基于機(jī)關(guān)文書檔案整理存在的問題及對(duì)策研究

王慧

[摘 要]當(dāng)前在機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的過程中出現(xiàn)了許多令人憂心的現(xiàn)象，譬如管理制度落后，工作消極懈怠、發(fā)展不科學(xué)等問題，本文主要就機(jī)關(guān)文書檔案在整理過程中出現(xiàn)的問題展開分析，并簡(jiǎn)要敘述了面對(duì)這些問題時(shí)所采取的一些對(duì)策研究。

[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)；文書；檔案管理；對(duì)策

我們知道，檔案本質(zhì)上就是對(duì)過去發(fā)生事實(shí)的一種真實(shí)性歷史記錄，它的載體多種多樣，其中最為重要與主流的就是文書檔案。所謂文書檔案，顧名思義就是利用書面材料的形式通過特定的程序，經(jīng)過一定處理流程而形式的文件材料，它記錄了一個(gè)社會(huì)組織及所從事的各類管理活動(dòng)[1]。在機(jī)關(guān)工作的過程中，文書檔案管理一直扮演著記錄機(jī)關(guān)不同職能部門歷史與相關(guān)人員重要信息的角色，它對(duì)機(jī)關(guān)部門在過去工作過程中發(fā)現(xiàn)的價(jià)值信息起到了回憶與保留的作用，是機(jī)關(guān)部門進(jìn)行有序化工作的一個(gè)重要的組成部分。那么接下來，我們就來談?wù)剬?shí)施機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的意義。

一、當(dāng)下機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的問題

當(dāng)今社會(huì)，隨著時(shí)間的推移科技的發(fā)展，在進(jìn)行機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的過程中逐漸出現(xiàn)了一些新的問題，這些問題或多或少的影響了機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，從而引起了機(jī)關(guān)管理者的重視，下面我們就這些問題進(jìn)行簡(jiǎn)要敘述。

（一）檔案工作人員對(duì)檔案整理重視程度不高

經(jīng)過觀察發(fā)現(xiàn)，很多工作人員在對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的過程中心態(tài)有些懈怠，重視程度不高。譬如有的檔案人員在對(duì)檔案編制頁(yè)碼的過程中為了圖省事，將多有文件集中起來進(jìn)行大流水編頁(yè)碼，這樣就會(huì)造成一份文件的頁(yè)數(shù)無法確定，到最后還是需要重新編頁(yè)號(hào)，增加工作負(fù)擔(dān)；再有，有的工作人員在蓋歸檔章的時(shí)候過于松懈，章印蓋歪蓋斜的現(xiàn)象層出不窮，甚至有的把歸檔章蓋在了文件的背面，一定也不規(guī)范；還有一種現(xiàn)象，就是工作人員對(duì)于需要?dú)w檔與不需要?dú)w檔文件的范圍沒有明確，對(duì)于收集進(jìn)來的文件不論文件性質(zhì)如何全部歸檔，這樣不僅使工作人員自身的工作內(nèi)容加大，而且造成了檔案保管場(chǎng)地的浪費(fèi)，文書檔案本身占地面積就不小，再增添不需要?dú)w檔的文件進(jìn)來更是增加了館藏檔案量的增加。

（二）機(jī)關(guān)文書檔案種類多樣，保存與整理不易

一般情況下對(duì)于機(jī)關(guān)文書檔案的管理都是由人工進(jìn)行操作的，現(xiàn)在機(jī)關(guān)內(nèi)部的文書檔案內(nèi)容越來越復(fù)雜，形式也變得越來越多樣，這就給檔案工作人員的工作帶來的一定的難度，因?yàn)樗麄冃枰ㄙM(fèi)大量的時(shí)間去對(duì)文檔的性質(zhì)進(jìn)行歸類整理，程序繁雜，再加上有的工作人員工作態(tài)度不太端正，這就使得文書檔案的整理質(zhì)量得不到保障。再者，文書檔案多數(shù)是紙質(zhì)的，這就對(duì)檔案存放的環(huán)境有了一定的要求，室內(nèi)溫度的高低與空氣濕度大小都會(huì)影響紙張的壽命，不僅如此，文書檔案還極容易遭受到害蟲的侵襲。

