事業單位檔案管理中存在的問題與優化建議

宋婉婷

[摘 要]檔案是事業單位主要信息資料的載體，也是事業單位發展歷程的見證，對促進事業單位進一步發展有著重要意義。隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理方法已無法適應現在信息時代的發展趨勢，事業單位在經過機構改革和調整后，在檔案管理工作中出現了各種新的問題。本文在分析事業單位檔案管理中存在問題的基礎上，提出優化檔案管理工作的意見和建議，為強化事業單位檔案管理獻計獻策。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；問題；優化建議

事業單位歷年工作和管理過程中將產生大量的資料，這些資料包括人事、行政、財物及業務資料、政府文件及報告、各類報表、影像錄音、圖像及文字等，記錄著事業單位的各種工作經歷和經驗，是事業單位發展歷程的見證，也是事業單位制定進一步發展策略的重要依據。因此，需要采用科學的方法對這些資料進行收集、整理和分析，形成各類檔案，建立規范、完善的檔案管理制度，實現檔案管理的科學化、信息化管理。近年來，信息技術發展迅速，信息技術應用在檔案管理上，能有效提高檔案準確率和檢索速度，實現檔案科學化、信息化管理。事業單位在經過體制改革和調整后，更加凸顯了其協調及高效運轉的運行機制，對檔案管理有了新的要求，傳統的管理方式已不能適應現有的工作運行方式，對事業單位檔案管理方法進行改進勢在必行。

一、事業單位檔案管理現狀

檔案管理工作是事業單位主要工作之一，它是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，雖然事業單位一直在開展檔案管理工作，但在專業性、科學性及規范性上有待進一步提高，主要體現在以下方面：

（一）管理上不夠重視，專業化不強

大部分事業單位對檔案管理工作的認識存在著一定的誤區，認為只要對資料進行收集、保管，不造成丟失就可以了，檔案管理設施落后、專業人員配備不足、管理資金缺乏，最終導致檔案管理水平落后，一些重要的檔案未及時收集整理，資料丟失或發揮不了應有的作用。一些單位甚至未設置專門的檔案管理人員，由辦公室勤雜人員兼任，而且人員變動較為頻繁，不具備專業知識，培訓力度不夠，不會使用電腦，只能進行簡單的資料收集和保管，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限等概念不清，經常出現編錯號、蓋錯章的現象，檔案的目錄索引不全，期限較長的檔案難以查詢到，發揮不了應有的作用，導致整個檔案管理混亂，檔案的利用價值無法得以充分體現。

（二）缺乏先進的管理設施，管理水平落后

由于對檔案管理工作的不重視，一些單位甚至沒有配備專門的檔案室，檔案資料也沒有集中管理，而是分部門或科室各自管理。有的檔案室環境條件達不到規定要求，空間小且潮濕陰暗，不利于資料的保存。有的單位沒有配備電腦等先進的設施，更不了解信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等先進的管理軟件，完全靠手工登記或錄入，錯誤率高，而且大量的資料無法及時歸檔整理，極易丟失和損壞。軟、硬件設施嚴重滯后于事業單位的業務發展，更不適應于信息化的要求。

（三）檔案案卷不規范

檔案管理中規定，案卷制作必須統一采用16開規格的辦公用紙，不符合要求的或有破損、卷角、折皺的案卷都要進行技術加工，采取折疊、裁剪或裱糊的方法進行彌補，合格后方能歸檔保存。一些單位經常出現A4規格的案卷歸檔，對這些不符合要求的案卷進行后期處理非常困難，不僅造成人、財、物力的浪費，也使檔案案卷不規范、不美觀。

隨著信息技術的普及，電子檔案已在檔案管理中占有一席之地，事業單位中出現紙質檔案與電子檔案并存的現象，電子檔案以其科學、快捷、方便、環保等優勢將逐漸取代紙質檔案，但要考慮到電子文件在原始性、安全性、完整性、可讀性等方面還需進一步完善的問題。

二、檔案管理工作優化建議

（一）培養專業性的檔案管理人員

加強對檔案管理工作重要性的認識，選擇責任心強、認真負責、政治覺悟高的人員專門從事檔案管理工作，進行專業知識的培訓，提高檔案管理水平。檔案管理工作好壞在很大程度上取決于檔案管理人員的業務水平和綜合素質，事業單位應注重對檔案管理人員的業務和思想素質培訓，通過定期培訓、外培、業務交流等形式，為檔案管理人員提供培訓、學習的機會，使他們熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，掌握科學管理的方法和原則，提高管理水平和工作效率，使檔案管理工作更加科學、規范。

（二）建立健全檔案管理體制

建立、健全檔案管理制度，規范檔案歸檔方法、范圍、期限等要求；改進資料收集工作，做到及時收集、廣泛收集和重點收集相結合，確保資料的完整性和全面性；拓展資料收集范圍，除紙質資料外，對一些有利用價值的照片、圖像、圖表、影像、錄音等資料也要進行收集，并采取適當的方法進行保存；嚴格按檔案管理要求進行資料整理，做到合理組卷、有序排列文件、案卷標題簡明清晰、保管期限要求準確合理、封面及目錄齊全；實行檔案集中統一管理，由專門人員進行管理，制定查閱及借閱制度，針對過期不還、造成資料損壞或丟失的行為制定考核措施，嚴格執行，確保檔案的齊全、完好；針對不同密級的檔案，制定相應的保密制度，對泄密的行為必須嚴肅處理。

（三）推進檔案管理信息化建設

將信息技術應用于檔案管理中，利用計算機及先進的管理系統軟件，把文字、錄音、影像、圖形等檔案資料轉化為數據資料，通過網絡平臺及管理軟件對大量的數據資料進行處理，使之實現共享，可大大提高檔案的查閱和利用效率。

三、結語

檔案是事業單位寶貴的資源，具有極高的利用價值。事業單位應重視檔案管理工作，采取有效措施推進檔案信息化建設，提高檔案管理水平，使檔案管理工作能夠為事業單位的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創新導報，2011，20：198.