關于做好檔案保密工作的幾點思考

孫桂芝

[摘 要]檔案工作涉及到檔案的多方面管理，其中檔案保密是檔案工作的一項重要內容。做好檔案的保密工作需要對檔案進行分類，明確不同類別檔案的保密期限，從強化檔案工作人員責任意識、加強庫房管理、優化檔案分類等方面來保障檔案保密工作。

[關鍵詞]檔案工作；保密管理；責任意識

1.引言

在檔案工作中，相關工作人員往往側重于檔案資料的整理和分類，對于檔案保密有時不太注重。由于管理的松懈，導致失泄密事件發生的例子并不在少數。為此，如何加強檔案工作的保密管理成為相關從業人員需要重視的問題。本文結合自身工作實踐經驗，粗淺的談談檔案工作的保密，以期為該領域相關人員的實際工作提供一定的參考借鑒。

2.做好檔案保密工作的幾點意見

2.1提高認識，明確檔案保管期限與保密期限的不同

檔案管理工作中，明確保密期限是做好檔案保密的重要基礎，明確保密期限才能確保檔案在保密期限內得到很好的保管。然而，在檔案工作中，對檔案保管期限與保密期限的區別認識不夠明確，往往導致保密期與保管期限的混同，以至于保密期限內檔案保密的松懈，從而發生泄密事件。為此，檔案工作中，必須提高認識，明確檔案保管期限與保密期限的不同。確定保管期限，就是要根據檔案內容的現實作用和歷史作用，對檔案進行正確的分析和鑒別，在此基礎上，結合本單位的實際情況和對檔案資料的需求，本著為社會、為國家積累歷史文化財富的思想，對檔案的保存價值進行合理分析與科學評價，從而確定檔案的保管期限，以供所需。

檔案保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，一旦出現泄密問題，會給國家帶來安全方面或者利益方面的危害，由此來確定的時限。確定檔案保密期限的主要目的是對檔案資料，檔案秘密的保護。這就是說，國家秘密事項在其確定的期限內，受到國家有關保密法律、法規的保護。從法律角度來說，保密期限主要就是其產生法律效力的時限。根據《國家秘密保密期限的規定》，其中對保密期限的確定是進行清楚的劃分。中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。如果某些國家秘密事項被規定為“長期”保密，那么，其他機關、單位就有責任和義務對該事項采取長期的保密措施，不允許擅自解密。通過以上分析，我們明確了什么是保密期限，也明白了保密期限與保管期限之間的區別，在檔案工作中，正確認識保密期限的概念和意義，充分認識保密期限與保管期限的區別，這將有助于增強做好檔案工作的保密。

2.2分門別類，明確不同類別檔案的不同要求實施分類管理

檔案管理中，不同類型的檔案有不同的管理要求，更有不同的保密要求。為了做不同類型檔案的保密管理，在檔案工作中非常有必要對檔案進行分類，根據檔案的不同類別、不同保密要求，進行分類管理。因此，庫房管理是檔案保密的重點。之所以說庫房管理是檔案保密的重點，主要原因在于兩個方面，一是庫房的選擇是有一定要求的，并不是所有房間都能夠作為檔案庫房的，比如底層的房間就不適宜用于作為庫房，因為底層容易被觀察到，容易出入，特別是容易被破窗而入。為了防止檔案資料被盜，不能將檔案庫房設在底層，并應對庫房的門窗進行加固，應當將檔案庫房與辦公室隔離，將檔案庫房與閱覽室隔離，這樣分開可以更好地避免非檔案工作人員出入庫房。二是庫房的人員管理必須嚴格執行相關管理制度，既要指定專門的負責人來管理檔案，又要增強檔案管理負責人的責任心，也不能讓與檔案管理無關的人員進出庫房。總的來說，只有對檔案做好分類管理，才能使其管理更加有序，利用更加高效，同時又可以更好地維護好檔案的安全，有效避免檔案資料泄密。

2.3突出重點，明確絕密檔案的保密要求和管理要求

不同類型的檔案有著不同的保密要求，在管理上也應該有所區別。如前文所述，國家對檔案的分類分為絕密、機密和秘密，那么，絕密檔案就是非常重要的檔案，對于絕密檔案的管理和保密相應地也必須作為重點。為了加強絕密檔案的管理工作，我們必須明確哪些檔案資料屬于絕密檔案，才能在檔案工作中將其作為管理重點，根據絕密檔案的管理要求去強化措施，對這些檔案進行更加嚴格和有效的管理。為了突出重點，對絕密檔案進行更好的保護，通常情況下，要將絕密檔案與非絕密檔案進行分開，保存的位置和條件應有所不同，比如，絕密檔案應該有具有較強保密功能的位置，一般應設保險柜、保險鎖、防盜器，為絕密檔案建立安全性較高的保管條件，從而實現絕密檔案的安全管理。

2.4強化責任，明確檔案管理人員自身職責并努力提升素質

檔案管理中，強化檔案保密，物理條件只是其中的一個重要方面，檔案管理人員的職責、責任心也是非常重要的一個方面。強化責任，明確檔案管理人員自身職責并努力提升素質，維護檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。提升檔案管理人員的綜合素質，既要增強其責任意識和責任心，又要強化日常檔案管理工作行為的改善，比如，在檔案借閱、使用的過程中，對于檔案的調閱、移出、銷毀應該按照相關要求辦理手續，嚴格履行規定程序，經過指定的領導人審批通過之后，做好登記，完成簽字等手續，然后才能調閱。并且，檔案使用完畢后，應該按時、及時收回，進行檢查、清理、核對，看是否有失密、泄密問題，如果發現問題，應該及時查明原因，進行補救。真正做到對檔案資料進行嚴格管理，防止失密、泄密。

3.結束語

檔案保密是檔案保管工作的重要內容，檔案工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

參考文獻：

[1]馬晶.試論檔案保管過程中的保密問題[J].中國集體經濟.2011（9）

[2]李海霞.略論檔案工作中的保密[J].現代企業教育.2011（2）