試論被兼并單位檔案的“三性”及其對策

姜輝

[摘 要]檔案，是人們社會生活中的產(chǎn)物；是企事業(yè)單位興衰起伏和發(fā)展演變及歷史沿革過程中所留下的痕跡與烙印；也是單位各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作中形成的有價值的文字資料。特別是“被撤消單位”（也稱被兼并單位）的檔案的“三性”（即整體性、完整性、嚴(yán)肅性）就顯得尤為重要了。

[關(guān)鍵詞]被兼并單位；重組；檔案管理；整體性；完整性；嚴(yán)肅性及對策

現(xiàn)實(shí)生活中，特別是改革開放進(jìn)一步深化的今天，市場經(jīng)濟(jì)的浪潮沖擊著每個生活角落。一些單位受市場經(jīng)濟(jì)條件的制約或受國家有關(guān)政策的調(diào)控，處處以市場為導(dǎo)向，以經(jīng)濟(jì)效益為中心，使得單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)發(fā)生深刻的變化。為此，改制、重組與內(nèi)部調(diào)整的政策紛紛出臺，單位兼并不以為然。現(xiàn)階段幾乎成為“家常便飯”，就在單位或內(nèi)部機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變革時，人們往往只注重于被兼并單位的經(jīng)營資產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)濟(jì)效益與社會效益這個“硬件”，卻忽視了被兼并單位留下的印記----檔案這個“軟件”。本文試圖對被兼并單位的“軟件”----檔案的整體性、完整性與嚴(yán)肅性作一簡要剖析：

一、整體性

所謂整體性，是指一個獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)實(shí)體單位被兼并后，其產(chǎn)生與發(fā)展演變過程中，所經(jīng)歷的一切經(jīng)濟(jì)與社會活動中形成的所有文字資料，且經(jīng)過收集、整理、篩選和立卷歸檔的全部具有價值的檔案材料。這個單位雖然消亡了，但是，在它生存發(fā)展時期留下一連串的時代烙印是不可磨滅的。就如同一個自然的人一樣，從他出生直至最后結(jié)束生命，一生中經(jīng)歷了由嬰兒哺育、青少年成長、教育和長大成人后參加工作以及各項(xiàng)工作和閱歷的全部過程。并且每個人都有自己的習(xí)性、愛好、特長，工作業(yè)績、事業(yè)成就等等。諸如身份證、學(xué)歷證、工作證、榮譽(yù)證、職業(yè)資格證、職稱資格證等之類的，都為人的一生奠定了個人檔案信息基礎(chǔ)。除此以外，每個人勤勞奮斗一生，還贏得了許多物質(zhì)的和精神上的財富。

要把檔案視同它遺留下來的寶貴資產(chǎn)、技術(shù)等一樣受到尊重。具體來講，要做好以下幾項(xiàng)工作：

一是將被兼并單位的檔案材料納入重組單位的檔案管理體系；

二是迅速組織將該單位已經(jīng)立卷、歸檔的檔案材料移交檔案局（館），或并入重組單位的庫房；

三是及時收集尚未立卷的各部門工作中形成的文字資料；

四是廣泛收集職工個人手中留存的零散文字資料；

五是對于遺漏的、具有保存價值的第一手資料，要采取補(bǔ)救措施，深入挖掘，盡力搶救，即便是職工口述資料也要設(shè)法搜救歸檔；

六是組織檔案人員規(guī)范整理，精心篩選，去粗取精，去偽存真。直至最后分類立卷，歸檔保存，科學(xué)管理。

只有這樣，才能保證被兼并單位和重組新單位的檔案形成一個有效的整體，還歷史的本來面目。也為今后實(shí)施各項(xiàng)管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、完整性

所謂完整性，就是一個經(jīng)濟(jì)實(shí)體的企、事業(yè)單位在貫徹落實(shí)黨的路線、方針、政策的實(shí)施過程中，所形成的具有保存價值的文字資料，并能全面、系統(tǒng)地反映出某問題或某專題的全過程的材料，使之完整、無缺項(xiàng)。它與“整體”是有細(xì)微的區(qū)別的。當(dāng)然，二者不盡相同。

