如何做好檔案工作

陳晶

隨著時代的發展，對檔案管理工作也提出了相應的新要求。面對新時期檔案工作的需要，如何做好檔案工作，讓其更好的指引企事業單位的健康均衡發展，成為眾多檔案人面臨的新課題。筆者認為，應從以下幾個方面著手。

一、做好宣傳發動工作，引起各方面重視。

在檔案管理工作的認識上大部人都存在誤區，認為這是一項可有可無、可推可誤的工作，檔案管理員更是“閑人”一個。

要想改變這種不利局面，使檔案工作順利的開展，我們檔案管理人員不能怨天由人、坐以待斃。

一方面檔案管理人員要熱愛本職工作，敬業愛崗，扎實工作，對待查檔人員熱情服務，不斷提高自身業務水平，始終高標準嚴格要求自己。

另一方面必須得到單位領導的高度重視和各部門的配合支持。如果領導不重視，那么各部門也會用各種理由搪塞、推諉，使具體工作舉步為艱。日常工作中，要利用各種機會，向領導匯報、宣傳與檔案相關的法律法規、文件、材料，多談檔案資料對單位的發展提供了哪些幫助和好處，日積月累，就會改變領導對檔案工作的印象，在一些具體工作中領導就會有所傾斜。另外，在一些大的場合，向廣大職工宣傳檔案與個人的密切聯系，特別是干部人事檔案，如：評職稱要用年度考核表、加工資要查工資晉升表、退休人員享受獨生子女加5%的工資也要查檔案……可以說它與每一位企事業單位工作人員的福利待遇息息相關。大家聽了介紹之后，知道檔案對個人的重要性，很快從認知上改變了以往對檔案工作的印象，對檔案的關注度和認同度逐步提高。現在，每當大家拿到高一級文憑或培訓結束后，都會自覺自動地將資料交到檔案管理人員手中，使檔案工作達到了事半功倍的效果。

二、制定檔案“三合一”制度，做到有制度可依

“三合一”制度由分類方案、歸檔范圍、保管期限表三部分組成，是廣大基層文書工作人員在實踐中總結而形成的一項文書檔案管理制度，較好地將文件歸檔與檔案管理緊密地銜接為一個工作環節，使之實現平穩過渡，具有較強的指導性和操作性，是行之有效的工作制度。

在實際工作中，檔案員因不在單位的管理序列，并不完全了解本單位年度內所發生的需要存檔的事件、活動資料，極易造成資料收集不完整、重要的資料沒有收集到位，使檔案的使用價值大打折扣。為了避免這種情況的發生，應提前將本單位的“三合一”制度制定到位，力求按制度收集資料。

資料的收集涉及單位的各個部門，部門是活動、事件的親歷者，也是這些資料的來源地。在制定“三合一”制度時不應閉門造車，在拿出初步制度后，要將制度帶到各部門，請他們審核、把關，增加各部門需要存檔的資料，刪除一些細枝末枝，真正做到資料來源于部門回歸于部門。通過反復修改，使各部門清楚了解自己本年度應該上交哪些資料，檔案管理人員按“三合一”制度逐一對照，不會再出現漏檔、歸錯檔的問題，使“三合一”制度更加有執行力、說服力。

三、提高檔案從業人員的綜合素質，加強崗位培訓

俗話說：專業人做專業事。要想做好檔案工作，必須提高“專業人”的各項素質。

（一）政治思想素質

政治思想素質是檔案從業者最基本的素質。檔案從業者要以鄧小平理論，“三個代表”重要思想、科學發展觀為指導，保持政治上的堅定性，堅持正確的政治方向，堅持四項基本原則，牢固樹立科學的無產階級世界觀，具有堅定的共產主義信念，在思想上始終與黨中央保持一致，貫徹黨的各項方針政策，具有高度的革命事業心和政治責任感，全心全意為人民服務。惟有這樣才能保證檔案工作的安全性、可靠性，才能挑起檔案工作這副重擔。

（二）知識能力素養

在新時期做好檔案工作需要具有扎實的專業知識和掌握系統的管理知識。

檔案是一門獨立的學科，既有理論基礎，也有專業知識。如：檔案學概論、檔案法規學、科技檔案管理學、檔案管理學等等。檔案從業人員不僅要熟悉專業的理論知識，還要能在實踐中熟練地運用，同時還要善于思考，及時總結在工作過程的不足，不斷改進自身水平。另外，在這個講究團隊協作的時代，單打獨斗的工作模式顯然已遠遠不夠，檔案從業人員必須實施科學的系統管理，具有定量分析、決策、管理溝通和組織實施的能力以及計算機應用的能力，運用新的理念、思想、方法來創造新的業績。

（三）良好的身心素質

檔案工作要求從業人員具有良好的身體素質和心理素質，這也是提高工作效率的首要條件。檔案從業人員只有具備了健康的身體和強健的體魄，才能勝任繁重的檔案工作。而良好的心理素質便人常常處于最佳狀態，具有穩定的情緒、堅定的意志力，在任何情況下都能保持心理平衡。只有同時具備了良好的身心素質，才有可能為檔案事業奠定成功的基礎。

（四）加強崗位培訓

檔案工作不是一塵不變的，隨著時代的發展、科技的進步，知識的不斷更新，也對檔案從業者提出了新的要求。一方面，各級各類檔案管理部門要加強崗位培訓，爭取零死角，對各層面的檔案從業者周期性的進行有針對性的培訓，提高檔案隊伍建設。另一方面，檔案從業人員也要居安思危，思想上與時俱進，積極參加崗培，不斷充實自己完善自己，使自己成為檔案工作的排頭兵。