（三）機(jī)關(guān)文書檔案管理不夠?qū)I(yè)化

在一些機(jī)關(guān)單位有時(shí)會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)一些非檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員從事檔案管理工作，由于沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)掌握的不強(qiáng)，就導(dǎo)致了對(duì)關(guān)于檔案的整理、分類匯總以及立卷等知識(shí)的一知半解，譬如機(jī)關(guān)檔案管理沒有專業(yè)化的管理人員；檔案室內(nèi)部人員流動(dòng)性過高，經(jīng)常是新人剛剛熟悉一些檔案管理知識(shí)就轉(zhuǎn)崗位，內(nèi)部人員極度不穩(wěn)定；以上的種種情況都直接影響到了檔案管理工作的專業(yè)性。

（四）檔案利用效率不高

機(jī)關(guān)部門形成的檔案雖然專業(yè)性強(qiáng)，形式多樣且數(shù)量龐大，但是目前仍然只是有較少一部分檔案能夠被社會(huì)社會(huì)利用，不能較好地服務(wù)于廣大社會(huì)民眾，這就造成了檔案在利用方面的缺失，使得檔案管理工作的意義略顯表面化。

二、關(guān)于強(qiáng)化機(jī)關(guān)文書檔案文書管理工作的對(duì)策研究

（一）加強(qiáng)各部門對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案的重視程度

首先要從思想上重視起機(jī)關(guān)文書管理這一工作，要強(qiáng)化檔案意識(shí)，尤其是要讓各機(jī)關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，鼓勵(lì)他們主動(dòng)參與到檔案管理工作的過程中去，要意識(shí)到管理檔案文書并不只是檔案工作人員的責(zé)任，也是每一位領(lǐng)導(dǎo)，每一位在職人員的義務(wù)，起好領(lǐng)頭羊的作用[2]。譬如各部門領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)部門人員上交歸檔資料的監(jiān)督，關(guān)注工作人員是否按時(shí)按質(zhì)按量的上交資料，對(duì)于沒能及時(shí)上交資料的部門，要進(jìn)行未交登記，實(shí)時(shí)掌握資料動(dòng)態(tài)，避免資料遺失，便于后期的整理歸檔。

（二）強(qiáng)化檔案工作人員內(nèi)部管理，提升工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

眾所周知，工作態(tài)度決定工作質(zhì)量，我們不僅要從思想上重視起文書檔案管理工作，更要從行動(dòng)上落實(shí)我們的重視，故而建立起一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是重中之重。強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)與檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)可以做到以下幾個(gè)方面。

1、加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的工作培訓(xùn)，定期對(duì)其普及檔案管理理論知識(shí)，強(qiáng)化工作認(rèn)知，杜絕出現(xiàn)懈怠工作的現(xiàn)象，并要求按時(shí)上交工作報(bào)告總結(jié)。

2、定期讓老員工與新員工之間展開工作經(jīng)驗(yàn)交流，促使新員工在老員工的帶領(lǐng)下逐步掌握檔案管理的操作技能，提升工作效率。

3、強(qiáng)化內(nèi)部管理制度，督促檔案管理人員按規(guī)章辦事，同時(shí)要時(shí)刻引導(dǎo)檔案工作人員積極主動(dòng)的工作，以保證檔案隊(duì)伍發(fā)展的穩(wěn)定性與長(zhǎng)久性。

（三）提高機(jī)關(guān)文書檔案的利用效率

我們政府實(shí)施一切工作的出發(fā)點(diǎn)都是為了人民，所以實(shí)施檔案管理工作的最終目的就是要提高檔案的利用效率，強(qiáng)化服務(wù)民生。

（四）注意對(duì)文書檔案的保護(hù)

一般來說存放文書檔案的地方一定要通風(fēng)干燥，最好在隱蔽角落定期防止樟腦丸，防止檔案回潮霉變或是遭受害蟲侵襲。

三、結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)文書檔案管理記錄了機(jī)關(guān)工作中的一切重要的活動(dòng)，它看起來簡(jiǎn)單，但實(shí)際在整理過程中是十分具有挑戰(zhàn)性的。做好機(jī)關(guān)文書檔案管理工作不僅要求檔案管理工作者加強(qiáng)自身專業(yè)水平知識(shí)與工作素養(yǎng)，而且更要做到提高文書檔案的利用效率，強(qiáng)化民生服務(wù)。努力促進(jìn)文書檔案管理工作朝著規(guī)范化科學(xué)化的方向前進(jìn)，是每一位機(jī)關(guān)工作者的義務(wù)與責(zé)任。

參考文獻(xiàn)：

[1]翟素萍，翟旭明.談檔案整理中的“正件”與“附件”[J].蘭臺(tái)世界.2006（21）