檔案規范化管理的工作中人力和物力投入的不足，不能實現文書檔案管理的規范化和合理化，不能保證事業單位文書檔案的完整性。

2.2文書檔案管理制度不夠規范

雖然部分事業單位已經建立文書檔案管理制度，并且將文書檔案管理制度落實實施，按照管理制度的內容對文書檔案進行分類和管理。但是現有的文書檔案管理制度還缺乏一定的規范性。譬如：文書檔案的分類不夠明確，沒有將不同工作性質和不同時間的文書檔案分開管理和存放，而是將所有的文書檔案放在一起進行統一的管理，這樣為后期文書檔案的查找帶來一定的困難；沒有為文書檔案生成相應的目錄，不能為文書檔案的查找提供便利。

2.3文書檔案管理模式落后

目前，事業單位對文書檔案管理的管理模式還比較落后，近幾年隨著科學技術的迅速發展，計算機技術和計算機網絡已經應用到各個領域和各個行業，但是針對于事業單位的文書檔案管理工作并沒有完全的實現自動化和科學化。部分事業單位還用已經淘汰的技術設計的文書檔案管理軟件對文書檔案進行管理，而且所使用的文書檔案管理軟件并不適合相應的事業單位實際情況，甚至還存在一部分事業單位對文書檔案的管理模式依然是人工管理的模式，這樣文書檔案具有一定的封閉性，不能夠實現文檔數據的共享，而且不能夠保證檔案信息的準確性和保存的持久性，制約著事業單位工作的開展和事業單位的穩定發展。

3.事業單位文書檔案規范化管理的必要性

文書檔案規范化管理對事業單位有著重要的影響，可以記錄事業單位的發展歷程，同時通過文書檔案的管理可以提高事業單位的工作效率，進而促進事業單位的穩定發展。

3.1有助于提高事業單位的工作效率

事業單位文書檔案可以記載事業單位一切工作與活動，通過查閱文書檔案可以了解事業單位各項工作的負責人員以及工作情況等內容，這也為事業單位中工作人員的晉升和評優提供有效的憑證，這樣各項工作的負責人員就會重視分配的每一項任務，并且會努力、負責的去完成，雖然對文書檔案進行規范管理增加了一定的工作任務，但是文書檔案規范化管理實施長久以來會大大的提高工作效率。

3.2有利于促進事業單位穩定的發展

隨著市場經濟體系的一體化和多樣化，事業單位的發展也倍受關注，為了保證事業單位更好的發展，就要實踐對文書檔案的管理，記錄事業單位的發展歷程。為事業單位的工作項目提供查詢的途徑，可以根據需要查詢歷史的文書檔案信息。

4.加強事業單位文書檔案規范化管理的策略

為了發揮文書檔案管理對事業單位的重要作用，就要對當前事業單位文書檔案管理工作中存在的不足進行完善和創新，開辟新的文書檔案管理的制度與模式，促進事業單位的穩定發展。

4.1提高事業單位對文書檔案規范化管理的意識

首先要提高各個事業單位對文書檔案管理規范化的意識，使得文書檔案管理得到事業單位工作人員的重視，事業單位可以通過多種途徑讓工作人員了解到文書檔案規范化管理對事業單位發展的影響。從而將事業單位中各個部門的文書檔案管理工作進行落實實施，實現對事業單位的發展歷程進行完整的記錄，進而促進事業單位的穩定發展。

4.2創新文書檔案管理的模式

對傳統的人工管理文書檔案的管理模式進行創新，充分的利用現代化科學技術，將計算機技術和網絡引入到文書檔案管理的工作中，提高文書檔案的管理效率，加強事業單位文書檔案管理的建設，推進事業單位文書檔案管理工作實現自動化，通過文書檔案管理軟件實現對文書檔案的存儲，并提供歷史檔案查詢的接口，提高文書檔案信息的準確性和存儲的持久性，確保文書檔案管理模式符合當代科技的發展方向。

4.3完善文書檔案管理的制度

在加強事業單位文書檔案管理建設的過程中，要進一步完善文書檔案管理的制度，根據事業單位的具體情況彌補當前文書檔案管理制度存在的不足。同時要提高文書檔案管理人員的專業素養，提升其管理能力，定期的對文書檔案管理人員展開專業技能培訓，加強對文書檔案的保密意識，促使文書檔案管理走向規范化，確保文書檔案管理工作的順利展開。

參考文獻：

[1]李劍峰.新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的思考[J].赤子（上中旬），2014（17）：103-105.