經(jīng)過調(diào)整后的一些兼并重組的企事業(yè)單位，往往只注重本單位的“硬件”建設(shè)，對“軟件”的東西不感興趣，這是自然的。因?yàn)椤坝布钡臇|西是人們看得見模得著的金錢或財物，而“軟件”的東西則是潛在的社會效益，一時看不到效果。基于這種情況，被兼并單位的檔案往往被人們所忽略。即使是將被兼并單位檔案納入重組單位的檔案管理體系了，但在一些檔案具體細(xì)節(jié)上未能引起足夠的注意。因此，在涉及單位“評估”、“升級”等之類的重大事件時，或查找利用檔案材料的過程中漏洞百出。不是“缺胳膊”就是“少腿”的現(xiàn)象相當(dāng)普遍。比如，一個單位進(jìn)行“合格評估”工作，要求近幾年來各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作的憑證——檔案材料，如某年工作計(jì)劃或某年的某方面的工作總結(jié)和某年的某方面的批文等，結(jié)果翻箱倒柜，找來找去，就是不見了蹤影。還如，某企業(yè)升級工作中的相關(guān)獲獎材料（獎狀、證書、照片或經(jīng)驗(yàn)交流材料、論文等），總是難以齊全。

三、嚴(yán)肅性

在企事業(yè)單位改制重組中，被兼并單位已然成為重組單位家族中的一員。因此，被兼并單位伴隨而來的一切有形或無形的資產(chǎn)理應(yīng)受到尊重。檔案材料也不例外，具有與組合單位檔案同等保護(hù)和利用的權(quán)利。絕對不能視為可有可無之物，更不能任人擺弄當(dāng)作廢紙一張。要保證其嚴(yán)肅性，起碼要從以下兩個基礎(chǔ)工作入手：

第一，要采取監(jiān)管手段。多年來我們只強(qiáng)調(diào)執(zhí)法，而忽視了執(zhí)法監(jiān)督這個關(guān)鍵，國家出臺的法律、法規(guī)不是無人來執(zhí)行，就是跑了調(diào)，走了樣，以致于國法為“土法”所代替。在現(xiàn)實(shí)社會中，“以權(quán)代法”、“以權(quán)壓法”、“徇私枉法”等現(xiàn)象隨處可見。但只要不是嚴(yán)重地觸犯法律，那么也就相安無事了。其實(shí)，按國家法律規(guī)定，各級人大常委會是法律實(shí)施的具體監(jiān)督機(jī)關(guān)，但《檔案法》的實(shí)施通常是依靠單位自身的力量。在這種情況下，各級“人大”既不能很好地監(jiān)督執(zhí)法，也不能實(shí)施有效的法律監(jiān)督，因而不僅失去了有效的監(jiān)督機(jī)制，更重要的是失去了法律的嚴(yán)肅性。

第二，要營造和優(yōu)化社會環(huán)境。所謂社會環(huán)境，即人們對依法治檔的認(rèn)識。盡管《檔案法》頒布了二十多年，但依法治檔還不為人們所重視。特別是一些基層實(shí)體單位的檔案管理工作，總習(xí)慣于自上而下地靠行政手段來進(jìn)行，加之社會上也沒出現(xiàn)過一起有關(guān)檔案犯罪行為的報道和傳聞，似乎檔案領(lǐng)域“風(fēng)平浪靜”。這就說明，人們?nèi)蕴幱谝环N漠不關(guān)心的狀態(tài)。對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題“有法不依”、“有章不循”、“以權(quán)代法”的現(xiàn)象還沒能真正引起社會的共鳴。所以，對基層實(shí)體單位，特別是兼并組合單位來說，依法治檔，最后終究會形成法律歸法律，執(zhí)行歸執(zhí)行“兩張皮”。要解決處理好兩張皮的問題，那就是：執(zhí)法要嚴(yán)，執(zhí)法要硬，把保護(hù)和利用單位檔案信息資源提到法律的高度來認(rèn)識。并施實(shí)以相應(yīng)有效的管理措施，使依法治檔工作切實(shí)邁入正常軌道。