檔案信息化視角下科研檔案管理研究

[摘 要]目前科研管理方式已不能適應(yīng)新時(shí)代科研活動(dòng)發(fā)展的需要，應(yīng)更新管理理念，本文以檔案信息化為視角，從科研層面構(gòu)建和完善科研檔案管理體系。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化科研檔案管理

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，目前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，因此對(duì)于科研實(shí)行信息化檔案管理勢(shì)在必行，隨著近幾年來(lái)科研規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案的重要性也越來(lái)越明顯，雖然大部分的科研檔案已經(jīng)完成了初步的檔案信息化管理建設(shè)，但是由于種種原因，以檔案信息化為視角的科研檔案管理建設(shè)的成效并不是很高，本文主要闡述在檔案信息化的前提下，科研檔案管理建設(shè)所存在的問(wèn)題，以及該如何解決。

1.在檔案信息化視角下，科研檔案管理存在的問(wèn)題

經(jīng)過(guò)閱讀大量的文獻(xiàn)，對(duì)科研檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分類并標(biāo)明比重，從表1中，可以明顯看出科研檔案管理存在的最大問(wèn)題便是“軟硬件設(shè)施”，其次是檔案的收集和整理，對(duì)檔案的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)及保密工作，下面，將一一解釋下面問(wèn)題。

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對(duì)科研檔案工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)在科研單位，具體從事研究項(xiàng)目的科研人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)模糊，將科技檔案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要?dú)w檔的范疇、要求和重要性。在科研工作中，注重課題申報(bào)、立項(xiàng)、實(shí)施，但不能同時(shí)積極進(jìn)行科技檔案的整理，經(jīng)常推遲檔案提交，即便提交也不完整[1]。

1.2科研檔案收集和整理中的問(wèn)題在科研檔案提交時(shí)，特別容易走入兩個(gè)誤區(qū)。一種是粗略收集，缺漏現(xiàn)象較明顯，在名義上提交的檔案名都有，但實(shí)際上質(zhì)量較差或缺少重要原始記錄；另一種是收集廣而全，將歸檔范圍之外的資料也放進(jìn)科研檔案中，從而主次不分，查閱和利用困難。由于信息時(shí)代的到來(lái)，科研檔案的形式和存儲(chǔ)介質(zhì)越來(lái)越趨于多樣化，在收集的過(guò)程中，會(huì)無(wú)意識(shí)地忽視錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等。最后是指實(shí)體檔案的收集和管理容易被忽略。主要表現(xiàn)在隨意堆放實(shí)體檔案，不注意管理和維護(hù)。

1.3檔案設(shè)施建設(shè)中的問(wèn)題在一些科研機(jī)構(gòu)中，由于一些限制如人員和場(chǎng)地等，檔案數(shù)量也較少，因此在設(shè)施配置配置方面很多都采取將就的態(tài)度。在有些單位甚至都沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理庫(kù)房，僅使用數(shù)間辦公室代用；不能按檔案標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公、閱覽、庫(kù)房三分開；對(duì)于專門檔案柜和密集架，也僅使用普通兩節(jié)柜來(lái)代替存放；在有些單位，甚至連“八防”設(shè)施也不全；對(duì)于檔案設(shè)施必要的辦公設(shè)備、監(jiān)控設(shè)施等也不能達(dá)到要求。

1.4在檔案信息化建設(shè)中，易出現(xiàn)的問(wèn)題在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，存在以下幾個(gè)誤區(qū)。一是對(duì)于檔案信息化的理解較片面。在科研單位中，科研檔案管理人員將檔案信息化僅僅理解為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描和網(wǎng)絡(luò)化。二是認(rèn)為一切都以“信息化”為重。在有些科研單位中，科研檔案管理人員認(rèn)為只有“信息化”了，就可以疏于檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎(chǔ)工作，造成首末倒置。三是認(rèn)為檔案信息化建設(shè)勞民傷財(cái)?shù)挠^念。對(duì)于檔案信息化必要的設(shè)施則采取能拖就拖的態(tài)度，不愿意投資。

2.科研院所檔案信息化管理的措施和建議

2.1完善安全措施有網(wǎng)絡(luò)的地方，就會(huì)存在很多不安全因素，再加上電子檔案容易被盜，所以要建立一個(gè)安全防范措施設(shè)置文件保密措施即采用身份認(rèn)證、權(quán)限認(rèn)證的方式控制檔案登陸系統(tǒng)，安裝殺毒軟件定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒并且對(duì)檔案和數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的備份防止黑客或者其他人員侵入系統(tǒng)。

2.2健全檔案管理體系科研院所要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)、檢查與監(jiān)督：落實(shí)專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃，主管部門在對(duì)科研院所進(jìn)行評(píng)估的時(shí)候，要將檔案工作作為重要的評(píng)估內(nèi)容，以督促其做好檔案信息化工作[2]。

2.3提高工作人員的技能和水平傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能再適應(yīng)科研院所對(duì)檔案的利用和需求了，主要是因?yàn)樗馁M(fèi)的成本的較高，因此要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式就必須提高檔案管理人員的技能和水平。首先對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，主要與檔案信息化管理方面有關(guān)，這樣不僅讓他們熟悉有關(guān)檔案信息化管理方面的操作，并且在工作能夠運(yùn)用自如，另外也要讓他們樹立起職業(yè)道德和工作責(zé)任心，更新管理理念。

3.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文先簡(jiǎn)單分析了目前檔案信息化視角下科研檔案管理所存在的問(wèn)題，進(jìn)而分析加強(qiáng)科研檔案信息化建設(shè)的措施。科研檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，隨著時(shí)間的發(fā)展，以后還會(huì)遇到新的問(wèn)題，這些還需要更多的人努力去解決。

參考文獻(xiàn)：

[1]李晨，高建忠，等.科研單位檔案工作存在的問(wèn)題及思考[J].蘭臺(tái)世界，201418（3）：23-25.

[2]馬慶霞.科研檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2013，32（6）：85-87.

[3]靳亞妮，王亞麗.淺談檔案信息化建設(shè)下如何做好科研檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，28（9）：35-38.

[4]張磊，包麗敏.高校科研檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].科技信息，2013，38（25）：78-81.

作者簡(jiǎn)介：茹仙古麗·依明（1971年6月），女，籍貫：新疆烏魯木齊，在職研究生，館員，主要從事科研檔案管理研究。