淺析認可實驗室的檔案管理

宋俊

[摘 要]認可實驗室的檔案管理是檢驗檢測至關重要的一環，本文以筆者所在的國家級檢測認可實驗室為真實依據，并結合近年來的認可實驗室檔案管理工作經歷，簡單闡述了認可實驗室檔案的管理范疇，現今存在的主要問題以及針對問題提出了切實可行的對策與建議。

[關鍵詞]認可實驗室；檔案管理

筆者所在單位的換熱器檢測實驗室是開展檢測和科學研究的重要場所，配備了先進的換熱器檢測儀器設備，也培育出了先進的科技成果和發明專利。實驗室檔案是實驗室各項原始活動記錄的綜合，并能清晰地呈現實驗室建設和發展過程，為換熱器檢測數據的準確性以及換熱器科學研究提供了數據支持和科學依據。筆者就所在實驗室的檔案管理進行了簡單的論述。

一、認可實驗室技術檔案管理范疇

（一）質量體系檔案

認可實驗室受控文件包括質量手冊、程序文件、作業指導書，各種記錄包括質量活動和技術運作的證實依據，可分為質量記錄和技術記錄。具體囊括了各類規章制度、管理體系評審計劃和內審計劃、質量控制記錄、環境條件控制記錄、檢測報告、合同評審和服務協議記錄等。

（二）計量器具、儀器設備檔案

關于儀器設備檔案，從購買、使用到報廢都要有詳細的記錄，檔案內容要齊全，設備檔案要有唯一性編號。筆者所在實驗室對于用于換熱器檢測和校準并對檢測結果有影響的每一臺儀器設備檔案遵循“一機一檔”原則，每臺設備根據實際情況建檔，主要包括儀器設備一覽表、儀器設備購置申請表、儀器設備驗收單、儀器設備使用記錄表等。計量標準器和儀器設備的檢定證書、校準證書、說明書、合格證、設備使用和維修紀錄、周期檢定計劃、期間核查計劃和相關記錄等。

（三）人員技術檔案

人員技術檔案包括實驗室專業技術人員學歷學位證明、職稱材料證明、任職資格證書、參加培訓和考核的記錄和證書、能夠證明專業技術能力和經驗的證明記錄，認可實驗室對于專業技術人員的授權、人員培訓和考核情況材料，工作期間發表的論文和科研情況等。實驗室專業技術人員檔案不僅記錄著專業技術人員的在本研究領域的專業發展情況，也間接反映了國家級認可實驗室的人才水平和在該領域的研究水平。

（四）檢測標準檔案

檢測標準的選擇同時也規定了檢測方法，《中華人民共和國標準化法》將中國標準分為國家標準、行業標準、地方標準、企業標準四級。國家標準分為強制性國標和推薦性國標。我中心實驗室主要標準為金屬元素分析化學檢測方法、金屬拉伸與沖擊，與換熱器產品相關的國家標準等。各項標準均按照標準號進行排序，以便檢驗員能夠及時查閱。

二、認可實驗室檔案管理存在的問題

認可實驗室作為換熱器檢測和科學研究的重要場所，其會產生大量的原始記錄資料，實驗室日常運行時產生的原始資料則是記錄、內部審核、管理評審、監督評審工作的重要基礎。然而在平時換熱器檢測過程中，由于檔案來源途徑廣泛，包括檢驗部、業務部、技術部、綜合管理部等，收集資料的時間較分散，資料歸檔不及時，會造成資料流失，影響資料利用。目前還存在著檔案更新不及時，個別人員在取用檔案后沒有及時歸還，未及時填寫相應的記錄表格。日常工作中，還存在著專業檔案管理人員培訓需要加強，進一步落實和有效推進檔案的信息化管理等問題。

三、認可實驗室檔案管理對策和建議

（一）建立健全認可實驗室檔案管理制度

認可實驗室通過加強檔案管理可以提高實驗室的質量管理水平，對實驗室的認可度也會大大提高。因此為了加強實驗室檔案管理制度，完善質量管理體系，增強競爭力，我實驗室制定了《實驗室檔案規范管理制度》，切實將檔案管理制度化，確保所有人員嚴格遵守，制定定期整理檢查制度，專人管理責任制等。認可實驗室技術檔案管理過程需要一定的科學性和規范性，這些檢測原始資料的收集、積累、整理、分類、裝訂、歸檔是一項技術性很強的工作，要求檔案員有較強的責任心，需要花費心思和時間去完成。這也要求檔案員增強管理意識，建立管理機構，完善管理系統，制定管理辦法，將制度落到實處，使我中心實驗室換熱器檢測工作推上一個嶄新的階段。

（二）提升檔案管理人員職業素質

合理利用和科學管理認可實驗室檔案資料的前提是要有合格的檔案管理人才，嚴格按照實驗室檔案管理制度要求，應具有專業的檔案管理能力、責任感和奉獻精神，認可實驗室檔案管理工作具有穩定性、長期性和程序性的特點，應設立專職的檔案管理人員。實驗室管理者可以根據檔案員的工作實際和知識結構制定合理的培訓計劃，有步驟地對檔案管理人員開展培訓工作，讓他們充分學習到認可實驗室檔案的科學管理方法，要通過多種途徑對檔案管理人員進行專門培訓，不斷提高他們的檔案業務知識，這樣才能使檔案管理工作不斷得到提高和完善。

（三）利用信息化管理檔案

伴隨著電子科學技術和信息技術的快速發展，為認可實驗室檔案的信息化建設提供了一個良好的平臺。檔案管理已經從傳統方式轉變為科學化、信息化和規范化的模式，傳統的人工查詢檔案方式已經不利于更好的進行檔案查詢和管理，需引進和升級為電子版檔案進行保存和查閱。利用網絡技術改革，規范檔案文件命名、檔案管理可以實現建立檔案目錄和結構、按文件名或日期進行查找等目標，增加了管理手段的規范化和管理化，為檔案的建立和維護提供有效的支持。保證電子檔案的安全，電腦設置密碼，存儲電子檔案的計算機配件需及時進行安全軟件升級，防止電子檔案泄露和丟失。

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